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一是压缩。冗长的材料往往存在交待过详、议论太多、语言啰嗦等毛病,这就要采取摘取精华、删节字句的方法加以精简,使其详略合乎表达观点的需要。
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二是改写。就是改变写作角度,使材料更贴近观点。常有这种情况,一个材料单独看很好,但放进公文里总觉得不那么贴切。这是由于同个事例往往可以说明不同的问题。譬如,一个曾获得“全国优秀企业家”称号的厂长,被该厂职工代表大会罢免了。这个事实,第一,可以说明无论有多大功劳的改革家,如果今天停滞或倒退了,照样会被改革大潮所淘汰;第二,可以说明,企业民主管理得到加强,职工的民主意识提高。如果要用这个材料说明前一个问题,就应该从企业领导的角度去写;如果要说明后一个问题,就要从企业职工的角度去写。材料改变了角度,能更充分地支持公文的观点。
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文字修饰
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对材料要进行加工润色,提高材料的质量。譬如,一篇报告反映某些地区“政出多门”让企业为难时,原稿这样写:
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“企业的上级部门太多,只管生产计划指标,指标改来改去,越改越高,而上边给了好处,还不够他们争的,到了企业大打折扣,而企业的问题却没人管,有了困难他们推来推去……”
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这段话语言不够精炼,后经加工改为:
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“企业‘婆婆’太多,计划层层加码,物资层层剥皮,企业有了问题上边踢来踢去,有了困难没人来管。”
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这段话由于运用了群众语言,读起来生动,含意也很深刻,这就是对材料加工润色所起到的作用。
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二、构架·衔接·照应
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结构是一篇公文各个部分的布局安排和相互联系。古人将文章的结构比作房屋的间架,间架不正或不匀称,整座房子就盖不好,可见,结构安排得如何,对于公文的好坏关系极大。
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大家在写作之前,往往先要拉一个提纲,这个提纲就是公文结构的外在形式,它反映了作者思路的形成过程。有些内容比较单一的公文,在长期的实践中形成了固定的结构。如“批复”这个文种,其结构是:开头先说明收到了对方的请示,然后表示同意或不同意对方请示的事项,如果不同意,还要说明理由,最后用“此复”作结。这类公文,我们只要大体照此套用即可。但是,内容复杂的公文,结构上的变化比较多,就不能套用固定的“三段式”或“四段式”,而要依据主旨和材料确定。怎样安排好结构呢?要注意三个问题,即整体构架、段落衔接、内容照应。
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1.构架须严谨
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公文结构,最起码的要求是,层次清晰,主次分明。从理论上讲,公文结构在动笔以前就必须安排停当。譬如架屋,事先须有一个考虑成熟的蓝图;作画,落笔之前要有一个周密的构想。《红楼梦》第二十四回里,贾母叫惜春把大观园画成一幅画,大家七嘴八舌地议论起如何画,这时薛宝钗讲了一番很有见地的看法。她说:
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这园子却像画儿一般,山石树木,楼台房屋,远近疏密,也不多,也不少,恰恰是这样。你若照样往纸上一画,是不能讨好的。主要看纸的地步远近,该多该少,分主分宾,该添的要添,该藏该减的,要藏要减,该露的要露。
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薛宝钗讲的是画画,要先根据纸的大小,拟定画多画少,哪里为主,哪里为次,什么要添要露,什么该藏该减。写作也是如此,要先根据文章的主旨和规模,想好要说几层意思,哪层先说,哪层后讲,如何开头,怎样煞尾,等等。这就是谋篇布局。
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房屋的构架,由梁柱和椽檩组成;公文的结构,由层次和段落组成。层次好比是大梁,段落好比是横在大梁上的檩条。公文的结构安排,就是安排好层次和段落。
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首先,说说层次。层次是指公文的几个组成部分。大多数公文的层次,没有固定模式,是灵活多变的。一般地说,安排层次要注意突出主旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。常见的安排层次的方式有以下三种:
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总分式
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这是较常见的层次安排方法,开头先作总的概括,接着分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等经常采用总分的方式。譬如,一城区的年度工作计划,开头先提出全年工作总的指导思想,然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作,提出具体的工作目标。采用这种总分式时,要注意各个分述部分层次要分明,不能互相包容;顺序要合理,避免轻重倒置;详略要匀称,防止畸轻畸重。
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递进式
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它的特点是,前后层次的内容是层层推进的关系,或前因后果的关系。调查报告、工作总结、通报等常用这种方式安排层次。譬如,一篇党员评议工作总结,说了三层意思:第一层是通过学习文件,提高了对新形势下党员模范作用的认识;第二层是认真开展自查,找出了思想和工作上的差距;第三层是积极参加评议,开展批评和自我批评,达到新的团结。这三层意思环环相扣,层层递进,前一层是后一层的前提,后一层是前一层的结果。
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递进式的结构方法,各层次前后联系极为密切,有着严密的逻辑关系,不能随意变换次序。如上面例子中的三个层次,先有了第一层次说的“提高认识”,才能有第三个层次说的“达到新的团结”,这个顺序是不能颠倒过来的。
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时序式
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就是按照所写事物的时间推移次序,来安排层次。会议纪要、事故报告等常用这种方式。如会议纪要中,先写谁致开幕词,接着写谁作大会报告,最后写谁作总结讲话等等,就是按照会议进程的顺序来写的。
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其次,说说段落。段落就是公文结构的基本构成单位,也叫自然段。它一般要小于层次,往往几个段落才能构成一个层次;但有时又等于层次,即一个段落就是一个层次。即使如此,段落和层次也不能混为一谈。段落要分明,它的划分,既不能太零碎,也不能一“逗”到底。划分段落的方法主要有以下三种:
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