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6.打造专业高效的行政队伍
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1997年，任正非在《在秘书座谈会上的讲话》中提到：华为秘书是为了解决生产力的。企业为什么要设置秘书岗位，聘请秘书呢？在华为看来，秘书的职责就是让管理者、技术研发人员、市场营销人员专心从事自己的本职工作，因为他们的专业性和技术性让他们的工作只能自己亲自做，而别人无法去做。有了秘书的话，他们就可以节省大量的时间，把重要的时间用在自己的本职工作上。秘书的职责很大一部分解放了管理层和技术人员的工作，降低了整个企业的总体成本，建立了人性化服务体系，否则让一些管理层或者技术人员自己去整理文件、管理档案，无疑是浪费时间和效率。
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企业的行政团队是企业稳定发展和扩大规模的重要因素，随着经济的快速发展，很多企业的内部存在一些问题，进而影响企业内部的发展。因此，一支专业高效的行政团队是企业发展的重要保障。
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企业的行政部门主要负责企业内部的日常行政事务，或者提供一线业务的支持，华为的内部就有一支专业高效的行政队伍。众所周知，华为公司遍布全球各个地方，无论是华为的项目实施还是业务谈判，都会有专门的行政队伍安排所需事项，负责团队的行程、起居等等，并且要保障人员的日常事务或者后勤帮助，让企业的员工能够没有后顾之忧地全身心投入到工作之中。
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华为的行政后勤人员主要负责一些接待客户、会议准备、会展活动、文档整理、人员协调等日常行政事务，或者领导指示的任务，同时还要为企业外派人员或者来访客户的日常生活提供帮助。
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一般华为的行政后勤职能人员要能全力保证华为一线人员的需求，衣食住行医等方面要面面俱到，保障一线人员能够毫无后顾之忧地把全部精力投放在工作之中。一支专业高效的行政队伍能够保障一线员工全身心地投入工作，提高企业的整体效益。
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华为还建立了让很多企业望尘莫及的秘书体系。在华为看来，不论是管理层还是基层员工，精力毕竟是有限的，如果忙于处理自己在工作中的任务之后，一些琐碎的小事就会不经意间忽略掉，因此为了保证员工能够集中精神来处理工作中的任务，任正非专门设立了秘书岗位。华为的秘书体系是公司一支重要保障队伍，目前华为全球秘书人数在2000人左右，深入企业各个部门，保障企业工作持续发展。
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任正非指出：“秘书是走向管理者的通道，秘书就是管理者。管理最初级就是秘书。80%～90%的例行工作是由秘书进行管理，秘书有处理例行问题的权力，华为公司有很多高层领导都是出自秘书。
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“作为秘书就是要下定决心，不顾一切地去分担管理者的压力。这个分担管理者的压力，不是替他决策、出主意，而是要减轻他的大量事务性的重复劳动，保证他在主攻方向上投入主要力量。”
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华为和一些国际巨头企业还是有一定距离的，任正非也深知这一点。因此如果不想华为在激烈市场竞争中被淘汰，就要全力以赴，奋发向上，努力追赶。因此，这种情况下就要求华为的员工能够集中自己全部的精力，全身心地投入到企业的发展中。华为聘请了大量的秘书就是为了让管理层和员工能够专心从事自己的本职工作，不浪费时间，一些不需要自己亲自去做的事情，可以交给秘书来做，充分发挥每个人的职能。
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为了能够规范和强化华为秘书管理体系，任正非特意引入了英国NVQ行政管理职业标准体系，并根据不同岗位、不同级别的秘书体系来规范秘书的任职资格。华为的秘书体系是华为最早推行和完善的一套体系，并且华为秘书的专业化程度在国内企业也一直是遥遥领先。
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在华为，秘书的日常工作看起来简单易做，好像平时就是端茶倒水、复印打印等等，但实际上并不简单，身为一名合格的秘书，打字、复印，这些都是基础职能，熟练操作计算机和办公软件是每一个行政人员都应该具备的素质。
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作为管理者的助手，秘书必须熟练掌握上级的工作习惯和工作事项，合理地安排，协助上级，及时有效地帮助上级处理一些力所能及的工作，减少上级的工作量，节省时间。
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秘书通常要花费大量的时间来处理一些琐碎小事，因此建立一套秘书体系是非常重要的。任正非曾指出：“像我们公司这么庞大的秘书队伍，发达国家是养不起的，因为成本太高，美国的公司一般只提供很好的工具，要求科技人员自己做文件，下班之前务必做完。这一系列管理制度目的就是降低成本。华为公司处于中国特色环境下，所以养得起，有这么一大群秘书。”
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在华为，秘书的职责一般包括这几个方面：
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主管助理的日常事务
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合理安排上级的日常工作，能够及时整理文件和信息，归纳保存，并且在使用的时候，快速地找到，跟踪上级的工作进度，帮助上级管理时间，准确把握行政管理工作中各个流程和环节，保证任务的顺利进行，协助上级的工作。
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维护工作关系
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秘书要善于维护和上级以及其他员工的关系，建立自己的关系网，协调华为企业内部人员的关系，融洽与其他员工之间的工作关系。
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跟踪业务进展
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上级分配的任务和工作要及时完成，对于上级的日常工作要及时跟踪，适当地提醒。对于上级执行的任务要事先了解全面，做好记录，帮助上级做好相关工作，减少风险。
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推动流程制度
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协助上级召开会议，会议前的准备做到完善，跟踪会议的落实情况，并在会议中记录重要信息。企业内部的一些流程和制度要协助上级规范和管理，建立完善的流程制度，提高部门运作的流畅性和员工的工作效率。
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优化氛围
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善于营造高效的员工工作氛围，定期组织多样的活动和宣传，促进员工之间的交流和感情，营造华为特有的工作氛围。建立上级和下级之间的友好关系，作为上下级沟通的桥梁，通过有效的转达，帮助企业内部的员工更好地完成工作，为上级减轻压力，帮助企业持续高效地发展和运作。
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