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问问你自己：
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·有没有丢掉重要的东西？
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·有没有写得比较模糊的部分需要修改？
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如果你的消息不够完整或是不够清晰，改掉它们！
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✓ 够不够有礼貌？
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速度提升之后，我们经常会在日常的礼节上有所疏漏。是的，我们很匆忙，但添上“请”和“谢谢”既用不了多长时间，也不会增加多少对方阅读的时间。在电子邮件中使用称呼语也是一个好主意。花一点时间在信件的开头问候一下，可以极大地提升信件的礼貌程度。
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电子写作的形式和种类有很多，既有闲聊式的，也有直奔主题式的。商务写作比私人沟通更具目标性。但即便是在商务写作的范畴内，直截了当和粗鲁无礼也是有区别的。花一点时间确保自己的信件有礼有节，并且没有在无意中冒犯别人是很有必要的。
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在打初稿的时候，如果你正处于愤怒或失望的情绪中，那么很可能语气会变得粗暴无礼。如果在打字的时候你因为某件事而很生气，请停下来。等自己头脑冷静下来之后再回来写。你可以之后再回来修改，如果你愿意也可以把它彻底丢掉。安全起见，你可以将写好的信息复制到一个文档中，并把邮箱里的删掉，这样可以确保你不会不小心将信息发送出去。
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在发送邮件或是在网上发帖之前，问问自己这些问题：
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·我的邮件或帖子是否有礼貌？
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·里面有没有冒犯别人的地方？
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·如果我当时很生气或是很失望，发送邮件前有没有花时间冷静一下？
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如果你在邮件里忘记了要有礼貌，那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言，改掉它们。
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✓ 语气是否合适？
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在你写信或是发帖时，需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢？简而言之，语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
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怎么看语气是否合适呢？决定语气的因素有两点：文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业，也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的？是商务信件还是纯私人信件？你与读者的关系既可能是工作上的，也可能是私人的。在商务信件中，你的读者是为你工作的人吗？还是工作中的同事？是你的上司吗？还是机构之外的商务伙伴？或者是客户？你的读者是学校的教授吗？还是你孩子的老师？或者是你雇佣的建筑承包商？
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所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时，语气可以比较放松，可以不太正式。当然，你还是要注意礼貌，不过给这些人写信比较安全，就像你和他们对话一样。
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当你在工作中写作，或是进行商务写作时，情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作，在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气，有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站，要记得你的读者是客户，不是朋友：当然你可以显得很热情友好，但你也要向对方表示一定的尊重。
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我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白，也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司（Whirlpool Corp.）全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞（Chris Aisenbrey）所言：“我们会收到大把学生发来的电子邮件，他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的，想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥，这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点，并在寄送邮件前考虑这个问题，就能够避免犯同样的错误。
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究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢？在看初稿时可以注意以下几点：
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句子完整。在正式写作时，最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中，用省略句是没有问题的，只要你能够将意思表达清楚。
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选词。正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说，竞争对手所提的方案应该是“不够完善”，而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”，而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会，而不是觉得这个机会“太棒了”。
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侮辱性的词汇。永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
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缩写。缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全，除非公司里有其他人也这样做。
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表情符号。在正式写作时，用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中，到处都是这样的表情，在即时通信当中，你也要小心使用表情符号。比如，如果你是在和上司传送文件，他先使用表情符号当然比你先使用更好。
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