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希望大家都能理解，我们在工作时写的电子邮件是属于公司的，而且是可以找回的（即便是已经删除了），这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖，也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中，这意味着记录会保存在你的电脑中，也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”，他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见，在使用电子设备写作时，你一定要假设写出来的东西能永久保留，如果有人真的想拿到，他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯（Richard M. Smith）的话来讲，“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露，就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
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这么说是有点吓人，但在你做出任何不明智的举动前，有一个很简单的方法可以自查。在将你的语句传向网络世界前想象一下，如果它出现在了一份主流的全国性报纸上，你会有什么感受。如果答案是“很尴尬”“很吓人”“太羞愧了”，就不要把文章发出去。在点击回车键发送或发表前修改它，或是将其全部删除。
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这类刊登测试还包括“妈妈测试”和“上司测试”。我建议你设想一下最严重的影响会是怎样的：一家主流报纸刊发了你关于同事的一封恶评邮件，你的妈妈刚好看见了你酩酊大醉的状态，或是你的上司在即时信息上看到了你在讨论他。哪种情形对你来说最可怕，就用它来当作坐标，衡量你的电子写作是否妥当，然后相应地修改你的初稿。
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在你发送、发表或是提交前，问问自己：
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·如果我刚写的内容被发表在了《纽约时报》的头版上，我会作何感想？
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·如果妈妈读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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·如果上司读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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·如果未来的雇主读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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如果你的信息没有通过这项刊登测试，将这些会冒犯到别人的内容删除或改掉是一种很好的保护自己的方式。
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✓ 你校对过了吗？
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在将文字发向浩瀚宇宙前，你还有最后一步，快速校对一遍你的文稿。无论写什么东西，你都应该养成校对的习惯。它花的时间很少，但却可以避免错误和错误造成的损失。
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偶尔出现拼写错误并不要紧。但是如果你的拼写错误太多，那么作为一个懒散又马虎的写手，你就要小心了。标点和语法的拼写错误和笔误，在职业沟通和商业沟通中会产生很大的影响。克里斯·艾森博瑞曾说：“正是电子邮件中多到令人发指的拼写错误、语法错误和那些粗糙的想法，构成了写信人的最佳简历。”
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粗心造成的失误可不仅仅会损害你的形象，更会曲解你的本意，给对方造成困扰。即便是发短信，也要在点击发送键之前快速地检查一遍。不相信我？当年iPhone 4面世后，人们就开始注意到手机的自动纠错功能有时会让你写出一些十分荒谬的短信，而且发现后为时已晚。有些短信会让人捧腹大笑，而有些又很猥琐。
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或许发错信息一般不会造成什么损失，但任何经常发短信的人都知道，这种超高速、超简明的书写方式确实会造成很大的误解。
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自动纠正功能并不是唯一的风险来源。在那么小的键盘上快速打字，犯错误是难免的。你打算和人约在下午6点见面？很容易就会打成“下午5点”而没有发现。这会让你和你的朋友都很头痛。在发送前真的需要快速检查一下。如果你不小心未经检查就发出了一条信息，回去看看自己都发了些什么。如果发错了，立即改正错误。
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在工作中发电子邮件更加需要检查。当你忙着发送一大批电子邮件时，很容易会进入一种“自动驾驶”的模式，这是很危险的。有一个客户曾经告诉我，她在给一名潜在的客户发邮件时署名成了“爱你的苏珊”。在此之前，她刚刚给自己上大学的儿子发了一封日常邮件，当时还处在“妈妈模式”当中。她的客户觉得很有意思，但你也要知道，在有些情况下事情不会这么愉快地解决。
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在你完成初稿前，问问自己：
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·我有没有针对写作中的拼写错误、笔误、用词错误和语法错误进行校对？
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改正那些错误吧！
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2.养成好习惯
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我知道，这些检查和修改听起来很繁杂。现实地来看，有时你没有时间全部做完，有时修改也不是很重要。但总会有更加重要的信息。
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要记住，现在有越来越多的商务沟通和社会联系都是通过电子设备实现的，人们通过沟通的方式去衡量一个人。可能你会经常和某人通过邮件进行商务往来，但这个人你从来没有见过面。可能你还会在网络上邂逅一段浪漫情缘。如果你是一个懒散的、抓不住重点的写手，那么你留给别人的第一印象可能就是一个懒散的、抓不住重点的人，这样你很可能会失去订单……或是约会。从另一方面来看，如果你能关注交流的清晰和准确程度，别人对你的第一印象也会好很多。
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要养成检查和修改电子文稿的习惯。你对自己写的东西越用心，得到的结果就越好，在修改上花的时间也会越少。如果你能养成检查电子邮件的习惯，检查和修改的速度也会提升。你会对自己常犯的错误很敏感，并且最终不再犯这些错误。经常性地检查修改会让你最终成为一名更好的写作者。
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无论未来电子沟通形式如何演进，本章中的方法都将适用。无论你写什么，以什么形式去写，都要注意明确自己的目的，体察读者的需求和关注点，这一点永远都是最关键的。信息需要简明，但更要完整。写作要有礼貌，同时也要注意语气与内容和读者的协调性。电子写作并不会变得私人化，它反而会更加公开化，因此刊登测试对你永远都是有益的。只要人类仍然是不完美的，在写作流程中校对环节就是必要的。无论电子沟通的新世界会为你带来怎样的新事物，现在你都已经准备好掌控它了。
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