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说明
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说明，是指对事物、事理和人物所作的介绍和解说。公文中使用说明的地方较多，如对方针政策及各种法规、规章的表达，对发生的事件、出现的问题进行阐述。说明的文字，必须言简意赅，只要能把事物或人物的主要情况和特点说清楚，文字则要尽可能地少。公文中的说明方法，常用的有以下几种：
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一是定义说明。即用简练的文字将事物的本质概括出来，使读者有一个比较明确的概念。譬如：“农村经济结构是农、副、工商、运输业的综合经济。”这就是下定义的说明方法。
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二是注释说明。即对事物的定义或事情的道理进行翔实、全面的解说。譬如，《中华人民共和国海关法》第57条中有这样一段说明文字：“‘过境、转运和通运货物’，是指由境外启运，通过中国境内继续运往境外的货物。其中，通过境内陆路运输的，称‘过境货物’；在境内设立海关的地点换装运输工具，而不通过境内陆路运输的，称‘转运货物’；由船舶、航空器转运进境并由原装运输工具载运出境的，称‘通运货物’。”
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这一段文字中，第一句是定义说明，从“其中”以后，都是注释说明，对“过境货物”、“转运货物”、“通运货物”进行分类解说，这样就不会发生任何歧义。
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三是比较说明。就是把两种相同或不同的事物、现象加以比较，来说明事物的特征或区别。同类事物的比较，如“太平洋是世界上最大的洋。它的面积有一亿八千多平方公里，差不多等于其他三个大洋的总和，比最小的北冰洋大十四倍。”这样一比较，太平洋“最大”的这一特征就十分鲜明了。
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四是引用说明。即引用一些资料来说明事物的特点。如用数据、图表等加以说明，使读者获得具体切实的印象和答案。譬如一篇说明噪声污染严重的调查报告，引用了这样一些数字：“1978年向北京市环境保护办公室告状的噪声案件，占了全部污染案的百分之四十一；而上海，竟达到百分之五十。据统计，我国大概有数百万甚至上千万工人，在有害的噪声环境中工作，有千万居民，日夜受到噪声的严重干扰。”
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这段文字中，前面两个数字是确切数字，后面的是估计数字。因为受噪声污染的人员经常发生变换，如果用确切数字表示出来，反而不真实了。
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描写和抒情
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描写和抒情是文学写作中广泛运用的表达方式，但在公文写作中，它们不是常用的表达方式，不能多用，有些文种基本不用。
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公文中的描写，主要是对一些事件、事实进行简约的描绘与刻画，给人以有声、有色、有形的感觉。如一篇关于农村文化工作的调查报告，用了这样一段描写：“有一次，县委书记夜晚十点钟经过一个偏僻的大队，看到打谷场上正在放映电影。时值隆冬，正下着雪，但一千多个农民顶风冒雪、聚精会神地看着电影。”这段话里的“正下着雪”、“顶风冒雪”、“聚精会神”都是如实的描写，使读者对农民渴求文化生活的状况有了形象的感受，从而增强了这篇报告的感染力量。
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公文中运用描写的手法，要注意两点：一是应加以控制，区别使用。描写的手法主要用于非法定公文，如调查报告、总结、简报、信息、典型材料中，法定公文中，如意见、通知、决议、决定、请示、批复等公文中，一般是不能用描写手法的。二是要适当运用描写的方法。不能采用文艺作品那种精雕细琢、浓彩重墨的方法，应采用白描的方法，粗线条勾勒，与叙述结合在一起，来增强语言的形象性。
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公文中的抒情就是抒发行文者的思想感情，以进一步表明对事物的立场、态度，达到以情感人，增强公文的感召力。抒情方法一般只用于在一定场合向群众宣读或公开发表的重要文件，如会议报告、慰问电等，并且在确有需要时才用。公文中的抒情，不同于文艺作品那种狂放的、一泄千里式的抒情，而是庄重、内敛的，有人称为“冷抒情”。一般采用淡雅的方法，文字少而精，不追求华美的辞藻，感情渗透在字里行间，真切、朴实、感人。如毛泽东1940年1月在陕甘宁边区文协第一次代表大会上的报告，结尾以象征的手法抒发了革命乐观主义豪情：“新中国航船的桅顶已经冒出地平线了，我们应该拍掌欢迎它。举起你的双手吧，新中国是我们的。”这个结尾极具号召力。1978年郭沫若在全国科学大会上的闭幕式上的讲话——《科学的春天》，通篇既有深情的回顾，又有充满激情的厚望和饱含感情的释放。特别是结尾部分，引用唐诗和三个排比句，抒发了对祖国科学事业充满必胜信念的豪情：“春分刚刚过去，清明即将到来。‘日出江花红胜火，春来江水绿如蓝。’这是革命的春天，这是人民的春天，这是科学的春天！让我们张开双臂，热烈地拥抱这个春天吧！”这篇热情洋溢的讲话，打动了每一个科技工作者的心弦。
