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启示4：以一个口袋原则防止重复预约
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重复预约是指在同一时间安排了两件事。这种情况有多恐怖，哪怕是只经历过一次的人也能切身体会吧。
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防止这种情况发生的基本原则就是“把计划表限定为一个”。用《“超级”整理法》中所使用的语言来表达的话就是“一个口袋原则”。只要没有同时记录到那个计划表中，就不做约定，要严格遵守这个原则。
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在某个聚会上确定下次日程的时候，出席者会用电话联系秘书。因为秘书管理日程安排，而他本人没有决定日程的自由。如果擅自做安排，就可能引起大的混乱。如果回去之后，把在外出中制订的计划的笔记让秘书转录下来，肯定会出岔子吧。什么事情都要联系秘书，似乎颇为不便。但是，由重复预约所导致的损失要比这个成本高得多，因此，这是合理的行为。
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事实上，即使自己一人管理日程安排，也会发生重复预约的情况。边接电话边把要事写在身旁的纸片上，然后忘记将其转录到计划表中，这种情况最常发生。即使是为了防止这种情况的发生，也有必要养成一种习惯，即，能够无意识地实行“只要没有同时记录到计划表中，就不做约定”这种原则。
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我的失败——重复预订的噩梦和“谜一样的预约事件”
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在某次会议席间，一张便条传到了我这里。我一看，是家里来的电话，是另一个研究会的关于我担任会议主席的事情，便条上写着“大家都到齐了。代理主席暂且在主持会议。希望你火速赶来”。彼时实在是太为难了！因为30分钟后，我也必须得在这边的会议上做报告！
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还有一次。在大学的研究室中正接受采访时，其他的访客突然出现。说是事先约好了。“请您在外面稍等一下。”我恳求他，他答应了，但是看起来好像很不满。这也难怪，要是我遇到了同样的事情，也会相当生气。
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这样的重复预约，我现在想起来，还会冒一身冷汗。幸运的是，最后总算顺利地渡过了难关。但是，我经历过无数次因为（日期）几乎相撞而惊出一身冷汗的情况。不知是不是这个原因，在我的梦里，有时会出现重大的意外事件。例如忘记出席有数百名听众的演讲，却去别的地方出差等这样的噩梦。
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我还曾发生很多“谜一样的预约事件”。比如，手账中只写了时间，却没有写要办的事和地点，也没有写对方是谁，所以也无处问询。在记这个笔记的时候，因为是显而易见的事情，所以我就忘记写下来了。大概是有客人预约来研究室的事，但如果是需要我到某个地方去，那就麻烦了。在研究室里等待那个时间一点一点地临近，真是血液都要凝固似的恐怖。幸运的是，到目前为止，来客都在我所猜测的场合如约出现了，我因此得救了。虽然那个人可能并不知道我为什么与往常不同，显得和蔼可亲。
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虽说如此，由于未必经常携带计划表，因此在对方打来电话等的时候，就会发生一些突发情况。因此，需要进一步核对。为此，关于聚会、演讲、采访等工作的邀请，我一定会让对方发来传真。然后，我会在接收纸张的右上角写上日期，再按照时间顺序将其保存起来，并随时与计划表进行对照。在难以拜托对方发传真的时候，我就自己写到纸上，然后将纸放到专门收纳这类传真和纸片的地方（需要说明的是，这并不是第二个口袋，它只是第一个口袋的备份）。
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由于发生重复预约所要耗费的成本非常大，所以即便有发生重复预约的微小可能，也有必要事先消除，虽然我们为此要花费很多的时间和精力，但也不能省略。
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（3）对突发情况的应对
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未来无法预测
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每次读时间管理方面的书，书中都会写道“不能漫无计划，要有计划地行动”。然而，实际上这并不是那么容易做到的。因为在制订计划的时候，难以预料的各种情况就会发生。因此，即使你以为自己慎重地制订好了计划，但计划还是会被打乱。对于计划安排来说，“未来完全无法预测”是本质上的问题。
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对于这个问题，以往的关于时间管理方面的书并没有给出一个令人满意的答案。或者说，那些书的作者甚至都没有意识到这个问题是本质问题。因此，这些书在现实世界中并不实用的情况比较多。
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事实上，即使是在第一章中所说的“滞留工作”，也有可能是在撰写论文这项工作产生之前就已经约定好的事情。也就是说，在制订那个计划的时候，我们没能预测到之后会有重要的工作出现。
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按理说，当条件发生改变的时候，我们必须重新推敲之前制订的计划。但是，已经“滞留”的约定无法更改。所谓计划安排是指不可逆转的工作，它从根本上不同于在一年的开始就了解一年中所有的工作都是什么，只是不知道应该如何安排这些工作这样的问题。
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演讲者无论身体多么不适，也一定要出现在会场。只有业余的兼职人员才会说出“突然不太方便，不能去了”这样的话。仔细想想，这真是做出了一个可怕的承诺。我的一位朋友曾经说过“演讲就是预约产业”，确实如此。把绝对不能更改的约定安排到难以预测情况的未来的某个时间点，且之后要在这种不确定性所带来的恐慌中前行，这就是接受演讲这件事的本质意义。并且，虽然会有程度上的差别，但这也许是接受所有工作所共通的一点。
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“超量”制订备用日
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应对不确定性的基本方法就是事先保留备用时间。也就是说，要事先设定一个没有任何安排的时间段，把这个时间段当作缓冲期来使用，而不是把计划安排得满满的。
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等将来出现极其重要的工作时，可以将它安排在备用日。即使在演讲会之前运气很不好，感冒了，只要在此之前留有备用日，就能因此得到休养直到康复吧。如果正在写论文的时候突然有其他工作插入，也可以利用备用日进行应对。
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但是，如果什么突发事件也没有出现，备用日就会被浪费（当然，你也可以把备用日用于消遣和休息）。然而，即便如此，设置备用日也是合理的。
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