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只过必要生活 不保留超过一年的资料
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虽然资料的电子化在日益发展，但是日常生活中纸质资料仍然不可或缺。比如家庭订阅的报刊杂志、收到的邀请函、广告单、电费账单、家电的说明书和保修单等。在公司，会议资料、项目资料、名片等纸质资料也在持续增加。
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通常大家使用专门的架子或者档案袋对资料进行保管。我曾经借助的工具是透明文件夹和可以对折的厚纸夹（将文件夹在其中）。当时还得到了同事们的一致好评，我也曾经为此暗暗得意。
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但是，从根本上讲，我们为什么要这么仔细地保管这些资料呢？大多数人可能回答：“因为将来可能会用到啊！”——合情合理的回答。那么我们来回顾一下，一直以来我们仔细保管的这些资料，又有多少是真能再用上的呢？
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不排除一些例外，比如合同资料还是需要仔细保管的，但是大部分资料保存一年就可以处理掉了。确实有一些保存数年的资料还能用得上，更多的则是没有什么保存价值的。花费人力物力去保存那些资料，无形中增加了各项成本。
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生活中可以看到一些人的桌面上或者抽屉里存放了大量的资料，退一步说，假如这些资料的重要性真的很大的话，也应该保存在专门的地方，而不是放在个人手里。
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正确的做法是将资料存放在公共文件柜里，即使你不在，别人也可以管理那些资料。为什么要这么做呢？公司难免发生人事调动，假如以后除自己以外的人找不到那些资料，资料也就失去了保存的意义。
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例如，某个有自己参与项目的资料需要长期保存，那么就需要用一个项目组成员都能共享的保存方式。这样可以避免本人不在时给整个团队带来不必要的麻烦。
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实际上我的资料管理方式是这样的：
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保存新资料的时候，将其他资料也一并过一遍，确定一个量，超过这个量的资料就毫不犹豫地丢掉。这样一来，就固定出了一个空间专门管理近期的资料，即使不去刻意整理，资料也不会越来越多。需要长期保存的资料我通常会用一个叫做ScanSnap的扫描仪扫描成电子文档来保存，当然这种做法比较费时费力，可以只针对特定的文件进行操作。
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资料整理的技巧在于不占用管理时间。想对资料进行短期管理，并且避免大量积压的话，只有定期作废这一条路。
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参考我的经验，先制定一个标准，保存资料时坚决不能超过这个标准，并且还要有敢于割舍的勇气和决心。
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只过必要生活 办公桌无需抽屉
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很多公司的办公桌侧面都会有一个带大中小三个抽屉的柜子。新款办公桌附带的是有脚轮的可移动式柜子。通常桌子正面还会有一个宽而浅的抽屉。也许是因为习惯不好，工作的时候，我的腿经常撞到柜子或者抽屉上，有时还会弄出尴尬的声响。从这个角度讲，办公桌的侧边柜和抽屉其实挺碍事的。
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不知道什么时候突发奇想，我把侧边柜挪到了其他地方。正面的大抽屉也被我拆下来悄悄塞到了和邻座办公桌的缝隙里。这样我的腿就解放啦！
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可能有人会说，把柜子和抽屉撤走，想放一些小物件或者资料的时候就非常不便了啊！可是你有没有想过这件事，谁会把重要的东西放到公司的抽屉里呢？抽屉里放的大多是些无关紧要的东西罢了。比如一些不常用到的文具啦，旧资料啦，印章啦，还有一些摆在桌面上嫌碍事的小零碎。顺便提一下，在最大最深的那个抽屉里，有人会放小点心啊，鞋啊，甚至还有其他一些意想不到的东西。所以，从这个最大最深的抽屉，可以看到人们形形色色的性格特点，这么说毫不夸张。
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说跑题了。即使抽屉里不放文具，周围随处都可以借到。“请借我剪刀用一下！”一句话的事儿。如果说经常用到某种文具，只把这种文具规规矩矩地摆放在正面的抽屉里就可以了。
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那么把东西放到更衣室带锁的衣帽柜里可行不可行呢？答案是否定的。因为看不到柜子里面的状态，我们对柜子往往会疏于整理，结果柜子里堆满了不知道什么时候换下来的工作服、抽屉里放不下的资料、喜欢的小玩意儿、零食……这样的衣帽柜就失去了它原本的作用。
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想保持整洁就要注意保持上下班时柜子里替换物品的一致。也就是说，每天早晨来上班换上工作服和鞋子的时候，放进衣帽柜里的只有今天穿的这套衣服和鞋子。
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衣帽柜里放备用伞、文具、便当店的宣传单等做法违背了设立衣帽柜的初衷。折叠伞可随身携带，没有必要放在公司。有人会在衣帽柜里放一件备用衬衣，但也许一年都用不上一次，这就是变相的浪费。便利店也卖衬衣，需要的时候临时买一件就可以了。
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衣帽柜是私密的空间，但更要注意保持它的整洁卫生。
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写了这么多，不得不承认，充满生活气息的办公桌可以令人心情更加愉悦放松。曾经我的办公桌蔚为壮观。桌面上摞满了比萨斜塔一般的文件（有时会“哗啦”一下倒塌），抽屉里塞满了笔记本和文具，侧边柜里堆满了开会用过的资料，甚至衣帽柜里也放着两把伞和一件落灰的衬衣……在和我同时进公司的十来个人中，办公桌的脏乱程度我称第二，没人敢称第一。
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但是，中午休息的时候临桌而坐，推开碍事的资料，边吃便当边看杂志的时候，我的心情异常放松，那种倦鸟归巢的踏实感觉至今记忆犹新。对于彼时的我来说，那种状态可能就是我最满意的。
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