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下一个社会的管理（珍藏版） 第3章 从电脑普及到信息普及
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据我们所知，世界上第一届管理大会是由德国邮政总局组织召开的，时间是1882年，大会只邀请邮局的首席执行官参加，而大会的主题则是如何不畏惧电话。结果没人出席，受邀者都觉得受到了侮辱，他们完全不能接受自己还得使用电话的想法，因为当时只有下属员工才用电话。
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20世纪60年代，当我和IBM一起共事，探讨如何让高层管理者习惯使用电脑的时候，我想到了刚才这个故事。当时我们当中某些人已经意识到，电脑并不只是某种新鲜时髦的玩意儿，而是会大幅改变，甚至从根本上改变产业结构和企业经营方式的工具。信息将会成为未来主要的生产力要素。
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当时，IBM的董事长小沃森想到一个好点子，他认为我们应该召集所有的IBM首席执行官来开会，探讨如何进行“电脑普及”（Computer Literacy）。事实上，就是在那个时候，我们发明了“电脑普及”这个词。
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然而，我立刻劝说小沃森放弃这个绝妙的点子，我告诉他德国邮政总局的故事：“你跟他们的处境相当，没有人会来参加，对他们来说，这太不可思议了。”
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25或30年前，要举行这种会议是根本不可能的。而再过30年，举办这类会议又变得没有必要，因为今天首席执行官的位置将会由他们孙子辈的人来接管。
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任何一个熟悉现在十一二岁小孩的人，都不会对我看望我的小女儿和外孙时所看到的情景感到惊讶。我外孙13岁，很优秀，现在已经不再沉迷于电脑了。他跟我说，电脑除了做平行处理很好之外，已经是小孩子的玩意儿了。但他还是挺关心电脑的，他告诉我：“外公，老爸的电脑已经跟不上时代了。”
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挺可笑的吧？我女婿是物理学教授，主管着美国最大的非军事电脑设施之一，应该说是如今最先进的电脑了。但我外孙说得没错。
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等他们这一代长大，接替了我们的工作以后，我们就不会再谈什么电脑扫盲的问题了，就像我们不会再讨论怎样才不怕打电话一样，我5岁的外孙女就能打电话到世界各地去。
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我外孙当然不是唯一通晓电脑的人，在美国，他这一代人全都精通电脑，这是美国领先世界其他国家的地方。在日本，“电脑普及”才刚刚开始，而在欧洲，则连听都没听过。我太太的侄儿和外甥住在德国，他们的小孩完全不懂电脑，虽然小孩的父母都是科学家，也都使用电脑，但是对他们来说，让十来岁的小孩熟悉电脑的想法，还是新奇得很呢。
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即使我们在这方面领先于其他各国，我们其实也没有达到我们应该达到的水平。为了自我保护，我们必须了解电脑，10～15年以后，我们不但会把了解电脑视为理所当然的事情，同时也会逐渐了解信息。
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现在还很少有人能做到这点。
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大部分的首席执行官仍然认为，收集首席执行官所需要的信息是首席信息官的工作，这显然是一个谬论。首席信息官只是一个制造工具的人，而首席执行官才是工具的使用者。
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举例而言，我最近打算修理客厅里的老式沙发，这个沙发我三年前就该修理了。于是，我到五金店，问老板哪一种修家具的铁锤最合用。我不会问他我应不应该修理沙发，因为这是我该做的决定。我只找他买合适的工具，而他只负责把工具卖给我。
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几年前我让人来我家安装传真机的时候，曾找来电话工人替我拉条新的线路，他很热心，四处看了看，然后对我说：“你的传真机恐怕放错了地方，我认为放在那边会不太方便。为什么不放在这儿？我可以马上帮你拉条线到这儿来。”但是，他不会告诉我传真应该发给什么人，也不会告诉我传真的内容应该怎么写，这是我的工作，他的工作只是给我工具。
