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写表扬信有几个目的：可能是肯定某人的成就和表现，也可能是表达感谢。这样的信能加深双方的联系，表达良好的意愿。此外，这也是对某人成就的一种正式的认可：它会被放进员工的档案中。这样的材料在未来遇到奖励或晋升时会起到重要的价值。你的读者可能是当事人，也可能是他的主管。但即便你是写给本人的，也要从他主管的角度思考。头脑风暴时，选取那些最能反映当事人行为的细节。如果一个人非常有礼貌，很好，如果这份礼貌能帮公司赢得一个有价值的客户，那就更好了。示范提纲为你提供了一种组织结构。一般初稿都很长，尤其在你回忆事件的时候。最好一次全都写出来，之后再进行修改，这时既要修改长度，也要修改措辞。
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示范提纲
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表扬信需要简单明了。
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开头：让读者在一开头就了解你的写作目的。
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中间：描述当事人做了哪些事，这些行为对你有什么影响。
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结尾：在结尾处重申目的，对读者表示感谢，表达良好的祝愿。
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这样做
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不要做
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·及时表扬。时间间隔短，效果也会更好。
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·寄给正确的人。试着去寻找当事人主管的名字。
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·在第一句话或是第一段的最后一句话说明自己的写作目的。
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·对成就和成果进行细致的描述。展示出自己对事件的熟悉程度。
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·表达出成就对公司的价值。向读者展示出这一成就给公司带来的价值，这才是表扬信的价值所在。
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·不要草草了事。既然已经决定要写就要花些时间，给当事人带来真正的帮助。
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·不要涉及任何机密信息。表扬最主要的目的是让大家都看到。有谁能看不是你能控制的，商业类的表扬信有时还会挂到网站上，所以要确保信里没有尴尬或责怪他人的内容。
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·不要写得太长，要简洁。
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·不要提出实质化行动的建议。不要在表扬信中提议升职加薪。读者知道自己该做什么。
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·表扬一个人时不要打压其他人。
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·不要让他人觉得这封信是当事人授意你写的，或对方告诉过你要写什么。自愿写的表扬信才更有价值。
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错误的例子…
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敬启者：如果能直接寄到具体负责人的手里，会更有效果。
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上周六，也就是5月5日的时候，我在商场3层的贵店购物。当时我正在为准备出席朋友的婚礼选衣服。就在我挑选时，贵店的员工帕特丽夏·本斯曼过来给了我很多帮助。这样的事很少发生，所以引起了我的注意。本来我没有抱太大希望，但帕特丽夏给了我惊喜。她知道有多少存货，也知道设计师的名字，真的帮了我很大的忙。这是在间接批评其他员工帮不上忙。她给我展示了一些很不错的衣服。我找不到合适的尺寸，她给了我一件类似的更娇小的衣服，并告诉了我尺寸。我对她的推荐非常满意。如果卡罗琳能花更多时间凝练一下内容，这部分会变得很有说服力。
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我知道帕特丽夏目前只是一名临时员工，正在申请富尔顿（Fulton’s）的全职职位。真不知道你们为什么不留住她。让她管理一个部门都没问题！这是读者现在的工作……比起富尔顿其他聊着天、忽视顾客的员工来，她明显要好得多。可能这是真的，但卡罗琳不能为了表扬帕特丽夏而牺牲别人。最好把关注点集中在帕特丽夏身上。请给她升职吧！最好不要在表扬信里涉及与人事相关的话题。
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祝好！
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卡罗琳·沃尔斯
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