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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） Chapter9 主持和参与会议
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9.1 主持会议
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自我检查
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就你对“团队”的了解，你觉得主持团队会议的人负有哪些责任？
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我们在上一章讨论过三种主要的领导风格，以及成员在团队会议中参与的形态。在这一章，我们就来看看领导者的责任和积极参与团队讨论的必要性，以及如何主持正式的会议和做会议记录。
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会议、研讨会上的主席或领导者的责任就是主持会议、维持秩序，确保整个团队开起会来有成果、有效率。他们必须时刻记住下面两点：第一点是团队此次要完成的任务，第二点是团队的性质。同时必须让大家立刻进入状况，但是要怎么做呢？方法就是准时开始开会，并让大家了解此次会议的内容，也就是说明会议的议程与目的。
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了解会议的目的，能让主席有一个掌控的基础，其他的人则有一个明确的方向。会议的目的要定义明确，也就是以事先准备好、清晰有组织的议程呈现，这是良好团队工作的基础。理想状况下，团队的成员应该能认同这些目的，因而了解自己负有一部分的责任。记住，当人们了解工作的内容、能够积极投入并参与决策时，工作起来会更有效率。然而，如果团队此次开会的目的只是提供咨询，最好先让成员知道，避免之后引起误解和不快。
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管 理
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主席管理和架构会议的方式取决于开会的原因。所谓管理，就是设定一套表现的标准，然后把结果与之比较，并在需要时予以矫正。主席或领导者必须担起这个任务，因为团队的表现最终必须由他一人负起责任。要成为一位有效率的主席，应该遵守下列基本原则：
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决定要讨论哪些事项；
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限制讨论的范围；
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确保大家的发言不离题，一次只让一个人说话；
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保持中立，绝对不要跟团员争论；
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确保大家了解眼前的状况；
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不时总结目前讨论的结果，每讨论完一个事项后就总结一次。
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引 导
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主席自己虽然要少发言，还是要负起“开场”的责任，并确保大家依照正确顺序讨论各议题。不少人就常在真正了解问题之前，就急着提出解决办法。主席应该引导大家按照这个顺序讨论，并在需要时介入，提出新想法、厘清之前提出的意见、总结、提醒大家可能的后果等。主席在引导大家讨论一项议题时，有四个基本步骤，这也是解决问题的程序：
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帮助主题和问题：定义要清楚明确，有需要时或间隔一段时间就重复说明一次。
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交换和发展想法：取得证据并阐释之，然后构想解决的办法。
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评估各种可能的做法：确定有哪些可能的做法，预想各种做法的后果（时间、花费、资源、政治后果）。
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选择一个做法：最好是大家共同决定的结果，决定“谁？”“哪里？”“何时？”“如何？”，确定每个人都知道自己的责任。
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刺激讨论
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