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依然重要的信函
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虽然信函在即时性方面存在问题，但它依然是重要的联系手段。首先，对方有可能没有传真机。即使事务所里有传真机，如果是私人的事，也没法用传真发送。
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另外，即使能够使用传真，有时也会存在基于“社会上的一般看法”而想用信函联系的情况（不过，这是被上述“旧习”所束缚，并不具有合理的理由）。
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即使是在使用信函的情况下，事务性的文件也还是用文字处理机来写比较好。此时，如果使用带窗口的信封，就可以将收信人姓名与正文印在同一张纸上，这样就比较方便。
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也许有人会批判这样“没有温度”。然而，单从事务性文件本身来看，如果是手写且不能辨读发信人的地址及姓名，会更让人困扰（就我个人而言，由于我会收到很多未知的读者来信，这种情况经常发生，因此我很苦恼）。另外，在这里，“80%拙速原则”也很重要，也就是说，“比不发信要好得多”。
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另外，在给长辈或上司写私信的时候，我会用文字处理机打草稿，然后再用手誊写到信纸上。在认为“文字处理机是誊写机器”的人看来，这的确是正好相反的使用方法，但我认为这才是文字处理机的正确使用方法（只不过，在这里，我也被旧观念束缚了）。
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基本原理——使用书面形式联系
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上述情况的基本原理是什么呢？那就是“要用书面形式联系”。
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传真相对于电话的优点其实正是使用书面形式的优点。到目前为止，我们所说的“传真”实际上也正是“瞬时传达的文件”的意思。
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正因为是书面形式，所以才能做到不用配合要联系对象的时间，跳过开场白直接进入需要看的地方，然后慢慢地看那一部分，这种优点是只有书面形式才有的。省略固定形式部分也是因为是书面形式才能做到的，由此所带来的节约时间的效果以及时间自由的效果（即在自己方便的时候进行阅读或回复）是极大的。“文件”真是人类发明的伟大的时间机器。
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在整体的事务处理中，“从口头到书面”的原则在进行时间管理方面是非常重要的，关于这一点，我将在第四章中进行讲述。
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（3）按时间顺序排列的电话簿和地址簿
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花费时间的是寻找电话号码
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在联系事务中最费时间的是寻找对方的电话号码和地址。“想打电话，但没有电话号码；想写信，但不知道地址”，这种情况频繁发生。比起联系本身，在很多情况下，这些事情更花时间。“一分钟就能写完的信，却花了一个小时去找地址”，这种情况经常发生。
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针对这种情况的常识性回答也许是“做一个电话号码簿和地址簿，然后经常更新”吧。也有人会提议“如果有个人电脑，就用数据库软件做一个电话号码簿吧”。
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确实，如果要联系的对象少且固定，也许这样做比较好。但是，如果要联系的对象变多，单单是制作电话号码簿就是一项辛苦的工作。此外，电话号码也会因为工作调动等原因发生变化，因此必须频繁更新，这很费工夫。与工作单位的电话等有关的信息的有效期平均只有一年半。假设存有1000个人的电话号码，那么每天就会有两个人的电话号码失效。如此，我们是否还能做到经常更新电话号码呢？实际上，即使好不容易制作了电话号码簿，最后变成“保存的尽是些旧且无法使用的电话号码”的情况比较多。
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按照时间顺序整理的通信簿
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是否应该制作电话号码簿以及地址簿并保存下来，要根据联系的频率而定。如果不是经常联系的对象，常见的模式就是“一定期间内频繁联系，工作一旦结束就不再联系”。因此，不要把所有的电话号码都存入电话号码簿，而选择以如下的方式进行处理更为便利。
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·我们在日程表中填写会面的约定时，也要问一下对方的电话号码，然后将电话号码写到日程表中。
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·如果是初次联系对方，要将自己以某种方式查到的对方的电话号码以及地址填写到联系当天的日程表中。
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·另外，要事先将记通话记录的笔记本放在电话机旁，在接电话的时候询问对方的电话号码，然后写下来。
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这就是“按照时间顺序整理的通信簿”(3)。正如在第五章中所述，“超级”整理法的基本原则是“对于流动的信息，要按照时间顺序进行整理”，这正是应用了上述原则，之后参照时，我们可以根据日期很容易地找到需要的电话号码和地址。
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实际上，在很多情况下，这要比记载到普通的电话号码簿及地址簿上方便得多。如上所述，我们会在一定时期内与某个对象频繁联系，为此，我们只要打开最新时间的日程表以及电话记录，就能马上找到电话号码。而如果是普通的电话号码簿，由于电话号码簿里还留有不再联系的电话号码，因此要找到需要的电话号码，有时是很费时间的。
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