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首先，在动笔前先搞清公文的阅读对象，是上级机关、所属部门还是基层单位，这样在提笔时才知道哪些该写，哪些不必写；哪些详写，哪些略写，公文才能凝而不泛，有较强的针对性。这是写作上的“看人下菜碟”。譬如，行文的对象若是上级机关，公文中就要少引用上级精神，少讲道理、发议论；若是下属单位，也要分分层次，在叙述的详略和侧重点上都应有所区别。对象明确，有的放矢，便能“冗繁削尽留清瘦”。
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其次，有一写一，有二写二。不要凑篇幅，凑结尾，凑“三大段”“四大块”，公文才能实而不空。清代学者刘熙载在《艺概·文概》中说：“应用文有上行，有平行，有下行。重其辞，乃所以重其实也。”这就是说，人们之所以重视公文，是因为看重公文中所讲的事情。公文是办理公务的工具，要求下级做什么事，请求上级批准什么事，写清楚说明白就行了，不要再加上一堆浮词虚语；事情交代清楚了，话说尽了，就戛然而止，不要再硬添一段结尾。水平高低不在篇幅大小，分量轻重不在稿件长短。即使讲道理也要实讲而不能空讲，先摆出事实，再引出道理，才有说服力。
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再次，写作的材料要广采博收，偷不得懒。老舍先生说：“简练需要概括，需要多知多懂。知道一百个人，而写一个人；知道一百件事，而写一件事，才能写得简练；心有余力，有所选择，才能简练。”这是真知灼见！欲写得少，先求其多。当然，在实际写作中，写一个事例要求有一百个事例垫底，恐怕难于做到。变通一下，用十个事例垫底总是可以的罢。否则，没有一定数量的事例，就很难选择出最精当、最典型的事例来，文章也不可能达到精炼。
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最后，公文写成后要反复删改。“字怕悬，文怕念”，多念几遍，不通顺的地方就没有了。米淘三遍砂粒少，文改数遍质量高；千锤百炼出好钢，再三修改出华章。海明威对他的中篇小说《老人与海》，前后删改了二百多遍，“砍伐了整座森林”，只保留下原稿篇幅的十分之一。结果此书一问世便轰动世界，读者无不为他那无与伦比的洗练笔法所折服。古人说，文章的最高境界是“删繁就简三秋树”，深秋的树，经过数度秋风，干净得只剩下枝枝杈杈。公文要写到这种地步，非要有足够的耐心，不厌其改才行。
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以上说的凝而不泛、实而不空、广而不滥、简而不赘，是达到公文简洁最起码的要求。有人说，这些要求已经很高了，公文的简美太难达到了。这不禁使我想起了一首古诗《箜篌引》，只四句十六字，却写出一个极其悲壮的故事：
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公无渡河，公竟渡河。渡河而死。其奈公何！
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自从读过这首诗，每当我经过浊流滚滚的黄河时，眼前总会浮现出那位无所畏惧的“公”，他没有任何渡河的工具，却义无反顾地跃入黄流，虽然最终不敌浊浪而死，但是这种没有条件也敢于向困难挑战的精神令人赞叹。有了这种精神，天下还有什么奈他何！同样，有了这种精神，公文的简美就不难达到了。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 2 写作的三阶段
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初写公文者，难免受挫一时。有的自以为公文不过是雕虫小技，不屑一学，拿来便写，结果三篇五篇写不成样子。有的读了讲授公文写作的册子，自以为得了天机，几试锋芒，却总有画虎不成反类犬之虞。凡此种种，大都因为把公文写作看得过于容易了，不知道公文写作也是一门学问，也有其自身规律，也须经历一个学习的过程才能写好。
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那么，这个学习过程有多长呢？梁实秋认为，写好文章须经过“文思枯涩、洋洋洒洒、懂得割爱”三个阶段。笔者以为，要能写得一手好公文，也要经过三个阶段。
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其一，粗知公文章法阶段
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公文写作常被形容为“带着镣铐跳舞”，就是说公文有特定的格式、章法，撰写公文必须受其管束，不可任性而为。所以，公文写作的学习，也要从掌握公文的基本章法、格式开始。这个阶段的学习很重要，基础打不牢，提高便很慢。重点要掌握的是公文的五要素，即主题、结构、材料、语言和格式。有人将这五要素比喻为人的灵魂、骨骼、血肉、细胞和外装，哪一样也不可少，这是有道理的。当然，公文写作方法中，不乏一般文章的写作常识，如主题要深刻、材料要精当、结构要匀称、语言要准确等等。但是公文的写作又不同于一般的写作，毕竟有自己的特点。学习公文写作，最要紧的也就是掌握这些特点。
