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一是压缩。冗长的材料往往存在交待过详、议论太多、语言啰嗦等毛病，这就要采取摘取精华、删节字句的方法加以精简，使其详略合乎表达观点的需要。
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二是改写。就是改变写作角度，使材料更贴近观点。常有这种情况，一个材料单独看很好，但放进公文里总觉得不那么贴切。这是由于同个事例往往可以说明不同的问题。譬如，一个曾获得“全国优秀企业家”称号的厂长，被该厂职工代表大会罢免了。这个事实，第一，可以说明无论有多大功劳的改革家，如果今天停滞或倒退了，照样会被改革大潮所淘汰；第二，可以说明，企业民主管理得到加强，职工的民主意识提高。如果要用这个材料说明前一个问题，就应该从企业领导的角度去写；如果要说明后一个问题，就要从企业职工的角度去写。材料改变了角度，能更充分地支持公文的观点。
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文字修饰
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对材料要进行加工润色，提高材料的质量。譬如，一篇报告反映某些地区“政出多门”让企业为难时，原稿这样写：
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“企业的上级部门太多，只管生产计划指标，指标改来改去，越改越高，而上边给了好处，还不够他们争的，到了企业大打折扣，而企业的问题却没人管，有了困难他们推来推去……”
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这段话语言不够精炼，后经加工改为：
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“企业‘婆婆’太多，计划层层加码，物资层层剥皮，企业有了问题上边踢来踢去，有了困难没人来管。”
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这段话由于运用了群众语言，读起来生动，含意也很深刻，这就是对材料加工润色所起到的作用。
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二、构架·衔接·照应
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结构是一篇公文各个部分的布局安排和相互联系。古人将文章的结构比作房屋的间架，间架不正或不匀称，整座房子就盖不好，可见，结构安排得如何，对于公文的好坏关系极大。
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大家在写作之前，往往先要拉一个提纲，这个提纲就是公文结构的外在形式，它反映了作者思路的形成过程。有些内容比较单一的公文，在长期的实践中形成了固定的结构。如“批复”这个文种，其结构是：开头先说明收到了对方的请示，然后表示同意或不同意对方请示的事项，如果不同意，还要说明理由，最后用“此复”作结。这类公文，我们只要大体照此套用即可。但是，内容复杂的公文，结构上的变化比较多，就不能套用固定的“三段式”或“四段式”，而要依据主旨和材料确定。怎样安排好结构呢？要注意三个问题，即整体构架、段落衔接、内容照应。
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1．构架须严谨
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公文结构，最起码的要求是，层次清晰，主次分明。从理论上讲，公文结构在动笔以前就必须安排停当。譬如架屋，事先须有一个考虑成熟的蓝图；作画，落笔之前要有一个周密的构想。《红楼梦》第二十四回里，贾母叫惜春把大观园画成一幅画，大家七嘴八舌地议论起如何画，这时薛宝钗讲了一番很有见地的看法。她说：
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这园子却像画儿一般，山石树木，楼台房屋，远近疏密，也不多，也不少，恰恰是这样。你若照样往纸上一画，是不能讨好的。主要看纸的地步远近，该多该少，分主分宾，该添的要添，该藏该减的，要藏要减，该露的要露。
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薛宝钗讲的是画画，要先根据纸的大小，拟定画多画少，哪里为主，哪里为次，什么要添要露，什么该藏该减。写作也是如此，要先根据文章的主旨和规模，想好要说几层意思，哪层先说，哪层后讲，如何开头，怎样煞尾，等等。这就是谋篇布局。
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房屋的构架，由梁柱和椽檩组成；公文的结构，由层次和段落组成。层次好比是大梁，段落好比是横在大梁上的檩条。公文的结构安排，就是安排好层次和段落。
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首先，说说层次。层次是指公文的几个组成部分。大多数公文的层次，没有固定模式，是灵活多变的。一般地说，安排层次要注意突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的安排层次的方式有以下三种：
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总分式
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这是较常见的层次安排方法，开头先作总的概括，接着分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等经常采用总分的方式。譬如，一城区的年度工作计划，开头先提出全年工作总的指导思想，然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作，提出具体的工作目标。采用这种总分式时，要注意各个分述部分层次要分明，不能互相包容；顺序要合理，避免轻重倒置；详略要匀称，防止畸轻畸重。
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递进式
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它的特点是，前后层次的内容是层层推进的关系，或前因后果的关系。调查报告、工作总结、通报等常用这种方式安排层次。譬如，一篇党员评议工作总结，说了三层意思：第一层是通过学习文件，提高了对新形势下党员模范作用的认识；第二层是认真开展自查，找出了思想和工作上的差距；第三层是积极参加评议，开展批评和自我批评，达到新的团结。这三层意思环环相扣，层层递进，前一层是后一层的前提，后一层是前一层的结果。
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递进式的结构方法，各层次前后联系极为密切，有着严密的逻辑关系，不能随意变换次序。如上面例子中的三个层次，先有了第一层次说的“提高认识”，才能有第三个层次说的“达到新的团结”，这个顺序是不能颠倒过来的。
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时序式
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就是按照所写事物的时间推移次序，来安排层次。会议纪要、事故报告等常用这种方式。如会议纪要中，先写谁致开幕词，接着写谁作大会报告，最后写谁作总结讲话等等，就是按照会议进程的顺序来写的。
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其次，说说段落。段落就是公文结构的基本构成单位，也叫自然段。它一般要小于层次，往往几个段落才能构成一个层次；但有时又等于层次，即一个段落就是一个层次。即使如此，段落和层次也不能混为一谈。段落要分明，它的划分，既不能太零碎，也不能一“逗”到底。划分段落的方法主要有以下三种：
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