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过去只有富人才能够把差事和家务委派给他人去做，把日常生活中的烦琐之事外包出去。那些打造了员工经济的公司，如Uber，任务兔子，配送公司Postmates，智能手机租借平台Handy和闪送平台Instacart，大大降低了购买帮助服务的价格，使城市外包任务重新洗牌。位于人口密度较小地区的人们可能需要做更多的家务（或者更努力地工作，或以更高的价格把家务外包出去），但是他们仍然可以把管理工作，如安排计划、收发邮件和组织工作，委派给国内外的远程助理或是在Upwork上的自由职业者。
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我们也可以把事情委派给技术手段，其成本低到可以忽略不计，并能帮助我们减少花在烦琐家务上的时间。例如，如果请虚拟助理超出了你的预算，那么Doodle，ScheduleOnce或YouCanBook.me等日程工具可以帮你减少安排会议的时间，替你应答一些请求，同时避免了来回沟通、读写长邮件以及重复预订的麻烦。
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事事交换是委派的终极形式。拿出你对园艺和户外活动的热情，主动帮邻居整理春天的花园，作为交换，她帮你做春天的房屋大清扫以释放其内心的洁癖情结。我的家庭会计师为我们提供报税准备服务，而我们帮他装水管、做杂工，冬天时清扫车道上的积雪。人人都是赢家，且都不需要付钱。事事交换是一种完美的方法，你可以帮他们做你喜欢做的事情，作为交换，他们帮你做你不喜欢做的事情。
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将上述四个策略付诸实践之后，你的日历上就有了时间和空间，进而你就可以开始重新考虑安排和分配时间了。
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重写日程表：管理者vs创作者
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如果把太多的活动塞到太少的时间里，我们很难实现最有意义的目标。如果由于10分钟之后还有其他安排，在与他人交谈中时不时地查邮件、看手表，那么我们就不能与交谈对象深入联系，也无法在重要的联系人上投入足够的关注。为使自己的效率最高，为了在优先事项上投入足够的时间，我们需要长度合适的时间段。
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创建这种时间段的一种方法是运用“创作者日程表”vs“管理者日程表”的框架。创业孵化器Y Combinator的保罗·格雷厄姆（Paul Graham）在2009年的博客文章“创作者日程表和管理者日程表”里引入了这个概念。我会总结一下这些概念，但是他的全篇文章值得一读。
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管理者日程表
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管理者日程表是我们最熟悉的，因为它对于公司中的传统员工和管理层（顾名思义）来说很常见。一天的时间安排是围绕着半小时到一个小时的时间段来进行的，会议和电话穿插其中。下面是一个管理者日程表的例子。在该日程表中，工作日被重复预订并被分成一小时或半小时的时间段。
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有些工作主要是属于管理者日程表的。如果你是一名销售人员，你不需要花大段的时间来做创造性的工作。你需要的是用来互动交流的、稍短的时间段，如打电话、发邮件以及拜访潜在客户。联系密集型和高度互动的工作通常更适合管理者日程表。
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创作者日程表
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创作者日程表适用于所有需要专注的时间来思考、策划或完成任务和项目的人，它适用于我们中的很多人。其目的是为了让一天中所有或部分时间不被别的事情打扰，从而能够有时间和空间去解决某项复杂的项目和工作。所有的电话和会议都会积攒起来并集中在指定的时间段完成，这样就把工作日的其他时间都空出来了。
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如果你做的是一份需要执行管理者日程表的全职公司工作，却需要一些创造性或专注的时间，那么可以考虑每周执行一两天的创作者日程表。在这一两天里，你每天至少要留出半天不受打扰的时间，可以躲在安静的办公室或是在家工作，以便处理某个较大的长期项目。我们也可以在全职工作之外制定属于自己的创作者日程表，在早晨、晚上或是周末留出一段无人打扰的时间。
