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其实,我们之所以时刻感到压力重重,是因为我们在日常的忙乱中失去了对各种事务轻重缓急的判断。
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一天过后,回想一下,一会儿解决这件急事,一会儿解决那件急事,结果最重要的事情却被冷落在一旁,豪无进展。
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美国前总统艾森豪威尔为我们提供了一个解决这个问题的有效方法:
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如果你同时接到许多任务,需要在短时间内整理出头绪,找到工作的切入点,那就先把所有任务都列出来,一一分析其重要性和紧急程度。这个法则被后人统称为“艾森豪威尔法则”。
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毎件事情的重要性和紧急程度不同,这两个特性就是我们判断事务轻重缓急的关键。
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咋看之下,你或许会觉得所有任务都十分重要,但事实并非如此,真正重要的是那些能够对我们实现个人目标、梦想和愿望起到枳极作用的事情。
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根据这个原则,我们就可以在短时间内把重要的和相对次要的事务区分开来。而所谓紧急的事情,指的是在一定时间内非完成不可的事情。
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根椐“艾森豪威尔法则”,我们可以从紧急程度和重要程度两个维度出发,把所有任务都划分成A、B、C任务或是“垃圾任务”,以此实现高效的时间管理。
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第三阶段05章图3- 4图3-18艾森豪威尔法则示意图
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图3-18艾森豪威尔法则示意图
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A任务——既重要有紧急的任务:
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从上图中我们不难看出,A任务非常重要,而且必须在一定的时间内处理完。一旦发现自己手中有这类任务,我们必须亲自及时认真处理。
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通常情况下,这类任务都是一些亟待解决的重点问题,会给我们造成巨大的精神压力,还会使我们陷入忙乱之中。
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B任务——重要但不紧急的任务:
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这类任务虽然没有明确的最后期限,却具有全局性的重大意义,因此我们还是要积极对待这类任务,尽快着手处理,千万不要采取拖延战术。
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即使没有人给你提出明确的时间要求,你也要主动给自己设定一个时间表,监督自己在既定的时间内完成相应的任务。
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否则B任务将会由于你的过度拖延逐渐转变成A任务,你也会因此陷入高压工作的痛苦之中。
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C任务——紧急但不重要的任务:
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尽管人们都不愿意承认这一点,但C任务确实既占用了我们绝大多数时间,又不会发生深远的积极作用,因此我们应尽可能拒绝接受这类任务,或者尝试委托他人处理。
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这是节省时间最聪明的方法。只要我们能够在此类任务上耗费最少的时间,就能够挤出更多的时间來处理最有意义的B任务,实现自己的长期目标。
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垃圾任务——既不重要又不紧急的任务:
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毫无疑问,我们完全可以把这类任务丟在一边。
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俗话说得好:眼不见为净。要想完全忽视这种无聊差事的存在,消除它对我们产生的消极影响,我们不妨做得彻底些:鼓起勇气,把它们扔进垃圾桶吧!
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