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1863年3月之前，在费城、纽约与路易斯维尔，卫生委员会又建立了三个办公室。这三个办公室同华盛顿办公室一道，共同承担了搜集全部233家军事总医院伤亡人员信息的职责。卫生委员会官员并不是在医院中坐等伤病员的到来；“战斗的枪炮声一旦停息”，卫生委员会工作人员便同救援工作者们一起走进战场编写伤亡者名单。“在一群工作人员为伤员减轻肉体痛苦之时，另一群工作人员则在竭尽全力鼓舞这些受苦者，使他们确信，他们在故乡的朋友将即刻得知他的确切情况。”[18]
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在“医院人名录”问世的第一年中，人们向它提出了约13000条具体问询，其中的9203条得到了答复。截至1865年初，官方登记簿上已记录了超过100万个姓名。搜集所有这些人的信息可不是件容易的事。
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1863年7月4日，“医院人名录”华盛顿办公室的约翰·鲍恩离开首都前往葛底斯堡，去获取那场他已得知具有重大意义的战役的伤亡名单。但五天之后，他抱怨道：“报告书提交得十分缓慢，这既令人生气又使人难过。”幸存者更关心的是照料伤者与埋葬死者，而非报告他们的命运。鲍恩“根据观察”发现：“只有在军官们闲下来的时候，他们才会注意到我的通信。”在这场战役结束近两周后，鲍恩已将8000名葛底斯堡战役死难者的姓名录入他的记录簿。但他谈道，“医院人名录”的记录从没有像现在这样“因不完整而如此杂乱无章……如此令人不满”。
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战地医院的报告错漏百出，常常没有注明日期，字迹也总是因“用颜色极浅的铅笔写成”而难以识别。为完成任务，医院人名录负责人雇用了额外的帮手，甚至还“侵占了员工的‘主日’”，因为这一任务似乎是一种可被允许在周日进行的“慈善工作”。但是，葛底斯堡战役巨大的死亡数字对刚刚问世的“医院人名录”的工作能力提出了挑战。在这场战役结束六周后，死伤人员的登记仍旧不甚完整，令人痛心。[19]
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许多询问士兵状况的信件没有得到答复，这些问询信上只标注着三个字——“未发现”。但有时，“医院人名录”也会向士兵亲属传达十分令人欣慰的消息。当理查德·迪林所在团被要求提供关于他的情况时，他亲自对此进行了答复。他愉快地报告说，自己“还活蹦乱跳的”。
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“威尔德内斯系列战役期间，在弗“威尔德内斯系列战役期间，在弗吉尼亚州弗雷德里克斯堡的美国卫生委员会护士与官员，摄于1864年”。国会图书馆。
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然而，“医院人名录”负责人却也常常向士兵亲人提供因“痛苦的确实性”而令人悲痛欲绝的信息，以此来消除他们那“折磨人的牵挂”。“医院人名录”华盛顿办公室的主管描述了问询者每天亲自前来打探消息的景象：“自从儿子参加的上一场战斗以来，一位母亲便一直未收到任何关于他的消息；她希望儿子还安全，只是想来确认一下。但现实终究无法逃避，我们不得不告诉她，她的儿子已倒在了‘联邦的祭坛’上；她痛苦的泪水喷涌而出，似乎将永不停止……一位面容苍白嗓音颤抖的父亲，虽然害怕但又急切地想知道儿子的情况，他被告知，他的儿子现住在不远处的一家医院；……热泪顺着他的面颊流下，未吐一字，他便离开了房间。”[20]
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在1864年春弗吉尼亚州的几场血腥战役中，格兰特的部队在七周内便伤亡65000人。在那之后，“医院人名录”华盛顿办公室几乎挤满了前来打听消息的士兵亲友。1864年6月的一份报告宣称：“问询者的人群从来没有像现在这般迫切而焦急……造访者常常在早上6点便包围了我们的办公室，而直到夜里11点我们才能关上门，在重复每天例行的救济与安抚工作之前获得亟须的休息。”同威尔德内斯战役、斯波齐尔韦尼亚战役与科尔德港战役那无休止的压力相比，一年前葛底斯堡的三天屠杀实在是相形见绌了：这三场战役一个接一个，格兰特将军力图以此给他那在人数上处于下风的敌人以致命打击。[21]
