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第二，灵活运用。目前指示、知照类公文采用章断条连式结构时，除了各大部分的标题序数外，正文一律机械地采用一级序数。这样容易造成不同层次的段落被同一级序数标领，而且造成段落划分过于机械、零碎。如在流水序数下面增加一级序数，即可解决这一问题。在规章类公文中，“条”项下也常常增加一级层次，多用序号“1”、“2”“3”来标领。当然，这一级序数不能采用流水号。
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第三，指示类公文可采用“序言＋章断条连式＋结尾”的结构形式。开头部分为序言性文字，相当于总则，总领性、阐述性内容全放在序言里；接着分部分、分条写出具体指示事项，相当于分则；最后一部分为公文的结尾，相当于附则，对贯彻本意见或决定提出要求。这样可避免层次混乱的毛病。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 18 公文语言ABC
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大家知道，语言是公文的“细胞”，只有正确运用语言，才能使公文负担起传达贯彻党和国家路线方针政策以及处理公务的重要任务。怎样运用好语言呢？首先要了解一下公文语言ABC，即公文的语言特点和语言表达。
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1．公文语言的特点
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公文语言、文学语言、新闻语言、科学论著语言，各有不同的功能，也就形成不同的语言特点。公文语言是以实用为目的，以传递策令和信息为内容，因此它具有准确、庄重、简要和平实的特点。
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准确
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中办、国办下发的《党政机关公文处理条例》中，对公文的拟写，特别提出了“表述准确”的要求。因为，公文是用来指导工作、反映情况的，一词一句，一个概念，除了不能违反法令、政策外，必须十分贴切，即准确表达作者的意图，而且其含义只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于在公文中钻空子的人，留下各取所需的漏洞。如果读了公文使人不知所云或产生歧义，那就或者造成思想混乱，或者给工作带来损失。要做到语言准确，可从两个方面入手。
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一是，词句的内涵与要表达的意图必须完全一致。公文用语都要经过反复推敲。如我国宪法，自1954年以来作过多次修改，每一次修改，都是寻找最恰当的字眼，来表达当时的意图。譬如，1978年宪法将1975年宪法第九条：“国家保护公民的劳动收入”改为“国家保护公民的合法收入”，消除了原句表达上的漏洞。因为银行存款利息、继承的财产、救济金、抚恤金等，并不是“劳动”收入，但却是合法收入，也是属于保护范围的。有些人不注意锤炼语言，就容易用错词句。如一篇简报标题为《承包到组，坏蛋减少》，看了令人莫名其妙。读完简报才弄清，原来“坏蛋”是指碰坏的鸡蛋，由于该副食店实行班组承包制，大家的责任心强了，搬运鸡蛋时都轻拿轻放，使磕坏的鸡蛋减少了。又如一篇信息写道：“我局20对大龄青年中秋节集体结婚”，读后令人瞠目，应该写成：“……举行集体婚礼”。
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二是，对词的外延要作适当和明确的限制。在规定、合同等文书中，特别要注意词义限制，使之无懈可击。如，我们平时叙说树的粗细，可以用“碗口粗”来形容，但是不能这样写到公文里，如“凡砍伐碗口粗的树木，每棵罚款十元。”因为“碗”的外延太多了，有陕北兰花大碗，江南细瓷小碗，还有广东盛燕窝汤的圆盅等，以哪个为准？所以写到公文中就要写成：“凡砍伐生长十年以上的树木，每棵罚款十元。”对“十年”的规定，可根据树的年轮来确定，这样就限定住了。除了择词外，还可以多加定语来限定。如一份合同中这样规定：“交货后，如发现确因产品质量问题造成甲方减价销售的损失，乙方负责赔偿。”这句话中，定语对“损失”的外延作了两点明确限制，一是因产品质量问题，二是造成减价销售，只有符合这两个条件才能赔偿。这就大大缩小了乙方可能赔偿的数量。
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三是，时间、方位的表述要有严密的限定。公文中常常有对时间、地点的规定，如果表述不准或限定不严，就会造成歧义，给工作带来损失。如：“1995年6月以前进厂工作的职工，享受此次福利分房待遇”，“6月以前”可以有两种理解，一是不包括6月份，一是包括6月份。所以表述时要做限定，即“1995年6月（含）以前……”，这样就严密了。再如，全国人大常委会关于教师节的决定，有这样一句话：“第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。”这个决定公布后，有个语言学的专家提出这句话不严密，应改为：“从今年起，每年的九月十日为教师节。”确实，这样一改就更加准确了。
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庄重
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所谓庄重，含有端庄、规范的意思。
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一是公文语言要有端庄、严肃的格调，不能有半点的浮躁、油滑，对感情色彩浓的词语要慎重使用或不用。如一份关于天安门城楼对外开放的请示，原稿中有这样一句话，“许多外国来宾热切盼望登上天安门城楼”。这句话中的“热切”、“盼头”、“登上”等词，感情色彩较浓，不符合庄重的要求。后来改为：“许多外国来宾也希望参观天安门城楼”，改动了几个字，语调就庄重了。
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当前人们交际中，网络语言盛行，但是在公文中，不要使用，否则就失去了公文庄重严肃的特点。几年前，上海徐汇区公安分局要在互联网上发一份逃犯的通辑令，执笔者考虑到这些逃犯都是二十来岁的年轻人，于是就用网络语言写了这份通缉令：“亲——，被通缉的逃犯们，徐汇公安‘清网行动’大优惠开始了！亲——，现在拨打021-6460697或110，就可以预定‘包运输、包食宿、包就医’优惠套餐，在徐汇自首还可以获赠夏季冰饮、清真伙食、编号制服。”这个通缉令一发出，就在社会上受到指责，被称为“卖萌通辑令”。确实这份公文完全失去了公文的严肃性，只剩下油腔滑调。
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二是公文语言要规范化，才显得庄重严谨。在长期的写作实践中，形成了比较固定而又符合文体要求的规范语言，主要有以下七种：
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称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵”；第三人称用“该”。
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开端语：兹、查、谨悉、为了、根据、鉴于、依照、按照、关于。
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经办语：经、业经、兹经。
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引文语：兹按、近接。
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承启语：特做如下规定、特通报（通知）如下、特申请（报告）如下。
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期请语：即请查照、希即遵照、拟请、希；当否、是否可行、是否同意、妥否；请核准、请批复、请批示。
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结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、特此函达、特此函复、望遵照执行、请认真贯彻执行。
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