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写贺词的目的很直接：为了认可和祝贺收信人取得某项成就、经历某件事。贺词能够使你的读者感到欣慰，让他知道你在关心他、支持他。比起模式化的贺词，你更应该花些时间用头脑风暴确定想写的内容，使你的贺词更特别。你知道他付出了怎样的努力吗？分享一下你的看法和回忆吧，你的贺词会更加有意义。在示范提纲中，我提供了一种组织贺词的方式。初稿的语气主要取决于你与读者的关系：越是了解对方，贺词就可以越温和，越个人化。在正式誊写在卡片上之前，最好先打一个初稿。在浏览初稿时，站在对方的角度想一想，设想一下如果是自己收到这样的贺词会作何感想。能不能写得更个人化一些，更有意义一些？对初稿进行修改，改到自己乐意收到这样的贺词时，就可以寄出了。
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示范提纲
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开头：针对具体的事件或成绩，明确地向读者表示祝贺。
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中间：让对方知道，这份荣誉是他应得的，他为此付出了许多。同时也可以告诉他，你为他感到骄傲，或是知道这件事你有多高兴。写得个人化一些。
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结尾：再次祝贺对方，祝愿对方未来一切顺利。
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这样做
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不要做
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·在贺词的开头就使用“祝贺”这个词。
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·要记住“恭喜啊”并不正式。对短信来说它很合适，但对正式写作来说就有些太随意了。
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·在开头的部分提及需要祝贺的事件。
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·根据你们的关系，在适度的情况下，越个人化越好。
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·对对方付出的努力表示赞赏。人们都喜欢得到赞扬，但他们更希望你知道他们付出了怎样的努力。
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·将注意力更多地放在收信人身上，而不是自己的身上。比如说，不要大篇幅追忆自己的大学毕业典礼，这会让重点从读者身上转移走。
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·以“祝愿取得更大的成绩”为结尾。
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·不要拖得太久。迅速地发贺词，这能让对方感受到你也在为这件事庆祝。
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·不要将这份成绩归结为“运气好”。可能你的本意是好的，但这样做就是在表示你认为对方不配或不该得到这样的成绩。如果他只是运气好，就不配得到祝贺，不是吗？
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·不要表现得很惊讶。同样地，如果你说“我从来没想过会看到这样的结果”一类的话，实际就是在贬低你的读者，低估这份成绩。
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·不要太夸张。要注意赞扬不要言过其实。虽然你的情感是真诚的，但这会让你的赞扬听起来不够诚实。
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·不要只是买现成的卡片然后签上字。哪怕只是几句话也好，根据你们之间的关系，确保这份贺词的内容与读者是有关联的。
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错误的例子…
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亲爱的珍妮：
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首先，请原谅我毫无缘由地将这张卡片寄晚了。我想让你知道，我一直都在惦记着你，只是工作实在太忙了。 卡尔为自己寄晚了卡片做出了大段的道歉，但它将贺词真实的目的转移走了，真实的目的应当是祝贺珍妮。他说寄晚了是“毫无缘由”的，但又试图让工作忙疯了成为借口。为了防止这种情形的发生，最好按时寄出你的贺词。
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听说你通过了资格考试，我真是太兴奋了！我知道你有多努力，也知道这对你来说很不容易。 可能是觉得太过愧疚，卡尔居然忘记了祝贺珍妮。不要只是暗示，要说出来！ 但你坚持了下来，并且通过了，我真为你骄傲。我知道这件事肯定看起来还很不真实。我还记得当年我通过了考试的时候，每个人都来祝贺我，但有好几个礼拜我都没有感觉到很高兴，而是感到很吃惊。那时我学得太辛苦，压力也很大。但你理应享受这份愉悦，你应该为自己骄傲。干得好！卡尔说了太多关于自己的事，在这种情况下，珍妮的事反而显得不重要了。卡尔本意是想与珍妮分享自己的经历，但他似乎没注意到对方可能不是这样想的，可能她不需要他的建议。
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爱你的卡尔