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欢迎词、欢送词、答谢词都是在公工场合带有演讲性质的讲话稿，兼有公文和演讲词的特点，常常需要抒发感情。如《××同志在××市欢送援藏干会会上的致词》，开头讲：“再过两个小时，大家就要告别山清水秀的故乡，告别熟练自如的岗位，告别朝夕相处的亲友，踏上西去的征程，开始为期三年的援藏工作了。”通过三个“告别”排比句，道出了心中难舍的感受，真情动人，引起在座人士的共鸣。结尾说：“同志们，出色地完成援藏任务，平安地返回岗位，这是各级领导的殷切希望，是全市人民的真心期盼，是广大亲友的强烈期待。我们衷心希望所有援藏干部，恪尽职守，不负重托，为实现既定目标而努力奋斗！到那时我们将会摆出“醉杀洞庭秋”的“巴陵无限酒”，热烈欢迎各位勇士凯旋！”以上从领导、人民、亲友三个角度表达了真挚的欢送之情和期待回归之情，很能打动人。最后引用充满诗人浪漫情怀的诗句，表达了期待他们胜利凯旋的情怀。开头言“告别”，结尾言“迎归”，相互照应，浑然一体，充满了亲和力与感染力。
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上面所说的是公文语言最基本的知识。掌握了这些东西，尚需在写作实践中加以揣摩，不断提高修辞艺术，才能使文稿脱去“清水煮白菜”的味道。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 19 公文写作须咬文嚼字
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三十一年前，笔者调入北京市委机关时，秘书处里有一位老谭同志，身无职务，级别却比处长还高（副局级），工作只一件——市委文件文字把关。市委拟下发的文件，经秘书处修改后，一概送老谭审核。老谭是北京大学的高材生，文字功底深厚，终日坐在硕大的办公桌前，架着老花镜看稿子。他审稿不慌不忙，一篇五六页的稿子，往往推敲一天，可谓咬文嚼字，甚至吹毛求疵。经他审过的文稿，直送秘书长签发。有时，趁文稿还未送走，我悄悄翻看一下自己处理的文稿，那触目的朱笔圈改处，既令我赧颜又由衷钦佩，从中得益不少。记得那一时期，上报下发的市委文件从未出过文字问题，连一个标点符号都没错过。
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现今的公文，给我的感觉是文字水平下降。不知是核稿人员修辞炼句的功力不够，还是字斟句酌的定力不足，文字粗率的也大有“文”在。举例为证：××市人民政府2008年4月10日颁发的《××市电梯安全监督管理办法》（以下简称《办法》），属法规类公文，用政府令的形式颁布。在这篇五千余字的公文中，硬伤累累，需要修改的有四十多处。下面对其主要问题试做评改。
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全文为七章四十六条。第一章为总则，共八条，因为文字不多，逐条评点。
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第一条 为了保证电梯安全运行，预防和减少事故，保障人民群众生命和财产安全，根据《中华人民共和国安全生产法》和国务院《特种设备安全监察条例》，结合本市实际情况，制定本办法。
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此条第一句“为了保证电梯安全运行”，没有限定《办法》所“保证”的区域。该《办法》的施行区域是××市，管不了也“保证”不了外省市的电梯安全运行，此句应改成“为了保证本市电梯安全运行”。
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第二句“预防和减少事故”，提法不妥。制定《办法》的目的就是预防和制止安全事故，绝不是为了少发生一些事故。从理论上讲，《办法》制定的底线是，只要严格执行这些规定，电梯运行就应该是安全的，就不应该发生安全事故。所以，此句应改成“防止安全事故”。
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第三句“保障人民群众生命和财产安全”中，“人民群众”概念太大，指代不明；“生命”一词不如用“人身”更贴切，应改成“保障电梯乘员人身和财产安全”。我查了一下，《办法》中这一提法是套用国务院颁布的《特种设备安全监察条例》（以下简称《条例》）原文，这样套用是不妥的。因为《条例》是对八大类设备的规定，用语必然概括一些；而《办法》只是针对电梯一种设备，用语则应尽量具体，少用或不用概括叙述。
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