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大多数人向“医院人名录”办公室提出问询的方式，是写信而非亲自造访。这些信如今流传下来，为我们提供了一扇可以从中窥见战争损失的悲惨细节的窗口。1863年3月，彼得·威廉斯从密歇根州写信问询道：“我在万分焦虑中写下这几行字，向您打听……我哥哥阿瑟·威廉斯的下落……我已有五周没有收到他的来信了……他可能已经死了，请您在收到这封信后尽快回复我。”为寻找儿子，纽约州的苏珊娜·汉普顿在葛底斯堡战役结束两个月后给“医院人名录”费城办公室写信说道：
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我的儿子是纽约州志愿兵第72团A连的一名士兵，您可否在方便时尽早告诉我他是死是活？如果他还活着但受伤了，请您发发慈悲告诉我他伤在哪里，他现在躺在哪儿，以及他是否得到了照料。如果他死了，噢！务必请您让我知道，以消除我的焦虑……我已经听说了各种各样关于他以及他的悲惨命运的传闻，这些传闻快要把我逼疯了。[22]
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在所有引人注目的故事中，约翰·鲍恩发现自己尤其被一位少妇的忧伤所吸引。这位少妇担心，她的丈夫不是死了而是抛弃了她。但她不打算静静忍受她自认为遭受到的不公。“别名为比迪·海斯的比迪·希金斯女士”，是一名为费城一个望门服务的女佣。她给“医院人名录”办公室写信，寻找她的丈夫、纽约州炮兵团士兵彼得·海斯，别名希金斯（后者是他的真实姓名）：
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九个月前，在费城洛根广场18号天主教大教堂的神父主持下，我以“希金斯”的姓氏嫁给了他。他在西费城合众国总医院工作了15个月，去年6月被派往了他现在所在团，我想是如此。但自那以后，我便从未收到过他的来信。他从未给我写过信，尽管他来过这儿很多次，非常清楚我的地址。这让我有些怀疑，他大概也许在之前已同别人结婚了；他对我恩爱有加，我们从来没有拌过嘴，甚至也从来都没说过气话，因此，他若是抛弃了我，那真是太糟糕了。既然你们是个帮助穷人的组织，我想拜托你们帮我找到以下问题的答案：1.彼得·海斯来自哪里？他的家人和朋友都有谁？在参军前，他在哪里定居？这样我便可以给他们写信，问一些有关他的情况。或许您可以在问他下一个问题前问他这个问题。2.他为何从不给我写信，甚至不告诉我他在哪儿，也没有给我寄过一分钱？要知道，我身体一直很不好。我认为他从前不是个在道德上沉稳可靠的年轻人。我一直以来都是一个端庄朴实、品质优异的人，这毫无疑问。我也从未追求过男人，直至他在我嫁给他的一年前出现在我所服侍多年,且给予了我最优秀品格的这个家族。
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请尽快回信，我实在太忧心忡忡了。“别名为比迪·海斯的比迪·希金斯女士”。[23]
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鲍恩决心要“尽自己所能帮助比迪·希金斯女士，我认为她是受到了残忍的对待”。然而，当鲍恩收到她的来信一周后，她便亲自出现在人名录办公室，说她已经收到了丈夫的一封来信，信中还夹有钱和一张银版照片，她期盼着丈夫能在几天后的休假中回到故乡。“因此，比迪没事儿了。”在比迪的卷宗上，“人名录”一位工作人员潦草地写道。她是一个幸运的人。[24]
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最终，卫生委员会估计，它成功地答复了70%的问询。尽管内战结束后该机构的报告承认，这一服务“在本质上”同委员会起初期望做的任何工作都不同，但“它或许是委员会所从事的全部工作中……最令人满意的一项”。尽管卫生委员会搜集了那些冷静客观的数据，也尽管它在寻名的工作中贯彻了令人宽慰的官僚机构的秩序与纪律，卫生委员会的工作人员仍身不由己地成为了人道主义者与多愁善感的人。[25]
