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好像我们总是有很多事需要抱怨：散架的东西、延迟的航班、粗鲁的收银员，这个单子可以一直列下去。投诉信可以把问题放到明面上来，从而找到适当的解决方法。
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但发泄和投诉是有差别的，理解这一点很重要。在投诉信里，这是完全不同的。发泄是为了表达问题引发的不满，而投诉则是以一种有技巧的、冷静的的方式让对方知道，发生了什么、需要怎样解决。无论如何，在投诉信中发泄是不会起到作用的。
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投诉信可以是一封信，也可以是一封电子邮件。比起邮件，信件显得更正式，也更有可能会引起关注，但这也与对方是什么机构有关。一些公司在网站上有反馈单，顾客可以前去留言。
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基本情况
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写投诉信的目的是让对方了解你的不满。你也可以要求对方解决问题，比如要求退款、换货或是道歉。投诉信的读者有可能是惹出问题的人，如果是在一个大公司中，更有可能是其他不相干的人。你需要考虑一下读者身份的问题，投诉时尽量清晰、冷静，心平气和地把问题叙述清楚，其实只要保持礼貌就足够了。如果你在信中大发脾气，羞辱读者，问题很可能得不到解决。如果事情很重要，你需要将所有内容头脑风暴一下。如果你对某件事非常不满，很可能就会漏掉一些内容。即便你只是打个初稿，也需要花些时间理一下想说的事情。
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组织好投诉的内容，这样能方便读者阅读。示范提纲能帮助你整理好信的结构。你应当将打初稿这一步纳入计划之中，并且至少要修改一次。第一次写得很有可能会不太好，可能会写得过长，会有太多与读者不相干的细节。你可以请一位朋友或同事帮助你读一读，看看语气是否妥当，描述是否简明，诉求是否清晰，是否有笔误或拼写错误。
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示范提纲
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投诉信应当简洁明了、重点明晰。
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开头：一开头就向对方说明，你是在对某件产品或某种服务进行投诉，说明你的诉求。
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中间：冷静地描述情况以及对你造成的后果。
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结尾：重申自己的诉求，提出一个双方都能接受的解决方案。感谢你的读者，告诉他尽快联系你的方式，给出最后期限。
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这样做
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不要做
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·如果你能找到负责人，直接将投诉信寄给他。一旦有了确定的目标，问题能够得到回复和妥善解决的概率也就增大了。
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·目标明确，将关注点放在希望解决的事上。
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·加入具体的细节，发生了什么？是何时发生的？
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·阐明事件造成的后果。有没有因为最终没有露面的服务人员而耽误了半天时间的工作？女儿是否被设计不合理的烤箱门割伤？是否因为背包丢失而耽误了用药的时间？如果有，写出来。
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·不要在气头上写作。虽然应该趁着记忆清晰的时候来写，但在动笔前一定要冷静下来。
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·不要表现出不必要的愤怒。一旦你在投诉时失去了冷静，对方就很容易会将你视为怪人。要保持冷静，并表现出专业素养，将目标牢记在心。你可以向家人或朋友抱怨，但不要在信里抱怨。
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·即便你很冲动，也永远不要使用侮辱性的语言。无论你有多愤怒、多失望，都没有理由表现得那么粗鲁。
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错误的例子…
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您好！
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今年七月，我在店内申请了杰克逊信用卡，申请已经通过了，在正式的信用卡邮寄到家前我拿到了一张临时卡。这张卡我用过几次，但我的正式卡一直都没有寄到，也没有收到任何结算单。
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上周二，我收到了一条来自杰克逊公司的自动语音信息，有账户问题要我回电。我把电话打了过去，和我通话的工作人员却说找不到我的账户。来回几次后，他告诉我他是破产部门的！他拿不到我的记录。之后他给了我另一个号码。
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我给这个号码打了电话，直接就进入了语音菜单，对方一直问我的账户号码，我当然没有了，因为我从没收到过卡，也没收到过结算单。在这个过程中，我根本找不到一个可以直接联系的人。最后我终于找到了一名工作人员。他接起我的电话后说：“请问您的账户号码？”我告诉了他我的姓名，也解释了一下发生了什么。之后他又问我的名字，可我刚刚告诉过他。我又和他说了一遍，最后他终于找到了我的账户档案。他要我确认我的账单地址，我告诉他我的地址是“明尼苏达州谢尔顿市威尔逊街1437号”。他告诉我这不是我档案上的地址，问我有没有别的地址。我说没有了，我都在这儿住了二十多年了。之后他又说，这不是我档案上的地址。我问他档案上的地址是什么，他说他不能告诉我。我要求和高级主管通话，他去了一会儿，最后告诉我说档案上的地址只是“明尼苏达州谢尔顿市威尔逊街”。这太荒谬了！难道这条街上只住我一个人吗？谁会认为那是真的地址啊？你们录入数据的人是白痴吗？ 小心点，虽然他们犯了个低级错误，但侮辱对方既并不能带来任何好处，也有失身份。 我给了他我正确的地址，他录入进了系统。之后他说结算单已经寄到之前的地址了，当然了，那个地址根本就不存在。 可怜的艾琳。我们都遇到过糟糕的客服，所以很能理解她的愤怒。但她讲得太长太细了，根本看不清她想从读者那里得到什么，看起来她只是在抱怨。
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