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(2)计划制订方法的启示
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启示1:用日志预测未来
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在制订计划的过程中,去年的记录将发挥很大的作用。由于在工作中,以一年为周期进行的工作比较多,所以,只要参照去年的记录,就能大致明白今后会发生什么、一年中的什么时候工作比较集中等情况,这可以说是某种对未来的“预测”。
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利用这一点,我们可以制订工作计划。比如,在工作繁忙时期,不安排出差。另外,像从什么时候开始准备期末考试(作为老师需要准备出题)以及整理用于写贺年片的地址簿比较好呢?诸如此类的事情,虽然我们每年都在重复做,但不可思议的是,年一过就忘了。
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如果我们能坚持写业务日志,记录下每天所做工作的概要,就能详细地了解去年所做的事情。即使做不到这一点,只要参照去年的手账,我们也能明白很多事情。
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启示2:自己限定期限
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回首学生时代,有很多人会感慨“虽然学生时代更辛苦,但时间的密度比较高”。“入学考试成为很强的时间限制,考试之前的时间都是有限的。因此,只做重要的事情就好。进入社会之后,没有了这种时间限制,我们好像有了能延伸到永远的时间段。因此,时间转瞬即逝。”我想很多人都有这种感觉。
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一般情况下,如果没有时间限制,我们很容易无所事事、浪费时间。要想改变这种状况,就应该针对重要的工作,确定截止日期。只是,由我们自己确定的截止日期没有强制力,很难被遵守。虽说“今天能做的事情不要拖到明天”,但实际上,这种情况往往会变成“今天不要做明天能做的事情”,因此,我们需要确定具有较强强制力的截止日期。
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要想确定具有较强强制力的截止日期,就要与他人做个约定。如果是研究活动,就要设定发布会。即使不是像学会发布那样正式的发布会也没有关系,在即使是人数比较少的聚会,这样做也能发挥相当强的强制力。
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我们还可以设定更一般的期限。在这里,也可以利用海外旅行。在人为确定的截止日期中,去海外旅行是最强有力的。去海外旅行需要我们很久以前就制订好计划,旅行期间我们不能做日常的工作,从而消磨掉一周左右的时间。这样,我们旅行之前会变得很忙,忙到每次坐上飞机系上安全带的一刻,就会想“这次也活下来了”的程度。不过,作为一种摆脱易于单调的日常生活的手段,海外旅行是极其有力的。
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启示3:将计划安排告知相关人员
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很多工作都不能仅靠一个人完成,需要多人共同合作。即使是乍一看像是单独作业的工作,很多时候也需要他人的协助。这种时候,我们需要事先将自己的计划安排告知相关人员。
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首先,为了不让对方产生“中断综合征”,这一点是必要的。在提交稿件,过了很长一段时间之后,校对的工作会突然袭来,这种情况经常发生。此外,由于校对的工作往往还设定了严格的时间限制,原本的计划就会被打乱,变得难以应对。其实不仅仅是校对,类似的情况是我们无论如何都想避开的。
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其次,计划安排的预告对自己来说也是必要的。回想一下在第一章中所述的“拖延症”吧。在这里的一个问题就是得不到他人的协助,只要事先告知他人自己的计划,就能避免这种情况的发生。
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启示4:以一个口袋原则防止重复预约
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重复预约是指在同一时间安排了两件事。这种情况有多恐怖,哪怕是只经历过一次的人也能切身体会吧。
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防止这种情况发生的基本原则就是“把计划表限定为一个”。用《“超级”整理法》中所使用的语言来表达的话就是“一个口袋原则”。只要没有同时记录到那个计划表中,就不做约定,要严格遵守这个原则。
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在某个聚会上确定下次日程的时候,出席者会用电话联系秘书。因为秘书管理日程安排,而他本人没有决定日程的自由。如果擅自做安排,就可能引起大的混乱。如果回去之后,把在外出中制订的计划的笔记让秘书转录下来,肯定会出岔子吧。什么事情都要联系秘书,似乎颇为不便。但是,由重复预约所导致的损失要比这个成本高得多,因此,这是合理的行为。
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事实上,即使自己一人管理日程安排,也会发生重复预约的情况。边接电话边把要事写在身旁的纸片上,然后忘记将其转录到计划表中,这种情况最常发生。即使是为了防止这种情况的发生,也有必要养成一种习惯,即,能够无意识地实行“只要没有同时记录到计划表中,就不做约定”这种原则。
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我的失败——重复预订的噩梦和“谜一样的预约事件”
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在某次会议席间,一张便条传到了我这里。我一看,是家里来的电话,是另一个研究会的关于我担任会议主席的事情,便条上写着“大家都到齐了。代理主席暂且在主持会议。希望你火速赶来”。彼时实在是太为难了!因为30分钟后,我也必须得在这边的会议上做报告!
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还有一次。在大学的研究室中正接受采访时,其他的访客突然出现。说是事先约好了。“请您在外面稍等一下。”我恳求他,他答应了,但是看起来好像很不满。这也难怪,要是我遇到了同样的事情,也会相当生气。
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这样的重复预约,我现在想起来,还会冒一身冷汗。幸运的是,最后总算顺利地渡过了难关。但是,我经历过无数次因为(日期)几乎相撞而惊出一身冷汗的情况。不知是不是这个原因,在我的梦里,有时会出现重大的意外事件。例如忘记出席有数百名听众的演讲,却去别的地方出差等这样的噩梦。
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