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信息文体突出的特点就是短小，标题也应尽可能简短。标题太长，不仅阅读起来很不方便，而且容易淹没公文的核心内容。要做到标题简洁，一是要省略标题中那些可有可无的内容。如《×××乡镇企业局反映乡镇企业发展中遇到的困难》，可精炼为《乡镇企业发展中遇到的困难》，至于是谁反映的，文中自有交代。二是要准确概括事物特征，如《电、路建设是发展商品经济的头等大事》这个标题中，有的词概括不好，经一位省级领导同志修改后，成为《电、路建设是经济建设的基础》，既精炼又准确。
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三、内容虚实结合
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信息内容要做到概括叙述与具体叙述相结合。概括叙述就是用高度概括的语言和数字，从宏观上、整体上反映全面的情况，使人看到事物的全貌。具体叙述，就是对事物、工作的某一方面详细叙述。通过具体的事实和数据来说明某种观点。只有恰当地运用这两种叙述方法，才能使信息的内容既全面又具体，做到“点面”结合。在这方面，要注意运用这样几种方法：
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1．大题小作。
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信息篇幅有限，选题要从大处着眼小处入手。一个事物往往包括几个方面，如果方方面面都加以反映，就容易大而空，什么问题也说不透。只有在题材上加以限定，抓住事物的主要方面，从一点入手深入下去，才能使信息的内容集中和深刻。
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比如：在2008年北京举办奥运期间，××区报送一篇信息，反映该区“加强信访工作全力做好奥运期间稳定工作”的情况。该信息写了七个方面内容：一是健全工作例会机制，及时分析全区稳定形势；二是建立严格的信访工作体系；三是建立信息情况直报制度；四是建立每日情况通报制度；五是建立应急处置工作机制；六是建立重点人管控机制；七是健全督导宣传工作机制。这篇信息选题面太宽，内容庞杂，主旨不集中不突出。
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后来对这篇信息进行“瘦身”。首先发现信息中有一个闪光点，就是该区信访工作在奥运期间建立了一系列快报告、快分析、快决策、快通报、快处置的工作制，这与市领导要求第一时间发现问题、第一时间解决问题的要求是一致的，于是在这方面作文章，将题材缩小，不全面反映维稳工作，只抓住“快捷灵敏”这个特点，写了四个方面，一是每日联席会评估形势，及时决策；二是每日信息直报，及时发现预警情报；三是每日情况通报，及时弥补工作漏洞；四是每日督查重点人管控，及时处置矛盾纠纷。题目定为“××区建立灵敏快速维稳机制，确保奥运平安”，这篇信息“大题小作”后，信息的闪光点就亮出来了。
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2．定量分析。
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就是对某一事物或社会现象进行总量的分析，这是反映事物全貌的有效手段，也是提高信息的综合水平的一个重要方面。信息对事物的反映，要做定性和定量两方面的分析。没有定性分析，事物的性质不明；没有定量分析，定性分析则缺乏说服力。信息写作特别要注重定量分析。我们常说，事实胜于雄辩，而统计数字就是从数量上来反映客观事实的，有时，一个数字胜过一大段文字叙述。定量分析是定性分析的基础。
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比如，×市×区反映“私人高价出租房屋偷漏税严重”的问题，用了一组数字，做了定量分析，使人看到问题的严重程度。如：“一、非法出租现象普遍。在该区房管局登记的私房出租户为481户，而在税务局登记的实际征税户只有95户，占19.8％……二、房管部门规定的租金标准已成虚设。……南新华街某房主将自有房屋出租给一家商店，实际月租金是标准租金的135倍。”其中“普遍”、“虚设”这种定性，是从定量分析得出来的。
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3．角度新颖。
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一个事实，从不同的角度可以反映出不同的问题，只有选择好角度，才能使信息的内容新颖，引起领导的重视。如一篇信息反映某公证处为企业向银行办理个人购房贷款提供公证，从表面看这条信息只是反映公证工作的一个方面，价值不大。后来改变了写作角度，不从公证工作的角度去写，而从银行首次向个人提供高额购房贷款这个角度写，因为这是银行为经济建设服务的一个新举措，使信息有了新意，并引起有关领导的关注。
