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·道歉。直截了当地表达歉意。如果让读者觉得你在搪塞，只会适得其反。
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·尽量简洁。致歉也是一种商务沟通，因此也要简单明了。
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·真诚。
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·给出解释。让读者了解原因。对方有权利得到解释，知道你并非有意针对他。
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·如果你正在处理这个问题，可以让对方知道你在做什么。
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·如有可能，向对方保证不会再犯错。
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·不要找借口。犯了错，承认了就是。你不必自责，但也不要表现得没什么大不了。
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·不要怪罪他人。如果确实是他人的过错，你可以在后面做解释，但不要因此逃避自己的责任。
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·不要责怪读者。像“我很抱歉，但你也不应该……”这样的道歉肯定不会有好结果。有时我们不敢承认自己犯了错，会无意识地责怪对方。这点很难察觉，因此要加倍留意。
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·不必低三下四。要保持自己的尊严。
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·不要给自己制造法律风险。尤其当你代表公司向客户或顾客道歉的时候，要注意不要触及自己无法承担的法律风险。如果对此有所顾虑，可向主管或法律顾问咨询。
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错误的例子…
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亲爱的同事们：
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今天早晨在员工会议上我的表现很不得当。亨利应该在开头就表达歉意。他批评了自己的行为，但并没有道歉，削弱了道歉信的力度。
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老实说，因为大家在开会时习惯性地迟到，我感到压力很大所以“发作”了。他把自己的“发作”归咎于员工的“习惯性迟到”。与其说是在安抚大家，不如说是疏远了大家。发火确实是有缘由的，但要把这部分和道歉分开。 大家也都知道，我正在制定明年的最终财务报表，看了很多资料，又在为简的位子挑选候选人。昨天我从上午8点一直开会到晚上6点。亨利写得太长，这里已经开始抱怨了。
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希望我们能重新走上正轨。我很喜欢和大家一起工作，希望未来的工作能平稳顺利。
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祝好！
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亨利
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…正确的例子
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亲爱的同事们：
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今天早晨在员工会议上我失态了，对不起。我的行为很不得当，向大家道歉。亨利在一开头就真诚地致歉，为自己的行为承担了责任。
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可能很多人都知道，最近我有很多紧急的工作，压力很大。但这并不能成为我失态的借口。我会和贝丝一起制定更加可行的会议时间表，希望这能够提高我的工作效率。亨利解释了自己失态的原因，并且告诉大家自己正努力消化掉这些压力。如果下次贝丝再发会议通知，肯定会督促大家准时参会，解决迟到的问题。亨利并没有责怪别人。
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再次向大家致歉。我很喜欢和大家一起工作，希望未来的工作能平稳顺利。亨利在结尾处再次道歉，并对未来持有乐观的态度。
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祝好！
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亨利
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