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图7-11 作为文本框的自选图形
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文本框内的文字可以像其他文字一样被编辑；文本框内的文字不会在提纲中显示。
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如果文本框边界和文字离得太近，使用者可以通过“格式”下拉菜单中的“自选图形…”进行调整。选择“文本框”标签，改变内部边距防止文字和文本框边界拥挤重合。通过“自选图形”对话框还可以改变文本框内的文本对齐方式。
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技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 7.3.8 将PowerPoint文件转换为PDF文件
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如果使用者对所有的工作都很满意并且希望将自己辛勤的劳动成果保存下来，那么可以考虑将PowerPoint文件转换为PDF文件。
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便携文档格式（Portable Document Format[1],PDF）是由Adobe Acrobat创建的文件格式。文件里的图片可以在任何平台上查看，不论你使用的是Windows、Apple还是UNIX系统。如果将PowerPoint文件存为PDF文件，文件里的字体、颜色、图片与它们被创建时的一模一样（如图7-12所示）。注意，有些在PowerPoint中制作的动画 效果和艺术效果可能在PDF文件中不能正常显示。
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图7-12 某些版本的PowerPoint允许使用者通过将文件发送到虚拟PDF打印机来将文档保存为PDF格式
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为了使用PDF文件进行展示和演讲，演讲者需要在计算机上安装Adobe Acrobat或者Adobe Acrobat Reader。Reader是免费的，一旦下载安装，在任何计算机上都能打开并阅读PDF文件。
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要使用Acrobat或者Acrobat Reader来放映幻灯片，首先应启动Adobe Acrobat或者Adobe Arcobat Reader程序，打开将要展示的PDF文件，在“窗口”下拉菜单中单击“全屏模式”。单击鼠标左键就可以翻页，也可以使用键盘上的方向键前进和后退。若要结束放映，那么可以敲击键盘上的ESC键。
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全屏模式也提供了很多可选的幻灯片过渡方案，使用者可以通过“首选项…”菜单中的全屏模式标签进行更改设置。
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[1]原文Portable Data File有误，应为Portable Document Format。——译者注
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技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 7.3.9 幻灯片中的颜色搭配
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如果使用者的目的是设计具有吸引力的、易读的幻灯片，那么应当认真考虑文字图片和背景之间的高对比度的问题。有些专家推荐深色文字搭配浅色背景，还有一些专家推荐浅色文字搭配深色背景，如果对比足够强烈且文字容易阅读，那么选择哪一种都不重要。
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我们习惯于阅读白纸黑字，这也是典型的高对比度的颜色搭配。但对于将要投影的图片来说，如果背景颜色过亮，投影仪发出的光线将会照亮房间的一部分，强光太过耀眼，演讲人可能很难看清屏幕。下面是对于幻灯片中色彩搭配的一些建议：
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·如果在深色背景上使用浅色文字，最好选择“sans serif”字体并且加粗，这会使文字容易辨认（如图7-13所示）。
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图7-13 “Sans serif”字体
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·尽管很多PowerPoint的模板都使用它，但不得不说浅蓝色和中蓝色的搭配对于创建高对比度的幻灯片将会是非常糟糕的选择。如果非要使用蓝色，那么最好使用海军蓝或者夜空蓝作为深色背景，也可以选择浅蓝色作为浅色背景。
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·大概10%的人会在某种程度上受到色盲问题的困扰，最常见的情况是不能区别红色和绿色，因此，不要同时使用这两种颜色。尽量使用图案和纹理而不是颜色来区分文字以方便那些受色盲困扰的听众。
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·颜色在不同的计算机上显示的效果不同，计算机和投影仪上的显示效果也会不同。很多的彩色显示器都有调节颜色的方式。当演讲人希望将计算机上屏幕上的图像投影到大屏幕上时，也许会发现两者的颜色看起来略有差别。如果投影投影到屏幕上的颜色与你的幻灯片的颜色相同，那么对于演讲至关重要，否则演讲人就需要花费时间来校准投影仪。即便是按照投影仪手册上的说明一步步操作，这也非常耗时。如果颜色的显示效果非常重要，那么演讲人可以考虑使用自带的投影仪并提前做好调整和校准工作，另外，放入新的投影灯（老的灯泡的颜色也许会有偏差）并且带着备用灯泡以备不测。