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就拿主题来说，不论公文还是文学作品，都讲究主题的鲜明性，但是在主题的表现手法上，却有着显著的区别。一部小说的主题，是隐含在作品的人物情节和事件中的，如《红楼梦》，就是通过对贾、史、王、薛四大家族兴衰的具体描写，揭露了封建社会后期的种种黑暗和罪恶，以及不可克服的内在矛盾，预示了封建制度必定要走向灭亡的命运。可是这个主题的表述，在作品中是找不到的，也就是说，文学作品的主题不是在作品中直接显露出来的。相反，公文的主题就必须在文章中“赤裸裸”、鲜明地表达出来，提倡什么，反对什么；应该做什么，不要做什么，都要写得清清楚楚。
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比如，写一篇“请示”，必须把要办的事项及其理由写得明明白白，上级才好据此作出答复；写一个“规定”，必须把每项条文表达得准确无误，发下去基层才好执行。所以，初写公文者必须明了这一要求，写作中避免设喻、绕弯子。除了主题以外，在结构、材料、语言上，公文的特点也是很突出的，就不一一列举了。
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即使公文本身，不同文种也有不同的特点。从结构上看，短者如“请示”，往往一段成篇，没有明显的开头、结尾；长者如“总结”，开头、主体、结尾，段落分明。从标题上看，长者如“通知”的标题，发文机关、文件内容、文种三要素俱全，往往写出来一长串；短者如“公告”“布告”的标题，只有两字而已。公文的这些特点，正是公文写作中的规范要求，只有准确掌握甚至烂熟于心，才具备写好公文的基础。
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其二，驾驭公文章法阶段
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知道了公文的章法格式，在实际中加以运用，久而久之，下笔就有一定规律，达到从容驾驭的阶段。这一阶段，写作者已经彻底摆脱了“照葫芦画瓢”式的写法，起草一篇公文，标题如何拟定，开头如何落笔，如何展开，如何刹尾，仿佛胸有成竹。这一阶段的公文则达到较为严谨规范的程度。
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所谓严谨，从结构上说，层次的安排合乎逻辑，各部分的篇幅较为匀称，没有畸轻畸重的现象，没有开头戴高帽、结尾穿长靴的弊病。从内容上说，材料切题，例证精当，没有离题万里的叙述和洋洋洒洒、不着边际的议论。最重要的是观点和材料的高度统一，观点能够统帅材料，材料能够支持观点，没有观点大、材料小或观点小、材料大的毛病，也没有观点材料两张皮的现象。
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所谓规范，是说公文的行文格式合乎中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《党政机关公文处理条例》的有关规定，从版头格式、正文格式直至文尾格式，都搞得十分规范；从文种的选用直至行文规则，都搞得十分得当，挑不出毛病来。达到这种程度，就可称之为会写公文了。
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其三，跳出公文章法机械阶段
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写作不受公文章法机械的束缚，提起笔来有个我在，下笔一气呵成，文章浑圆贯通，既有鲜明的个性，又不逸公文章法，这才是进入第三个阶段。这一阶段公文的特点是，走出四平八稳的境界，公文有精神，有力量。
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所谓有精神，是说公文的主旨新颖，材料典型，读了感到很有新意。特别是主旨的提炼十分重要，公文的主旨起到统帅的作用，从标题的拟定、结构的安排、材料的运用到语言的措置，都由主旨来决定。主旨新颖精辟，会使整篇公文虎虎有生气。所以写作功力深厚的人，下笔之前常常用很长的时间来反复推敲、提炼主旨，直至主旨在头脑中完全清晰、成熟起来方肯动笔。当然，主旨的深刻与否，关键是作者的理论政策水平高不高，综合概括能力强不强，思维敏锐不敏锐，没有思想的深入，便提炼不出深刻而有新意的主旨来。
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所谓有力量，关键是做到语言的精炼，精悍的文章才能有力。功力深厚的人善于“割爱”，如梁实秋先生所说，不成熟的思想、不实际的意见、不切题的材料、不恰当的词字，统统删削净。枝蔓芟除之后，文章才显得简洁而有力量。
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