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·签名。
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·签名下方打印出姓名。
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·如果随信还有附件，邮件下方要有“附件”或“附”的字样，就在本页的最下方。标明附件的份数。
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·如果还将信件抄送给了他人，在本人姓名下方要标明“抄送”字样，就在本页的最下方。
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·语气不要太随意。商务信函比电子邮件更正式。
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·语言不要僵硬教条。商务信件的确是正式文件，但也不要太过模式化。要避免使用过度僵硬（如“根据您的要求，请查收”）或过于教条（如“署名”）的语言。
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…正确的例子
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亲爱的布朗夫人：
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周日在剧场遇到您真高兴。我总是希望能遇到赞助人，听说您一直来看演出，我真的非常高兴。感谢您长久以来对阿罗约剧院的支持。
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我看了一下文件，发现去年新排的一部剧很不错，叫《狐坡尼》，附上资料，希望您会喜欢。这部剧很有意思，我自己很喜欢。我会让温蒂看看有没有劳伦斯的联系方式。
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如果还有什么能帮到您，请告诉我。期待再次在剧院里看到您。下一场是《巴索洛缪市场》，11月20日开演。期待到时见到您！
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再次感谢您对阿罗约剧院公司的支持。
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艺术总监 耶利米·贝尔根
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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246463]
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5.备忘
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备忘是“备忘录”的简称，是一种内部业务沟通的形式，一般用来通知策略变更、时间变动、人员变动，以及其他公司日常事务。
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纸质备忘曾是公司内部沟通的主要方式。如今多数备忘都是电子邮件的形式了。有些机构在特定情况下仍会使用纸质备忘，比如在其他打印文件或材料上附一份备忘。无论是什么形式，备忘在办公室沟通中仍然占有重要地位。
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基本情况
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写备忘的目的一般是向同事传递信息，告诉对方该做些什么。备忘写得成不成功，取决于读者会不会阅读。人们总是觉得来自内部的信息不如来自外部的信息重要。为了获得读者的注意力，备忘录一定要易读，并且要说明内容的重要性。花些时间进行头脑风暴。一定要确保信息的完整。要从读者的角度去思考。要完成这项工作你需要给对方提供哪些信息？组织内容要以节约读者的时间为重。要在靠前的部分强调出这些信息的重要性。如果要求对方按步骤完成任务，那么一定要写清楚。可能的话送出前多打几次初稿。要展现出合作的态度，这样才有可能引起他人的注意从而与你合作。在修改时也要从读者的角度观察。看看信息是否清晰？读者能不能看懂自己要做什么？检查是否存在拼写错误和笔误。对于公司策略变动等比较重要的备忘，一般在送出前需要由管理层的人员进行核查。
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这样做
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不要做
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·始终明确写备忘的目的。一份备忘只有一个主题，不要做成不同信息的汇编。
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·把备忘发送给对的人。确保每位收到备忘的人都有阅读它的必要。
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·标题要言之有物。无论是发送电子邮件还是打印纸质版本，简明而具体的标题都能帮助读者了解内容。如果这是一封电子邮件，读者也能很快在收件箱中找到它。