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把碎片化时间用起来 [:1702309803]
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“无须秘书”就能看清工作
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通过具有一览性的计划表，只能抽象把握的“时间”变得能够用眼睛看到。我们的另一个课题是使“工作的布置”用眼睛能够看到。
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我们通常会把稿件的截止日期和联络事项等工作记录到计划表中。因此，如果计划表能够一览，那么工作在某种程度上也能够一览。如果我们用红色标记未处理的重要案件，就能明白还剩下多少工作。
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只是，要想把握工作的分布情况，这种方法是不充分的。原因是，第一，这种方法不能标示出工作之间的区别，比如撰写稿件和联络事项间的区别；第二，这种方法不能标示出工作的重要程度，虽然用颜色区分是能够做到的，但这并不充分。
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在这里，请注意重要程度和紧急程度是不同的事物。即便截止日期还早，也有重要程度比较高的工作，写论文等就属于这种情况。一般情况下，重要的工作需要比较长的时间，所以截止日期比较靠后。如果我们只看计划表中的主要处理事项的记录，那么把这样的工作往后推的危险性就比较大，进而造成“明天也可以做的工作永远做不了”的后果。
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TO-DO板（“无须秘书”）
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因此，只要制作与计划表不同的“TO-DO板”就好了。“TO-DO板”是通过将撰写稿件、制作资料、回信、整理房间等各种各样的工作，一件件地分别写到不同的小型便利贴上，并将便利贴贴到纸板上制作而成的（写在便利贴上的大部分工作与写在计划表里的工作是重复的）。
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将便利贴按类别纵向分开排列，重要程度越高的越往上贴，已经处理的就揭下扔掉。
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这个板就能够帮助我们一览未处理工作，因此能够让我们把握要做的工作的整体情况。曾经是“点”的工作通过计划一览表变成了“线”，又通过TO-DO板，作为“面”被我们把握。我们可以参照这个TO-DO板，按照工作的重要程度来分配时间。
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TO-DO板的另一个效用就是能够确认“工作只有这些”，从而使精神上变得轻松。如果是普通的手账，由于不能一览工作的整体情况，我们就会有“是不是还有没做完的工作？”这种模糊的精神负担。因此，还是把记住工作列表这种工作交给TO-DO板，让大脑专心从事更富有创造性的工作比较好。
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使用便利贴是为了便于编辑。如果写在纸上，由于已经处理的事情也会留下来，因此看起来不方便。如果是便利贴，就能自由地贴上、揭下、移动，并且能够用颜色区分，因此用起来比较方便。
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这样的板用电脑也可以制作，但是纸质的板更方便。但是电脑输入比较麻烦，我们可能一不小心就会忘记输入必要的工作，而为了满足随时翻看的需求，也是使用纸质的板更好。此外，为了便于携带，将这个板放入手账比较好。
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但是，如果能在某种程度上牺牲便携性，就不一定要将这个板放进手账。自己用厚纸做也没有关系。我的TO-DO板是将33cm×50cm的厚纸对折制作而成的，我把它放进包里随身携带（这是对用于包裹杂志的厚纸封皮的废物利用。折痕结实，非常方便）。
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我的记者朋友也是这种板的爱好者。据我的另一个女性朋友说，在这种板上贴上漂亮的纸，将其当作手提包的隔板使用也很方便。听说东京工业大学教授今野浩先生也长年使用TO-DO板。只不过今野浩先生认为，不使用便利贴，而将工作安排以月为单位写到纸上，然后将已经处理过的工作消去这种方式更好。
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把碎片化时间用起来 [:1702309804]
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通过“需要立刻做的工作笔记”看一天的工作
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上述两种做法用于以从数周到数月为单位的计划安排，关于一天中的计划安排，只要下相似的功夫就可以。
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但是，不需要相当于计划一览表那样的东西。因为一天中的时间流逝，每天都是重复的，因此比较好把握。此外，表盘式的表任何时候都能够看到，即使不特别下功夫，也能把握时间。
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需要的是如前所述的TO-DO板的短期版。就把这个叫作“需要立刻做的工作笔记”吧。写在这里的工作是需要在数小时内处理的，是打电话、复印、把文件拿到隔壁科、向某某确认某事等，没有必要写入手账的工作。
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在我们想起这些工作的一瞬间就应该将它们一件件地写在纸上，然后把纸用长尾夹夹住，其间如果有与之相关的工作，就用订书机将它们固定在一起，外出时随身携带，处理完就扔掉。如果不能在当天内处理完，就把它放到信封里，写上“×月×日未处理完案件”的标题，然后将其放进文件夹(4)。如果过了好几天，这个案件仍然没有处理完，我们就把它也记录到TO-DO板上。
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这个笔记的寿命比较短，为几个小时到几天。因此，需要大量不用在乎成本、可以毫不吝惜地使用的纸。做这种笔记，我一般使用复印过文件的废纸（我的身边经常有一些如果全部堆积起来大约有1米高的废纸）。这些纸的使用成本为零，而且纸质相当好。我不仅会把这些废纸放到桌子旁，还会把它们放在家中和研究室中的各个地方，以便能够随时记录。
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为了达到这个目的，也有很多人使用便利贴。似乎在工学系的学者中，使用便利贴是很普遍的，听说还有把便利贴贴在手掌上的人，我的某个朋友就直接把笔记记在左手腕上。
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把碎片化时间用起来 [:1702309805]
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通过十年计划表来看人生所拥有的时间
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