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丰田一页纸极简思考法 05 “重新整理”可以提高工作效率
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有时候从客户那里拿来的资料，你是否觉得很难读懂呢？
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每当这时我都会“将资料重新整理成‘一页纸’”。
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当我还在丰田工作的时候，我经常要参加广告公司的展示会。虽然只有负责人才能直接听展示会，但我要在展示内容的基础上得出一定结论，并向上司汇报，取得上司的意见。
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为了向上司汇报，我就有必要把内容复述一遍。
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这时我一般不会原封不动地使用原资料，而是使用自己整理的“向上司汇报”的“一页纸”。
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因为展示时用的资料是为了让与会的人讨论的，有些大家都知道的东西经常被省略掉。
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但是有的人就直接照搬原资料，最终导致项目失败。
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假设现在要开一个“官网更新”的展示会。
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这时对方的资料中，由于“为什么要更新官网？（目的）”等基本信息是双方已知的，就被省略了。展示阶段的资料中一些基础信息经常被省略，资料中只会写具体方案。
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也就是说，从非负责人的角度来看的话，资料经常“不完整”。
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拿着这份“不完整”的资料给上司看，上司能否做出正确的判断？如果能用口头加以补充说明的话那自然最好，但有时候你是没办法确保有足够的时间去解释说明。
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有时候没能将情况清楚地传达给上司，反而还要“再让广告公司的人来一次”，这样不仅耽误自己公司的时间，还耽误对方宝贵的时间。
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所以遇到这种情况时我都要重新整理资料，将“更新的目的”等被省略掉的信息补充上，做到让上司看一遍“一页纸”就能明白目前的情况。方法与之前讲过的一样，要具备“一览性”“框架”“主题”这三个要素。
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虽然看起来这项操作很麻烦，但通过重新整理资料，也可以掌握自己对内容的理解程度。
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有的时候自己觉得都明白了，但实际“重新整理”时发现有的地方还是不太清楚，这时就需要跟对方重新确认一次。
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其实这也是丰田的“当事人意识”的一种体现。
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如果某项工作不是自己直接负责的，就可能会出现偷懒、推诿给别人等情况，就算对方的资料有不清晰的地方，但自己也当作看不见，直接拿给内部人员看。
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有“当事人意识”指的是，为了防止这些情况的发生，认真对待每一项工作，肩负起重任。通过“重新整理”这一动作，就可以真正地“提高当事人意识”。
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在我看来，这项操作虽然看起来很麻烦，但其实反而能“缩短时间”。
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制作“一页”简单易懂的资料，向上司的汇报也更顺畅，也能更快地取得上司的意见。虽然制作资料需要花费一些时间，但汇报以及取得意见的时间缩短，从整体来看，时间大大缩短了。
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还是不懂的人，可以算一算究竟占用了自己和刚才讲的“上司和客户”多少时间。我相信大家就可以明白究竟哪种方法效率更高了。
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当自己读不懂资料时，不要坐视不管或者推卸给别人，试着自己重新整理一次资料，不仅能提高工作效率，还能节省双方的时间。
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