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写道歉信的目的是让读者了解你意识到了自己的错误，并为给对方造成的伤害和烦恼感到抱歉。你也可以通过这个机会说明一下自己打算怎样解决这一问题。
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要理解读者，了解他的态度。你们的关系如何？对方是你的老板、客户，还是下属呢？他会对道歉信作何反应？只要表达得当，大部分人都愿意原谅他人。
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花些时间头脑风暴一下自己想说些什么。敷衍了事的话还不如不道歉。要从对方的角度思考，点出最重要的问题。
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道歉信要认真组织，道歉的部分放在最前面，其他解释和计划放在后面。可以参考示范提纲中的结构。
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你的语气取决于问题的严重程度，以及你和读者间的关系。除非道歉的内容简单直接，否则一定要在寄出前多打几次初稿。调整语气可能会比较棘手。一旦完成了初稿，可以休息放置一段时间，之后再从读者的角度修改一下。一定要保证道歉信真诚，没有携带抵触情绪。同时还需要注意避免笔误或其他错误，这会让道歉信显得无关紧要。
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示范提纲
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商务致歉信应当简洁明了，直切要害。
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开头：承认给对方造成了伤害，并为此致歉。
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中间：解释原因，保证不会再次犯错。如有可能，可以说一说采取了哪些防止事件再次发生的措施。
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结尾：再次表达歉意，让对方了解自己很重视这段合作关系。
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这样做
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不要做
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·造成伤害后尽快致歉。拖延只会让事情变得更糟。
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·道歉。直截了当地表达歉意。如果让读者觉得你在搪塞，只会适得其反。
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·尽量简洁。致歉也是一种商务沟通，因此也要简单明了。
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·真诚。
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·给出解释。让读者了解原因。对方有权利得到解释，知道你并非有意针对他。
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·如果你正在处理这个问题，可以让对方知道你在做什么。
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·如有可能，向对方保证不会再犯错。
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·不要找借口。犯了错，承认了就是。你不必自责，但也不要表现得没什么大不了。
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·不要怪罪他人。如果确实是他人的过错，你可以在后面做解释，但不要因此逃避自己的责任。
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·不要责怪读者。像“我很抱歉，但你也不应该……”这样的道歉肯定不会有好结果。有时我们不敢承认自己犯了错，会无意识地责怪对方。这点很难察觉，因此要加倍留意。
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·不必低三下四。要保持自己的尊严。
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·不要给自己制造法律风险。尤其当你代表公司向客户或顾客道歉的时候，要注意不要触及自己无法承担的法律风险。如果对此有所顾虑，可向主管或法律顾问咨询。