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·如果打电话更合适，就不要写电子邮件。如果打电话能解决问题，就不要写电子邮件。这是在浪费你和读者的时间。
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·不要在邮件里涉及机密或私密的内容。即便邮件很安全，它也不是一种私人的交流方式。要谨慎一些，这是在保护公司，也是在保护你自己。
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·如果不是必要，就不要抄送他人。有时公司会告诉你应该怎么做，但在抄送他人前一定要仔细考虑。毕竟我们的邮箱里也有很多垃圾邮件。
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·转发邮件前想清后果。转发时记得看看前面有没有什么不能公开的内容。
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错误的例子…
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我和同事商量了一下，有些网页设计内容需要调整。整体来说我们很满意。但可不可以修改一下横幅广告的颜色，换成深蓝色？字体能不能稍微再大一点？现在看起来有些费劲。很多顾客都使用手提电脑浏览，所以这点对我们很重要。这点不知之后可否修改一下？“这点”是指什么？
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之前我们商量过，要把主页上不适宜的图片撤掉。伊莎贝拉的本意可能不想这样唐突。说得好像首页上有色情照片一样。
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鉴于要做这些调整，不如我们把上线时间推迟几周吧。6月17日怎么样？变更进度表对设计师来说是件大事，应该开头就提出来。放在这里很不明显。
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不知道可不可以做一个关于内容管理系统的说明书？这里写得太草率，明显没有经过修改。由于组织上有些问题，读者接受所有信息。
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此外，马可想和你谈谈人力资源网站上的安全漏洞问题。不知现在问题是否解决了？请尽快回复。这句是之后想到的，不属于这封邮件的内容。按常理来说，这条内容根本不该出现在邮件里。写信人最好直接打电话说明。
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谢谢。如果要礼貌一些，在开头应当称呼一下对方，结尾也要更恰当一些。
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…正确的例子
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乔恩：
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非常感谢你这版的网页设计，我们很喜欢。我们有些地方想要修改，所以想要推迟上线日期。你觉得改成6月17日可以吗？在信件开头就提醒乔恩上线时间有了变动。
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以下是我们希望修改的内容：
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·首页：之前我们就讨论过，希望能把照片换成全景照。
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·横幅广告：可否换成深蓝色？
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·字体：可否大一点？在笔记本上也要能看清楚。
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·内容管理系统：可否做一个说明书？
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这样的组织格式很容易浏览，乔恩一看就知道自己该做什么了。
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再次对你的工作表示感谢。我觉得网页最后看起来会很不错。如有问题请与我联系，也请告诉我6月17日的上线时间对你来说是否合适。伊莎贝拉再次提醒乔恩时间变动的事，同时请对方做出答复。
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祝好！伊莎贝拉的称谓和结束语都很有礼貌，展现出了积极的合作态度。
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伊莎贝拉
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以下三种情况不要发邮件
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