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将发信记录用作地址簿
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使用文字处理机时，我会保留有发出传真或者信函的记录，这个记录中记有对方的传真号和地址。因此，发信记录本身可以被当作地址簿使用。通过电子邮件通信的方式，一旦普遍化，我们接收的信件就能被存储在个人电脑中，这样就很容易检索，且非常方便。
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如果我们将这些记录也按照时间顺序保存，就很容易找到。如果再巧妙地取个标题，就更容易找到。
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如果这样做仍然找不到，就搜索硬盘的全部内容。只为寻找一个人的地址就要查找甚至几百兆的硬盘区域，这乍一看似乎是个愚蠢的方法。本书全书大约有0.2兆，如果是200兆的硬盘，那么就要查找相当于1000册本书的区域。但是，电脑进行的搜索是自动且高速的，因此很实用。电脑的高速性正迫使我们对信息管理的常识有个大的转变。
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通信簿的制作方法
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在按照时间顺序整理的通信簿中的人当中，也会出现今后会频繁联系的人。如果要联系这样的对象，就必须要参照日程表中旧时的记载，很不方便，因此我们要把这样的对象的号码转记入一个单独的号码簿。为了实现这个目的，使用电子手账会比较方便。因为电子手账会自动帮我们按照五十音顺序重新排列依次输入的名字。只不过，将名字输入并编辑到电子手账中极其麻烦。因此，还是将数据传送到电脑中，并用电脑管理原始通信簿比较好。
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在不得不使用纸质的号码簿时，按照什么样的顺序写是个问题。即使想要按照五十音顺序进行分类或者按照工作单位进行分类，也会由于事先不知道应该在各区段留有多大的空间比较好，而比较麻烦。有时可能某个项目留有空白，而另一个项目空间不够。如果空间不够，我们就会在别的地方写，这样就会造成混乱。因此，不进行分类而是按照时间顺序填写更高效。
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另外，关于发送贺年卡所用的地址簿，我建议尽量用电脑进行管理。市面上有好几款印刷明信片收信人姓名的软件在发售，如果使用这个软件，就能在短时间内印刷收信人姓名。对于每年要发几百张甚至更多贺年卡的人来说，这个软件就是必需品。如果原始通信簿中保存的信息是正确的，那么就不会再发生写错名字和地址的问题。另外，忘记写“先生（女士）”的问题不再发生也是使用这个软件的很大优点。
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此外，对于经常使用的电话号码，事先在电话机上贴上贴纸，在贴纸上写上该电话号码，会比较方便，这也可以说是“当下号码簿”。最近市面上出售的电话机虽然有快速拨号功能，但我并不认为它很方便。因为保存号码比较麻烦，而拨号所花的时间并不长。所以除非每天拨打某个相同的号码好几次，否则就不太实用。
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要站在对方的立场上考虑问题
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在进行联系时，一定要将自己的联系方式告诉对方。另外，一定要写看得懂的文字。由于书写速度过快，而让人既看不懂地址又看不懂名字的手写信函和传真相当多，我认为以上是最低限度的规则。这不仅是为了对方，也是为了自己。因为如果对方不知道你的联系方式，你就收不到必要的回信。
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然而，这个规则未必会被大家遵守。因此，有时我们发个回复很费工夫。而且即便最初记载有联系方式，但在第二次以后的联系信件中，省略联系方式的情况比较多。另外，在回信中不写联系方式的情况也比较多。人们一般很容易认为“因为是由对方主动联系的，因此对方肯定知道这边的地址、号码”，但事实未必如此。联系方式无论重复多少遍，都绝不是无用的。此外，如果使用我在（2）中所述固定形式的回复用纸，那么联系方式就会被自动记载下来。
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另外，在用电话自报姓名的时候，要站在对方的立场上，要说得清晰易懂，这也是最低限度的规则。如果在突然打来的电话中只被告知名字，有时接听者会不知道对方是谁。
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打去电话但对方不在时，我们要将自己的电话号码告诉对方。在有求于人的时候，我们可能会觉得有些难以表达，但实际上，也许对方查找电话号码反而要费一番工夫。
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在很多情况下，官员的调任问候卡会使用封口的书信，信封表面会写上自家地址，而正文中会写工作单位地址。为什么要这样做呢？是为了区分私人与公职人员吗？但是，这样一来，要作为地址簿保存下来会非常不方便。所以我希望大家能改掉这种奇怪的习惯。
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保存起来更为不方便的是“大人物”的名片。
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这些“大人物”的名片上只写有头衔以及名字，没有写联系方式。我从来没有见过写有联系方式的阁僚或者知事的名片。而且，这些名片上的信息量少，但尺寸却比普通名片大。我并不是不明白这些“大人物”想将自己的名片与普通老百姓的名片区分开的心理。也就是说，那些大人物会认为“要是名片上写上联系方式等，就会降低身份。人们应该理所当然地知道像我这样的大人物的联系方式”。
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但从收到名片的这一方来说，这实在是不方便。虽然不怎么会给阁僚或者知事打电话，但有时会给他们写信。那时，即使有对方的名片，也起不到任何作用。
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“这个名片到底是用来做什么的？”这是我永远猜不透的谜。我希望不要用名片的尺寸而是要用其他方面来显示人物的品格（代表日本某个大企业的社长的名片上就详细地写着联系方式）。
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第三章 小结
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1．电话的缺点
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·工作被中断。
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·电话在接电话的那一方还没准备好的时候打来。
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