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01 改变视角
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“浅田，你把刚才开会的内容总结一下。”
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我在丰田工作的时候经常要总结开会内容。
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当然这里的“总结”指的就是“总结成一页纸”。
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现在总结成“一页纸”对我来说是小菜一碟，可我刚进公司那会儿，却是完全摸不着头脑，因为当时我根本不知道应该怎么“总结”。
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“序言”中我也提到过，虽然丰田要求员工把所有资料都整理成“一页纸”，但却没有一个固定的规则或形式。这种整理方式的本质其实是“整理思维”，当时公司内部也没有人用语言将这种方式整理出来，所以上司也不会具体教你应该怎样去整理。
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但是，正因为没有明文规定，所以丰田员工的日常业务中才出现了几个“思维整理＝总结小贴士”的做法。
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接下来我将介绍我在丰田学到的三个小贴士。
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第一个是“要将信息或资料整理成可以向别人解释说明的形式”。
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“会工作”的人有一个共同点。
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不管是计划书、报告书、会议记录，还是汇报的资料等，他们的目的都是向别人解释说明，而不是为了自己看。
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这也可以使“整理信息＝整理思维”变得更加轻松。
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第一个告诉我“要将信息或资料整理成可以向别人解释说明的形式”的是我以前的一位上司。
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不管什么时间、什么场合、什么主题，只要别人问他问题，他都能条理清晰地回答上来。
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有一天，一个同事问他：“为什么所有问题你都能毫不犹豫地回答上来呢？”
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上司告诉他：“我为了能随时跟我的上司解释说明，平时很注意听别人说话和读资料。”紧接着又说，“不管是否有紧急情况，我一直在这样做。”
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听完之后，我恍然大悟。
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因为当时的我觉得“总结”是为了自己而做。
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但是上司告诉我，“总结”要做到“领导或其他人问你时，你能回答上来”。这时我才知道原来是“为了其他人进行总结＝整理自我”。
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并且之后我也知道了“以向别人解释说明为前提进行思维整理”，可以使整理信息和思维更加轻松。
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举个例子，比如我们现在要写一个处理投诉的报告书。
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有位顾客投诉我们公司的商品“不好用”，我们需要总结处理情况。
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你是否觉得很难下手呢？
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那么假设现在的前提是“让上司理解情况”。
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为了满足这个前提，我们脑中就会浮现出几个疑问，比如上司想知道什么、为了让上司满意应该写到何种程度、以什么顺序书写，等等。
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