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首席执行官必须承认，如果电脑只是一种工具，那么怎样使用工具的决定则需要使用者自己来下，他们必须学着承担“信息责任”。这就是说首席执行官要问自己：我工作中需要什么信息？应向谁索取？用什么方式得到？应什么时候得到？还有，我应该给其他人什么信息？用什么形式传递？应该什么时候给他们？遗憾的是，大多数人还是期望首席信息官或者其他技术人员解答这些问题，这其实是行不通的。
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我在克莱蒙特一个很小的研究生院里做着教学工作。大约12年前，我们想盖一栋电脑教学楼。我们击败了斯坦福大学和耶鲁大学，获得了大量企业捐款，因为我们在提案中这样写道：“也许这所学校在10年后不会存在，如果我们做得不够好的话，那么这栋大楼的存在就没有必要了。但是，10年以后，还会有电脑工程师以及设计软件的人。到那时，电脑科学作为管理学院单独学科的时代将一去不复返。”
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我们之所以能得到企业募捐，完全是因为我们的承诺：在10～15年后，我们就不必再花费这么多时间，来培养制造工具的技术人员。我们当然需要技术人员，但是使用工具的人会知道如何运用工具，制造工具仍然很重要，但却是一种纯粹技术性的工作。
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所以，我们第一步就是要承担“信息责任”，也就是要问自己：为了完成目前的工作，我需要什么信息？信息以什么方式存在？这时，信息专家才可以告诉你：必须用这种方式而不能用那种方式来获取信息。其实，这个答案不是很重要，因为这是纯粹技术性的答案。而关键的问题是：我什么时候需要信息？从谁手中能得到信息？以及，还有哪些人需要我手头的信息？
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我们正利用信息改造着现有的组织结构。现在首席执行官一谈到消除管理层级时，就会将信息看做是一种组织结构中至关重要的因素。在一个组织中，我们经常会发现，大部分的管理层根本不在管理，他们只是把组织里微弱的信号放大了，并在组织的最高层和基层之间传来传去。我想大部分首席执行官听说过信息理论的第一法则：每一次的传播都会使噪音加倍，信息减半。这也适用于大部分的管理层级。这群人既不管理任何人员，也不做任何决定，他们只会增加企业的噪音。如果我们将信息看做组织结构中至关重要的因素，就可以不需要这些管理层级。
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可是这样就会产生更多严重问题，例如我们到哪里寻找晋升机会？将来只有少数公司的管理层级会超过两三层，首席执行官能接受“组织层级越多代表组织越不健康”的观念吗？这违反了一个基本规则，很少有人能够在二十六七岁前跻身管理层，你必须在一个职位上工作5年，不但要学习工作内容，同时也要证明自己的能力。当然你还必须足够年轻，才有希望在50岁之前被提拔为高级管理层。光是这样，你的公司就必须设有至少3个管理层级。
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如果你把过去的通用汽车公司与现在的通用汽车公司做个比较，就会发现该公司已经精简了许多。通用以前有29个管理层级，这表示除非一个人能活到210岁，否则他是不可能被提拔到公司最高层的管理职位的，这显然仍是通用公司的问题之一。
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晋升机会从哪里来？我们如何奖励和肯定员工？我们如何培养员工来承担更宽泛意义上的工作？
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这些都是更大的挑战，我们还不知道问题的答案。我们只知道这会使我们付出比过去更多的钱。金钱会比过去重要得多：过去的30年里，我们经常用头衔来代替金钱，迅速提升员工的头衔，但薪水却增加得有限，这种时代已经结束了。
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更重要的是程序的变化。当我们学会把信息当成一种工具后，就知道信息的用途是什么，我们需要什么信息，什么形式的信息，何时需要，从哪里得到之类的问题。当你一一检讨这些问题时，就会知道你需要的信息是什么，真正重要的信息的确不能从信息系统中得到，你的信息系统只能给你提供一些内部信息，但只看一家企业的内部信息是不会有成果的。
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