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通常，这些工作最好由小组成员来完成。一方面是出于对客观因素的考虑——他们最熟悉本地资源，另一方面更是因为这些“管家”类任务虽小但却是迈向自我管理和自我引导的重要一步。有些时候，团队引导者必须自己承担这项工作，特别是在早期阶段。另外还有些方面不能授权，例如，在开会之前联系成员，鼓励他们做好准备。专栏4-1是帮助小组成员做好准备的相关参考问题清单。
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专栏4-1 行动学习问题简述
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这些问题将会帮助你进行对某个适合于行动学习的问题、机遇或课题的思考：
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1.用一句话来描述你的情境、问题或挑战。
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2.为什么这很重要？
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（i）对你个人？
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（ii）对你的组织？
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3.你如何判断关于这个问题的进展情况？
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4.还有谁可能会关心这个问题的进展情况？
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5.你预期会遇到什么困难？
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6.如果问题变小或解决的话，会有什么收益？
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（i）对你个人？
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（ii）对其他人？
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（iii）对组织？
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资料来源：改编自Pedler（2008：47-48）。
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团队引导者还需要做好其他一些必要的准备工作：阅读以前会议的记录（见下文中的反思、回顾、记录），并做好情绪和心理方面的调整准备。团队引导者要确保自己“真正出席”，无论是在心理上还是生理上都要表现出良好的状况，可能会涉及一些特定的活动，比如冥想（Owen，1997；Caulat，2006）。每个团队引导者都有自己的实践方式：我们中有位团队引导者在任何场合都喜欢提前到达，依次坐在每个椅子上，从不同的角度来看看共享的空间。
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行动学习催化秘籍 为小组会议创建空间
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为学习小组创造一个良好的环境是至关重要的。正如Edmonstone（2003）所指出的，一个糟糕的环境或小组缺乏足够的边界保护，都可能会破坏所需空间的质量。一位参与者如是说：
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我们最终使用了一位成员的办公室，这在当时看来似乎是一个好主意……但是……这种成本节约的做法很可能是错误的。毕竟我们在上班……（和）……我很难切换到学习模式。那位提供办公室的成员很配合，将手机关掉了，等等，但这并没有阻止人们走进来说“既然你在这里，请你看看这个”。在休息时间，很明显，我们都赶紧跑出去“只是复印个文件”“只是打个电话”“只是去安排下x、y、z”。
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（Pedler&Abbott，2008：191-192）
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地点和环境对于确保小组成为一个人们可以将他们的精神和思想全部带入其中的“沟通空间”来说，是非常关键的（Rigg在Mead，2006：160）。如果这个空间质量很差，人们就无法静下心来，需要“调整情绪”来面对他们工作环境所带来的紧张感和要求。（Mead，2006：159-161）。
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