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·排版能使信件更易于浏览和理解。将大段落“打碎”成小段落，并在适当的地方添加数字或条目。
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·确保自己说明了下一步的行动。如果你需要潜在的志愿者与你联系，一定要将电话号码或电子邮件地址放在显眼的位置。
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·不要想当然地以为这件事是对的，人们就肯定会来帮忙。你的信需要激励他们主动提供帮助。
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·不要将志愿服务当作理所当然的事。你应当对他们的关注和努力表达感激之情。
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·不要用负罪感刺激读者。也许唤起罪恶感和呼吁承担责任只有一线之隔，一旦跨过这条线，你就会拉大与读者间的距离。
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·在没有想好需要怎样的帮助之前不要动笔。模糊的请求不会得到回应，如果你仍在考虑需要做些什么，可以召集志愿者举办探讨会。
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·不要写得太长。你的潜在志愿者也很忙，冗长而庞杂的信他们是不可能读完的。即便这封信来自于自己孩子的学校，大家也会将它视为垃圾邮件，不会从头到尾地读完。你的第一个字就要激起读者的兴趣，鼓励他们进行更多的了解。
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·不要使用长段落，人们是不会去读的。
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·版面不要有过多的设计，不要使用过多不同的字体、加粗和倾斜。毕竟排版只是为了让文章更易读，而不是显得更乱。
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…正确的例子
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亲爱的邻居们：
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我叫菲奥纳·戈尔曼，我和丈夫麦克住在福斯塔夫路1564号（就是那栋前面带玫瑰园的西班牙风格的房子）。菲奥纳进行了自我介绍，并为读者提供了了解自己的背景信息。今天写这封信是想组织大家在这个周六一起来清理麦迪逊公园。菲奥纳在一开始就向大家表明了自己写信的缘由。
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大家都知道，最近的风暴对公园造成了很大的破坏，市政府已经挪走了掉落的电线和大树枝，但仍有许多清理工作要做，由政府来做可能要等待数个月。我想如果我们都行动起来，几个小时内就可以让公园恢复使用。菲奥纳解释了为何需要志愿者的帮助。
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让我们周六下午12：30在公园集合，我和麦克会带一些修剪草坪用的袋子。请大家自己携带工具，我们要做的事有这些：
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·将小树枝和树叶扫拢在一起。
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·沿着麦迪逊大街修缮破损的栅栏。
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·尽可能地修缮滑梯。
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·为迎接即将到来的季节清理戏水池。将志愿者的工作明确列出来会有很大的帮助，这样人们就知道自己要做什么了。
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如果我们都能来帮忙，公园在春夏时就可以重新使用了！
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我和麦克希望邀请大家5：30的时候来家中做客，我们准备了一些玛格丽特酒 ^[一种传统鸡尾酒，多由龙舌兰酒、酸橙或柠檬汁以及橙味酒混合调制而成。——译注]和零食。
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如果你有意参加，请拨打555-123-4567（我们好知道该买多少龙舌兰酒）。期待周六与你相见！菲奥纳的招募信既友好又具有鼓动性。她既将活动讲得很有意思，又能让大家了解了参与的好处。
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祝好！
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菲奥纳·戈尔曼
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