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提升你的沟通技能（第四版） 由说到写
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电子邮件只是当下流行趋势的一个例子。写作与说话之间的区别已愈加模糊。正式文体让人愈发觉得冷漠与疏远，我们越来越要求书面语“听上去”像演讲。比如说，现在对于使用简明语言的号召，以及报纸上对于“官场八股文”的日常讽刺。
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但是阅读不像交谈中的倾听。它需要人们花费更多精力（当然，倾听也不要求特定的受教育程度）。值得注意的是，大多数读者——至少在工作中——大概并不想阅读我们写下的内容。他们阅读只是因为必须要这么做而已。
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因此，作为作者，我们的任务就是尽可能使阅读变得容易起来。
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读者合约
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读者与你达成了一份合约。他们愿意在一段时间内将一定的注意力放在你的文章上。通过移动设备浏览邮件的读者并没有太专注于阅读；其注意力集中的时间非常短，因此你的邮件需要与许多其他信息及分神的事情进行“搏斗”。相反，阅读一份长篇报告的读者，会在注意力相对集中时开始阅读；他们愿意集中更多的注意力，希望获得更多回报。于是，读者合约就介于专注与不专注这一范围内。
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你需要就此合约做出回应。若读者不专注，你的邮件就必须尽快表达信息，你只要提供与读者和你的目标直接相关的信息。相反，在报告中，你可以花更多的时间提供更客观、更详细的信息。
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文体范围
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文体范围与读者合约一致。对于不专注的读者，你的文体要直观、简单、直接——尽可能与口语更贴近。对于专注的读者，你的文体可以更慎重、更客观、更正式。实际上也更像写作。
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不同类型的文章往往介于文体范围的不同位置。电子邮件处于非正式的一端，非正式文体还包括宣传单、宣传册、资料单、杂志文章、博客文章及网页。报告及会议记录、提案、研究论文和学术文章属于正式文体。
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无论文体多么正式，我们的目标一定是具备可读性。太过随意的文章会让读者陷入混乱，语句往往会毫无条理或不完整。作者可能会用一些读者无法理解或无法接受的成语或俚语。非常正式的文章可能会包含一些冗长的陌生词汇及复杂句式，其表达缺乏人情味或热情，像尘土一样干巴巴。
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我们可以选择文章的正式程度，其中任何一端不会比另一端更高级。技巧就在于根据读者及所写文章类型进行挑选。
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所写即所说
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人们常告诉我：“我不太会写东西。我写文章跟说话一样。”事实上，像说话一样的写作可能是成为好作家的最佳方式之一。
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所写即所说的最佳方式是想象自己在跟你的读者对话，精确地写下你想对他们说的话。这么做会有如下几个好处：
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■你会自然而然地调整文体风格，以适合你的读者；
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■你会创作出超出所需的文本，因此会有充足的余地进行编辑；
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■你通常不会搞错语法及标点。
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最后一点有时候会让人感到惊讶，但事实上，多数人通常都会按语法说话。起初，标点是作为一系列标志——表示如何说书面语——而被使用的，因此按照所说的话进行写作是顺利写出好文章的第一步。
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但这却不是最后一步。
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提升你的沟通技能（第四版） 编辑你的作品
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在缺少我们的声音、面部表情和动作这些超语言信息的情况下，编辑有助于让文章与读者进行沟通。编辑可以使我们的稿子更清楚，还有助于尽可能减少语言文字等方面的错误。编辑的目标是尽可能使阅读变得简单。
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编辑能在三个层面上改变文体，即我们可以考虑使用的词语、写下的句子及构建的段落。
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