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改变写作角度，不是为了某种需要去人为地拧角度，甚至扭曲事实来标新立异，而是要在科学分析的基础上，找出事物的特点，抓住事物的本质，抓住工作的闪光点。抓本质的方法很多，如从事物发展各阶段的特点中，找出它的发展新趋势；从各个不同事物的成功做法中，找出共同因果关系，从而发现这些做法的普遍意义；从许多典型事物的差异中，找出共同的特点，发现特殊的规律等等。
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四、语言简练顺当
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语言是信息文体的细胞，语言不洗炼，信息材料就会显得臃肿，甚至杂乱无章；语序不顺当，读起来就觉得别扭，不易理解；空话套话太多，看起来就令人头疼。所以，信息的语言是很重要的，应当合乎以下要求：
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1．文辞简洁。
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一是要删去一切可有可无的话，空话、套话，说了没错也没用的话，都应该毫不可惜地删除。二是少讲上级精神、重要意义。信息是给领导看的，对上级精神，领导同志是比较清楚的，所以信息中不要“反销”上级的精神，确有必要引用时，也要少而精。三是不要过多地发议论。讲到经验阐述问题时，需要作些议论，点到而已。但是千万不要大段大段地讲道理、作分析，这样既拉长了信息篇幅，又低估了领导同志的悟性。四是多用短句，少用长句。短句容易理解，达意快捷，符合信息的特点。要使句子变短，就要精练语言，以少胜多；多用略缩语和简称。如“绿色北京”、“平安奥运”等。
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2．语序严谨。
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信息常常是一段成篇，不分段落，而靠内在逻辑衔接，因此语序（相当于文章的结构）上要非常讲究。信息的语序，大致分为三种：一是先总述再分述。比如反映某一工作的经验做法，先概述工作的总体情况、成效，再分述几条经验做法。二是先“果”后“因”。比如反映某产业产量下滑的问题，先叙述产量下滑的状况，再分析造成产量下滑的原因。三是按时间、事物发展顺序。比如反映突发事件的信息，先讲事件前后经过，再讲如何处置，结果如何等。总之，语序要严谨，符合人们的认识规律。
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3．导语醒目。
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一条信息开头的第一句话就是导语，写好导语十分重要，它对信息的主要内容起到提示的作用。在短讯型、动态型信息中，还往往用导语来代替标题。所以，导语一定要写得醒目、有新意，抓住读者的眼球，看了就想往下看。如一篇信息反映校办企业要求享受刚刚出台的对大中型国有企业的优惠政策，开头第一句话是：“校办企业希求随国企一同上‘船’”。这个导语不仅把主要事实在开头交待清楚，而且不落俗套。
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4．文风清新。
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信息语言应不同于公文语言不必强调端庄得体，而要注重灵巧和生动。特别要去除八股腔，代之以清新通脱的语言。一是开门见山，不绕弯子。信息写作要做到有话直说，不要在讲问题时先肯定成绩，在讲成绩时先讲上级的正确领导等。要抓住信息的主旨，做到首语入题。二是观点鲜明，一针见血。信息写作要像“投枪”、“匕首”，短小而有力，就要做到态度鲜明，一句话便揭示事物的本质，即一语破的。三是不求全，突出重点。信息本身篇幅短小，容易有限。所以在反映事物时，要抓住矛盾的主要方面，在观点梳理材料择取上，要有“宁可断其一指，不可伤其十指”的气魄，才能增强信息的力量。四是少用定型化的语言。有些语言刚一出现时很新颖，如：“为改革开放保驾护航”、“敢试敢冒敢闯”、“真抓实干，一抓到底，抓出成效”、“工作要有新思路，改革要有新局面”等等，但是你用我也用，就成了一种定型化的语言，再用下去就成了陈词滥调。所以要提倡“我手写我口”，而不要拾人牙慧。
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