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进了外企再学英语 写好EMAIL十大守则
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自从因特网发明之后，e-mail就成为商务或个人往来最重要的沟通工具，因此，如何写出让人看得懂且让对方有所行动的e-mail，显得更加重要。我们与许多远方的客户虽然通了无数的e-mail，但彼此可能未曾谋面，因此一封合宜的商务e-mail，不但可帮助你建立正面形象，也可以避免因语言隔阂造成争端而伤及与客户的友好关系。
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虽然e-mail的内容林林总总，无法在本书中一一列举，但写好一封英文e-mail，可遵循下列几项原则。
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◎清楚鲜明的标题：现代人每天收到的e-mail少则几十封，多则上百封，如何让收信者能注意到你的e-mail，愿意在百忙中先看，有个清楚鲜明的标题是非常重要的。
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◎适当的字体及字号：现代人的工作都离不开计算机，眼睛每天都得盯着计算机，如果看到的e-mail字太小或字体不美观，就不太有兴趣继续看下去，因此，就英文e-mail而言，一般会建议采用“12磅”的字号（甚至14磅也无妨）及“New Times Roman”的字体。
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◎段落应分明：利用段落来区分不同的主题，每个段落间应空1或1.5倍行距，这样会比较容易阅读，一个句子的平均字数要控制在20字以内，而段落的长度，应以7～9行为上限。
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◎检查拼字及标点符号：拼写错误会让人觉得不专业，尤其是很简单的字，因此，e-mail在送出去之前一定要检查拼写，拜科技之赐，现在的e-mail软件都具备检查拼写的功能，非常方便。此外，标点符号也需要力求正确（请参阅本章的英文标点符号的使用及发音），中国人常喜欢在英文e-mail中使用顿号（、），殊不知在英语中，根本没有顿号。
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◎不要用大写：如果你的e-mail内容都用大写，这很像在骂人，是非常不礼貌的。除非你是想特别强调某个字或某个句子，才可用大写，否则尽量避免。
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◎避免用心情符号、行话及首字母缩略字：如果是正式商务书信，尽量避免上述情况，但如果是私人且很熟的朋友，就无所谓了。
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◎语气要有礼貌：开场及结尾都要很客气，但不需要客套，多用“Please”，“Thank you”，“Could you”等词句；如果收信的人不认识你，就必须先说明你是谁以及你为何写这封信。
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◎内容简洁扼要：明确表达来意，重点放在你想传达的信息及你希望对方配合的事项上，同时尽量使用简短及清楚的句子，一个句子只传达一个想法，且只用必要的字，不啰嗦。
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◎口语化：e-mail的内容可以很像是你在和别人说话，如果你不会这么说，就千万别这么写。面对面沟通，你可以看到对方的表情，如果别人听不懂，你可以换一种方式说明。但是，写e-mail给别人，你看不到对方的表情，因此，简单口语化的表达是让对方能轻易理解的关键。
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◎答复时间明确：许多人喜欢用“at you rearliest convenience”或“as soon as possible”，虽然比较客气，但反而容易因为目标不明确而增加对方延迟答复的几率，因此，在要求对方答复时，尽量以明确的时间为主。
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写e-mail最主要的目的有两个，第一是传达信息，其次是让对方有所行动，因此，只要能够清楚地让对方知道你想表达的是什么，不必过分在意表达的巧妙或所谓的英语式说法。除非上述的条件你都已经具备，当然可以朝向如何让自己的e-mail更具水准的目标迈进。
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进了外企再学英语 写E.MAIL四部曲
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就如同中文作文的“起、承、转、合”，撰写英文e-mail，也可遵循下列的四部曲，先叙述前提再阐明主旨，在具体说明之后，便为全文做总结。
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第一部：开场（opening）
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提及你写这封信的缘由及目的，并定出全文的主题，举例如下：
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Thank you for your email on 10 August，requesting…
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Thank you for calling me yesterday to discuss…
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I would like to suggest that you…
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