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无论人力还是物力都落后于北方的南部邦联，也同样面对着信息匮乏的问题。而且，南部的情况比北方还要严重。在内战前，作为北部标志的民众志愿组织从未在南部大量涌现；在内战中，南部也未曾发展起如卫生委员会与基督教委员会那样的集中化的慈善组织。然而，南部邦联人也同样试图使伤亡士兵信息的搜集工作以及将这些信息传达给士兵亲属的方式制度化。例如，路易斯安那州士兵救济协会便承诺，它将为“故乡的朋友”提供在弗吉尼亚州服役的路易斯安那州征募兵的情况；而中央协会与南卡罗来纳州救济站则致力于为南卡罗来纳人搜集信息。南部宗教组织的报纸，常会将医院调查记录汇总起来，然后印制成列有伤亡者消息与所在地点的“士兵寻找指南”。[26]
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不那么有慈善倾向的个体，也试图填补人们对信息的需求。在整个弗吉尼亚州，许多南部人在战场上从事经营活动，以雇用代理的身份，帮南部邦联士兵的家人搜寻信息。1864年春，南卡罗来纳州著名的米德尔顿家族的18岁儿子在弗吉尼亚州失踪了。他的父亲奥利弗雇请了一位代理予以帮助。这位代理遍寻军营与医院，来打听这名失踪士兵的下落。小奥利弗已在科尔德港战役中阵亡，但无论是在所有战地医院进行搜寻，还是向南部邦联监狱专员询问，抑或到卢考特营联邦监狱打听消息，再或同他所在连的士兵谈话，这位代理都只是无功而返。“我仍将努力打听您儿子的准确命运。”P.亨特承诺道。最终，这位父亲从一位朋友那里获悉，他的儿子已死在了战场旁的一间农舍中，并得到了其坟墓的详细地址——农舍旁的一棵苹果树下。这个男孩的临终遗言令人安慰：“告诉我的父亲，我死得像个米德尔顿家族的人。”老奥利弗立马便安排人马将儿子的尸体运回故乡。[27]
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在北部的城市，企业家们也使自己成为了有偿代理，帮助亲人们寻找失踪的士兵。例如，一家坐落于纽约市布利克街的企业，便称自己为“美国军队代理处”。1864年，在《哈珀周刊》（Harper’s Weekly）上，这家企业刊登了一则广告，声称它将为“合法继承人寻找在战斗中伤亡士兵的下落”。作为对其努力搜寻的回报，他们将要求获得阵亡士兵的一部分欠薪，抑或其遗孀的一部分抚恤金——这便是他们的服务专门面向“合法继承人”的原因。[28]
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缺失的士兵死亡信息所具有的重要意义，既有情感层面的，也有实用层面的。在南部，家属在索要士兵欠薪与南部邦联丧葬补贴——军官每人45美元，征募兵每人10美元——时，必须要同时提供死亡证明。军队记录的保存有很大缺陷，以致——如亚拉巴马州欠薪与丧葬补贴申请主管所言——因为“副官与监察长所反复下达的指令未被充分领会并遵从”，“死亡的事实与日期常常不能确定”。最常见的情况是，缺失的证明材料，不得不用从死亡士兵所在连的指挥官那里获得的“最终陈述”来替代。1862年，北部通过了一则法案，旨在为罹难士兵遗孀，以及依靠死亡士兵过活的姊妹与母亲提供抚恤金。这一法案也规定，那些想获得这一福利的人，需要提供相似的证明材料。想要获得所需材料可不是件容易的事儿。一些代理声称，自己是同联邦或南部邦联部队官僚机构沟通的专家。殷实的家庭便常常雇请这些代理提供帮助。[29]
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“我还健在”。威廉·德雷顿·拉瑟福德于1862年“我还健在”。威廉·德雷顿·拉瑟福德于1862年7月6日致萨莉·费尔·拉瑟福德的电报。南卡罗来尼亚那图书馆。
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即便人们可以获得关于士兵的准确消息——通过报纸伤亡名单、通过慈善组织办事处，抑或通过雇用代理——这些消息也是在很长时间之后才被送到士兵亲属手里的。数周或数月的等待是司空见惯的。例如，在南卡罗来纳州，威尔德内斯系列战役的首份伤亡名单在战斗结束十天后才出现在报纸上。也无怪南部邦联的一位军官乘职务之便——加之他的家人又碰巧住在一个电报线旁——在每场战役后都给家里发一封电报，只是为了道声“我还健在”。[30]
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