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窃意必须有一人焉，总揽其事，而其人必阔达大度，沉毅有谋，与各路同志皆有亲密之关系，而又不厌烦，当四处照管得及，无所偏倚，无所挂漏，然后脉络贯注，乃能有济。
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其时正值王觉任母亲病重，保皇会为总局物色新的负责人，康有为和徐勤“皆称麦（孟华）为天下才”，梁启超则不仅“疑其下之未有用命之人”，也怀疑其本人的才干，以为“麦太密而沈，此可以当一面自成一事之人，而非能统全局之人也。凡用人贵当其才，以麦而当大局，是取其所短也，必拒人于千里之外而已”。
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照梁启超看来，徐勤“必可以当此局也。舍兄之外，无他人也。刚协助兄或可也，不审同人肯以此权授之否耳。然刚亦当办自当一面之事，兄一人任之已足也”。他还进一步为徐勤谋划:
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大抵办事，宜讲分劳之语。各画一图界，而各务于界内之责任。如兄既任总持之事，则不宜更务方面之事。其任方面者，亦不问总持之事最妙也。兄既任总持，或眼疾为痊，置一书记可也。
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至于具体当办之事有四，其一，勤通各路信件，大埠保皇会每水一信，小者或隔一水一信，“盖有商量，则增热力无限。……而内地办事诸豪，尤宜通信极多，否则隔阂而冷也”。其二，效法《水浒》的宋江，“网络豪杰，为第一要事，吐哺握发求才若渴，闻一人有志有识者，则卑礼尽诚以招纳之”。其三，“待人公心，唯才是用，无畛域之见”。其四，“专布置自外通内之气脉各事”。[54]
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不过，用徐勤来改变港澳总局的散漫状况，只是梁启超的一厢情愿，或者说徐勤总持，可以使梁较多地了解港澳总局的内情，因而在他看来确有改善。而康有为的印象却相当负面。徐勤接手港澳总局后，以目疾为辞，极少复信康有为，不报告财政收支情况，也不回应康关于办事用款的各项指示。康有为开始慨叹指责之余，还予以谅解，他接到5月21日徐勤的来信，答复道：“弟目疾可念。既劳如此，而又不能节省人事，奈何。湘南还可令邦办汝。镜如母疾如何？吾重念之。当有事之事[时]而汝等或以侍疾，或己有疾，皆增念念。”嘱咐徐勤要照常行乐，逍遥任事，以免于养生有碍，于办事有损。[55]又指示:
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港澳办事，当分内政、外交、理财、书札……
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一、事多人散，宜有专责。惜镜母病半年，汝又目疾，从何分起，令吾叹憾。大概言之，湘之综核，可专理财；雪之开诚，可专外交（二事寿皆可邦办）。而镜总内政，此合中之分也，如日本内阁之法。
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一、 刚、智、雅、实、南村、云、颖、克及办事各子，有事可公议。
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一、 克书札苦甚，可选人助之，如伯燮之流。
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一、树园病愈不，念念。若愿管学则整顿之，否则散之，可截此示之，愿办事则商之。[56]
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湘，叶湘南；雪，徐勤，号雪庵；寿，邝寿民；刚，梁炳光；智，张学璟；雅，罗伯雅；实，刘桢麟；南村，张棠荫[57]；云，欧榘甲；树园，韩文举；颖，王濬中，字颖初；克，不详[58]；伯燮，劳焜。
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宜广鸠人办事，即如打电、查电、复电、写信、报事、复信、谋议皆须数人同在一处立办者，乃不误事。……汝与湘南、南村宜三数人同住一所，一密室终日商办。树园、春孺、季雨极精密可信，皆宜招同一处办事，因各密事不欲外人知之。孺通西文，极亲信之人，有令其歇学来否？若夫翼、刚、瀛诸君若在，随事公商，其它可信之人亦然，但事须极密，人须极择耳。[59]
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翼，陈翼亭；瀛，陈紫瀛[60]；春孺[61]、季雨（康有霈）[62]，为康家亲戚。
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此后，康有为不断就港澳总局的人事分工发出指令，开始计划勤王正军由广西攻湖南，叶湘南随军入湘联络，因为“湘南熟楚中，此去必以得长沙为要，一得长沙，大事定矣。且黄泽生亦惟湘乃识，故吾欲湘行，管粮台。若翼不欲，亦可从军，商办一切极要（当以此晓翼）”[63]。后来认为“湘精密有才，或可留之佐汝，总持一切”[64]。
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鉴于徐勤“平日最能发书者”，而主持港澳总局以来，“乃忙至不能发书”，叶湘南到港后，康有为令其“总诸事，会同勉办，乃一概无书电来，雪固可责，汝亦可怪”，造成消息顿绝，调度不灵。康有为知“一人必不能兼营”，再度调整安排，于6月27日分别指示徐勤和叶湘南:
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后此内事筹划、接信电、复信电，湘可专之；其应接人士，抚绥豪杰，则勉意气激扬，能感动人，勉则专任外交可也，与湘分职。若镜能出，则湘、镜总之。尚恐事多人少，树园、季雨（春孺亦可）皆极密，可入办事。惟虽总外交（是总抚豪，尚不可见外人也，恐有泄），尚须力戒性直口疏之弊乃妥。
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既定湘总要事，湘少接人而专办此事，多设箱部，如开一铺然。一切书札谋划皆归湘总持，收发、指挥、复信及电，湘一人尚虑不足，树园、季雨、春孺三人（寿民亦可，易一亦可，须人多些，且可会议，岑襄勤亦如此），必以一二人同办乃可，否则仍恐不办。
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并严词告诫叶湘南：“今定以勉为外交，汝总复信及内中筹划事，后此有时不报，惟汝是问。”[65]以后又补充道：“管帐寿民、湘南可会同办理，支发收发，季雨亦可帮办。”[66]
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港澳总局原以澳门《知新报》为基地，但香港便于汇款、交通，所以当勤王筹备加紧进行时，港澳总局的主要活动地移至香港。康有为提出：“港太近城，且人多口杂，行事易泄，不如还澳之为佳，留春孺、寿民、季雨接应足矣。惟澳无夜船，恐误事，可商之。”[67]从后来情况看，这一建议并未实行。1900年7月，康有为指示港澳总局办事诸人将各埠保皇会汇解之款，港中额支公款细数及额外支款，以及所购军械弹药发往各军情况，均按月造具收支存贮总册，“一存港，一报星洲”[68]，则港澳总局的重心仍在香港一方。
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