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有的同志写工作总结，喜欢比照年初的工作计划来写，有的甚至就在计划的稿子上，加上些数字和事例，再把原来的时态词改成已经完成时，大作便告完成。结果，计划里提了七项任务，总结里便是完成了七项工作；计划里提出五项措施，总结里便是五项基本做法。这种写法是要不得的。
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首先，计划毕竟属于设想，俗语说，计划计划，赶不上变化，一年工作中会遇到很多新情况、新问题，本单位是如何对待和解决的？上级领导机关作出新的工作部署，本单位是如何贯彻落实的？这些在年初计划中是没有的，但却是全年工作中的一个重要方面，有必要认真加以总结。其次，在实施计划的过程中，基层单位结合实际创造出的新做法、新经验，也是年初计划中没有的，也需要认真总结。
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照搬照套工作计划的写法，是从概念到概念，忽略了一年工作中新鲜生动的东西，其结果必然导致内容上的一般化。所以，写总结时可以拿计划作参考，千万不要套用，把总结搞成计划的翻版。
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3．上下不分。
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有些单位搞工作总结时，不区分阅读对象，同样内容的工作总结，既向上报，又向下发，这是不妥当的。因为阅读对象不同，写作的角度也应不一样。
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向上级报送的工作总结，其目的是通过汇报一年的工作情况，求得上级的了解、指导和帮助，就要站在领导的高度来写，从工作思路上总结规律性的认识，从工作的实践中总结对全局工作具有推广价值的经验，从工作的不足中总结出思想认识上的根源。在篇幅上，工作情况和不足要略写，经验体会要详写。
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向下发的工作总结，目的是通过肯定一年工作的成绩、推广成功的经验做法，分析问题和不足，来教育和鼓舞基层单位的干部职工，就要从全局工作的角度来写，工作成绩方面可以写得全面、具体，多举一些基层的事例；经验体会方面要从基层单位的普遍做法中提炼具有代表性、规律性的认识，概括的面尽可能广泛；不足和问题方面，要多做自我批评，承担领导责任，不要责备下面。
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“上下不分”表现在写法上，是以下代上，即用基层的工作情况来代替本级领导工作，用基层的工作做法来代替本级领导工作的思路。有些单位的工作总结，就是直接汇总基层单位的工作总结而形成的。这种总结，必然体现不出本级领导工作的思路和举措，缺乏全局性和深刻性，报给上级领导机关，其价值不大。
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4．面面俱到。
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有人以为总结工作就是评功摆好，哪项工作、哪个部门不说不提，面子上过不去，讨论稿子时也难以通过。因此事无巨细，什么都写。一是情况不集中，大的工作大而全，小的工作小而全。我曾见到某局的一篇年度工作总结，摆出了16项工作，连举办老干部联谊会、搞卫生突击日也分别列项来写。二是观点不集中，每项工作都要讲些收获体会，结果哪条也讲不透，蜻蜓点水，浮泛平淡。
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克服面面俱到的毛病，就要在写作前，对一年中的各项工作作个分析，抓住那些影响、支配全局的重点工作和成效大、带有突破性的工作来总结成绩，抓住领导同志的工作新思路、新举措和基层工作的新做法来总结经验体会；在写作时，从结构的安排、材料的取舍到叙述的详略上，突出重点工作和新鲜经验做法。
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不少工作总结，谈到成绩时面面俱到，不厌其细，谈到问题和不足时，却“俱到”不了，一笔带过。实际上，认真分析研究一年工作中的差距和不足，进而找出主客观原因，这对于今后的工作益处极大，也是工作总结的一个重要目的。所以必须切实改变总结工作中忽视总结不足和教训的倾向。当然，总结不足并不一定要占很大篇幅，关键是做到“三有”：有不足的具体表现，而不是原则地提几句，什么“工作成效尚不理想”、“工作发展还不平衡”之类；有对主观客观原因的深入分析，而不是一般地议论，什么“领导水平有限”、“思想认识不高”等等；有改进不足的举措。这样，才能增强工作总结对未来工作的指导作用。
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5．老调旧腔。
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相当多的工作总结，经验体会平平，尽是老生常谈，读后对人没有启发。有的总结经验做法年年“似曾相识”，套路雷同：一曰各级领导重视，列入议事日程；二曰加大工作力度，层层狠抓落实；三曰健全各项制度，严格基础管理；四曰加强队伍建设，提高人员素质，等等。几乎所有单位的工作、每年的工作都可以套用这几条。
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经验体会无新意，其原因：
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一是把工作的通常做法、传统做法当做经验来写。工作的通常做法是指各单位在工作中普遍采用的方法，如“领导重视”就是通常做法，哪项工作离开领导重视也做不好。这类通常做法，如果没有突破性的内容，就不要作为经验来写。再如，“抓两头带中间”这个方法，是我党传统的工作做法，延安整风运动中就开始应用了，如果没有新的发展，也不要做为经验来写。
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二是不善于发现和总结具有本单位特色的经验做法。哲学家说，世界上没有两片完全相同的树叶，就是说，每个事物都有与众不同的方面。我们在总结经验体会时，就要研究和分析这些不同的方面，例如，今年工作与往年有何不同？本单位的工作做法与其他单位有何不同，从不同点中找出有特色的经验做法来。
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请君莫奏陈年曲，挥笔翻写新辞章。各单位的工作每年都会有创新和发展，工作总结也要年年翻新。只要肯下功夫，深入下去，一定能够总结出前所未有的新鲜经验，推动新的一年工作快步向前。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 32 关于“意见”的意见
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“意见”正式列入公文种类是1996年，那一年5月中共中央办公厅下发了《中国共产党机关公文处理条例》，在第二章“公文种类”中出现了“意见”这一文种，从而使“意见”成为我国法定公文的一个文种。下面对这个文种的使用和写作上的特点，谈谈个人意见。
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一、“意见”文种的性质和用法。
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“意见”是一种下行文，按照性中央办公厅的说法，是党的机关“对重要问题提出的见解和处理办法”。笔者理解，所谓重要问题，是指带有全局性的重要工作或重要事项；所谓见解和处理办法，是指开展工作、处理事项时应遵循的原则性要求。
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“意见”在未被规定为正式文种之前，已经在党政机关行文中使用。它的使用情况可分为五个阶段：
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