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专栏5-3 在爱尔兰开发组织能力
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一位高层管理人员与其母校布莱顿大学管理发展研究机构(MDRU)取得了联系,目的是帮助开展一个自我管理式的行动学习(SMAL)项目。该项目的参与者是爱尔兰卫生局的400名管理人员。之所以采用SMAL的方法,原因是聘请来自Brighton的催化师费用高昂。
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第一批的40位经理开始了长达一年的SMAL项目,其中有一个五天的基础研讨会,帮助他们学习对于过程的自我管理。该研讨会的内容覆盖了行动学习的核心价值观,以及进行和引导小组会议的指引。在此之后,前两次小组会议是由一位外部催化师来引导的。之后,他们就完全靠自己了。尽管当他们遇到问题时,他们可以要求与催化师再次开会。在第一次研讨会后的四个月后,进行了一次过程回顾,以反思自我管理式小组的工作进展情况,分享学习收获,提出解决每个已确认问题的行动计划。在12个月后的最后一次研讨会上,参与者对他们的进步状况进行评估,并分享学习。
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SMAL方法带来了各种挑战:自我引导的技能是什么?参与者如何开发这种技能?如果小组遇到困难时会发生什么?SMAL的重点从开发引导技能转移到了开发参与的技能上来。为了成功地进行自我管理,所有小组成员需要提问、倾听、反思、给予和接受反馈、创造性地解决问题、掌握小组流程、理解学习过程等方面的技能。还有一些其他技能,这些技能与其被描述为引导技能,不如被描述为管理技能。在通常情况下,由催化师来承担安排研讨会的责任,但在SMAL小组中,成员们需要自己承担该项责任,相互联系来安排研讨会,确定时间和地点,并决定小组的所有工作方式。
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在为期四年的时间里,380位经理人员参加了大约60个SMAL小组。外部评价报告显示,该项目是:“一次非常人性化的体验。我们的总体看法是,该项目在改变卫生局的文化方面是积极和勇敢的。结果非常好。”“管理发展项目对于参与者个人及其组织内的同事来说,都取得了很好的效果”(Tamkin,2000)。
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卫生局自身也进行了一个大型的研究项目,用来评估上述SMAL项目的结果,得出的结论是:“所有的研究都显示,参与者发生了明确的行为和态度改变,处理不同情况的能力都得到了提升。”这项研究指出,SMAL参与者在项目中所完成的工作“提升了组织在应对实施‘质量与公平活动(爱尔兰卫生局的重大变革活动)’中所面临挑战的能力”(Murphy,2003)。
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资料来源:改编自Bourner(2011)。
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爱尔兰卫生局的案例之所以令人印象深刻,不仅因为它的宏伟目标,还因为它是行动学习自我管理模式的大规模尝试。任何大型的行动学习项目都有可能遇到成本的问题,尤其是聘请经验丰富的行动学习催化师的费用问题。但是,决定采用小组自我管理的模式还有其他原因:其中一个就是瑞文斯自己的偏好;另一个原因更令人信服,即这种方式将行动学习催化师的时间和资源腾了出来,能够使他们将精力集中在以下工作上,包括行动学习项目的设计,以及将从项目中所获得的学习在组织中进行深化等。这些工作很难交给别人来做。
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行动学习催化秘籍 学习架构
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组织文化的变革需要时间,为了在这段时间内持续地进行行动学习,我们需要考虑建立超越小组的关系和深度汇谈。这意味着,我们需要思考,除了行动学习小组之外,还需要做些什么。这正是行动学习催化师的一个任务,不仅仅是因为它是一项困难的工作,而且还因为在行动学习中小组想法的集中性。这一理念的重要性再夸大也不为过。同时,小组是实现行动学习愿景的实践方法,创造了“每一个行动学习项目的刀刃”(Revans,2011:7)。然而,小组不能独自实现瑞文斯所说的愿景,即让整个组织成为学习社区。为了达到这个宏伟目标,行动学习催化师需要创造更多的社交工具和技术,例如在第3章中所讨论的会议技术。
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这些社交工具和技术可以根据“学习架构”这个概念来进行分类。这个概念可以简单地表述为:“一个组织,在个人和组织层面上,促进和规划学习的方法”(Wilhelm,2005:9)。但这意味着,组织的领导者对这种观念形成了有意识的、共同的想法。也许很少有高管团队会坐下来问他们自己这个问题:“现在,我们的学习架构应该是什么样子的?”按照Wilhelm(2005:14)的说法,真正这样做的人是“首席学习官(chief learning officer,CLO)”。这个现象说明,确实没有人真正在做这件事,因此,我们提名行动学习催化师,希望他在助产士阶段就把这个系统性学习的基础工作做好。
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行动学习可以是更大的学习架构的关键组成部分。这个架构的最终目标是将组织变成一个学习型组织。尽管我们不能预先知道变革和学习是“什么”,但我们能够提前勾画变革管理过程和学习过程。图5-1描述了一个学习架构,这个架构是一个大型项目的一部分。其中,行动学习小组被包含到了一个更为广泛的过程之中,这个更为广泛的过程包括会议和其他事件。
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图5-1 学习架构
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在这个例子中,行动学习被嵌入到了一个包含其他规划和学习活动的循环之中。一年一度的利益相关者会议审查整体的战略,确定规划会议的基调,在规划会议中回顾公司的目标和方向。从这些事件中,有一个设计团队来帮助组建行动学习小组,从而解决难题或抓住机遇,希望以此推进组织各方面的工作。行动学习小组通过研讨活动,产出新观点,促发学习,以应对未来的挑战,并将这些作为新的输入,运用到年度回顾、行动的尝试和改进的循环中。
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很明显,这种学习架构只有依靠来自高层的大力支持与协作才可能成功。特别是,在图5-1中,领导团队在整个过程中的不同阶段均扮演着重要的角色。下面的讨论就涉及了学习架构的一些主要构件(Attwood等,2003),即:
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·设计团队;
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·领导团队;
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·深度汇谈和“开放式学习”;
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·组织沟通的缓冲地带;
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·学习圈的拓展。
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设计团队
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