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我有两个同事在不同的时间分别制定了他们自己的创作者日程表，为长达6个小时的特许金融分析师一级考试做准备。这个考试是成为特许金融分析师所需要通过的三个严格考试中的第一个。平均而言，准备考试的专业人员需要大约300个小时的学习时间。我的这两位同事都有家庭，并且做着管理者日程表的全职工作，所以不能从工作日、晚上或是周末抽出一大段时间。于是，为了创造学习的时间，他们每天早晨5点30分就到办公室并一直学习到8点。几个月来，他们一直保持着这样的做法。这种时间安排很不容易，也没什么吸引力可言，当然他们也需要与家里协商之后才能这样做。但是这样的安排让他们得到了准备考试的学习时间。并且，是的，最后他们通过了考试。
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不管管理者日程表、创作者日程表，还是两者混合是否适合你，重新制定日程表都是一种重新分配时间的有益方式。从一个空白月开始，留出专门的时间段进行优先事项。先填上最重要、最优先的任务和活动，然后依次填写其他事项。
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从一个空白的月份开始，为一些具体的活动留足时间会迫使我们客观地去明确重要的事情。这个练习最好自己先做一次，然后再与他人一起做一次。制定工作日程表时，可与同事或老板一起，制定家庭或私人日程表时，可与配偶或好友一起。旁观者的眼光可以从另一个角度帮助我们明确一些时间承诺，而这些时间承诺似乎是我们不抱热情的或者是出于压力、内疚或某种错误的责任感而不得不接受的。
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这是一个把创作者日程表的模式加入到日历之中的例子。这些指定的时间段代表了白天的优先事项。
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从头开始规划日历是一个很有价值的练习，它可以帮我们明确头脑中的优先事项以及我们的日程安排。目前的例子只涉及重新分配工作时间，但是在练习时最好也加入个人的优先事项。
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公司耗时法
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从管理者日程表转变到创作者日程表很不容易。即使后者可能更适合于你所做的工作，但是如果你做的是一份全职的公司工作，那它实施起来也会很困难。
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大多数公司都是极其糟糕的时间管家。它们沉迷于追踪和限制员工在办公室之外的时间——假日、带薪休假日，甚至是远程工作的时间。不过，一旦员工坐在了办公室，公司就不再进行成本控制或是限制与监督等时间管理了。公司耗时的事情，如收发邮件、电话会议、会议等，都没有被监控或追踪（尽管借助技术可以做到这一点），所以这些事情得以恣意增加和扩张，侵蚀整个工作日。敞开式办公空间和开门式的政策必定会使员工更容易分心，进而降低工作效率。鉴于大多数公司在时间管理上都是不加限制、疏于管理和“怎样都行”的风格，与公司的规范相悖而行并建立自己的类似创作者日程表的时间管理体系几乎是不可能的。
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改变对时间管理的做法也很困难，因为许多员工对于管理办公时间这个问题都患上了习得性无助。习得性无助是一种心理现象，当人们被迫忍受无法控制的消极事件或消极后果时，就会产生这种无助感。下面是一个经典的例子：
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将参与实验的人随机分为三组。第一组被暴露在恼人的喧闹声中，他们可以通过按下面前的按钮而关闭这种噪声。第二组听到同样的噪声，但是无论他们如何努力，仍然无法关闭它。第三组是控制小组，他们压根儿听不到噪声。随后（通常是第二天），这些受试者又面临着一个全新的噪声环境。要想关闭噪声，他们只需要把手伸出约12英寸[1]就可以了。第一组和第三组的人马上弄明白了怎样关闭噪声。而第二组中的人通常什么也不做。在第一次实验中，他们失败了，于是意识到自己没有控制力，便变得被动起来。在第二次实验中，他们预期会再次失败，便连尝试也放弃了。这就是习得性无助。
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试图有意义地管理办公时间的员工可能会遇上相同的情况。如果不参加会议，或拒绝面对面交谈，公司的回应就好比那无法关闭的噪声：不灵活、不支持并且谴责。最终，因为预期会有更多的失败，所以员工便连优化时间的尝试也放弃了。
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于是就产生了高成本和低效率。僵化的日程安排迫使员工以低效的方式工作，并获得不良的时间管理习惯，他们越来越不满意。幸运的是，零工经济为我们提供了另外的选择，让我们得以逃脱这种双输的公司耗时法。
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