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企业全面预算管理 第3章 集成化的全面预算管理信息系统
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3.1 全面预算管理信息系统的需求和规划
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3.1.1 财务信息化
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企业信息化，是指以现代信息技术为手段，以开发和利用信息资源为对象，把改造企业的财务、生产、管理和营销等业务流程作为主要技术内容，以提升企业的经济效益和竞争力为目标的动态发展过程。
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财务信息化，是指以企业会计核算、财务管理为主的企业信息化，即以会计核算、财务管理为核心，开发和利用与会计核算、财务管理相关的信息资源，改造财务相关的流程，最终提升企业经济效益和竞争力。
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目前企业的信息化一般是以财务信息化为龙头，从会计电算化的应用到ERP财务管理信息系统的实施等，使会计核算、财务管理与业务管理有机结合，而后再通过其他应用的实施，逐步实现整个企业的管理信息化。
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企业信息化或者财务信息化技术的原动力在于通过信息化技术可以取得差异化优势，获取企业竞争力中的先发优势以及通过信息技术的准确，逐步提高生产力，加速决策过程，同时建立起企业间伙伴关系与企业联盟，进而推动组织变革，实现全球化战略。
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3.1.2 预算管理信息系统的业务需求
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全面预算管理的业务需求可以从基础需求、预算编制、预算执行控制和预算分析四个部分进行描述。
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1.预算管理信息系统的基础需求
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（1）基于Excel的预算管理现状。全面预算管理在企业的运用，目前主要是借助于Excel工具，进行预算的编制、汇总或者合并、台账登记、分析工作以及通过OA（Notes）系统对费用、资本支出等支出进行上报、审批和管理，在此过程中遇到的一系列问题，包括：
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①手工编制、汇总或者合并烦琐，容易出现技术性错误。目前的全面预算编制采用手工编制，编制过程的工作量很大，计算烦琐，而且在上下级成员单位预算数据上报、汇总或者合并时，工作量非常大且容易出现汇总或者合并的技术性差错，造成预算信息质量较差。
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②采用Excel工具，对于预算编制的模板管理不容易，各个模板的版本在编制过程中，容易发生混淆，而且预算模板很容易在不经意间被下级成员单位的操作人员修改，从而导致预算数据在编制、上报、汇总或者合并中存在差错。
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③弹性预算和滚动预算无法有效的实施。以Excel作为预算管理的编制手段，实施弹性预算和滚动预算所需要的工作量更为巨大，汇总或者合并更为烦琐，差错更多，进行有效的实施成本也更加巨大，不符合成本效益原则。
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④预算控制无法实施。在预算的实际执行阶段，由于预算的执行、信息的对比、审批等流程不是时时集成的，是被割裂的，因此无法进行有效的监控。如在进行费用控制时，审批人无法及时获知预算整体状况、预算的实际执行情况、余额情况等数据，使得费用申请以及核销审批没有有力的数据来支撑，需要管理者耗费大量的精力对每一个科目进行排查，预算编制和实际执行在一定程度上存在者“两张皮”的现象，达不到时时控制的目的。
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⑤预算分析和考核较为滞后。预算人员绝大部分的时间和精力都放在了预算数据的计算和统计上，而对预算分析缺乏及时性，更无法使预算的执行状况同内部的绩效考核很好地结合在一起。对预算数据与实际执行数据的对比无法及时实现，信息的及时性严重滞后。基于以上的现状，对于大型企业集团来说，Excel作为预算管理工具已经不能够有效支撑业务运作，需要实施预算信息系统，以达到集团化企业预算管理的需求。
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（2）集团型企业全面预算管理信息系统的基础需求。
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全面预算管理系统是一个集中模式部署的系统，预算管理（包括预算模板管理、预算时间管理和预算流程管理等）的集中统一、预算编制指南的统一规范、预算模板（包括预算评审、编制、批准、发布模版等）的集中统一、预算口径（包括预算组织、预算指标、科目口径、预算会计政策和核算会计政策选择等）的集中统一、预算会计期间的统一、预算记账本位币的统一、预算权限和信息安全的集中管理以及基础数据等都是由集团公司来进行的。
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因此，对全面预算信息系统的管理需求，至少应该满足以下几点：
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第一，预算编制、审核、汇总或者合并的自动完成。采用全面预算管理信息系统，通过事先维护好的全面预算编制模板以及表格内部定义的公式，在预算编制过程中，使预算的填列、上报、汇总或者合并等统计工作由全面预算信息系统自动完成。同时，减少预算管理人员在预算编制部分的工作量，避免出现技术性错误，预算管理人员的精力将转移到对下级成员单位以及本级成员单位的预算执行控制的监控以及事后的预算分析考核上来。
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第二，通过全面预算管理系统，对全面预算的模板、表格等都建立相应的版本管理机制，通过版本号，确保全集团预算编制的数据在同一个预算模板下进行编制和汇总合并。有效杜绝模板引用混乱的状况。
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第三，能够实现弹性预算、滚动预算的多版本预算编制。通过预算模板的多版本管理机制，实现弹性预算、滚动预算的编制，克服Excel工具下无法集成的缺陷。
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第四，能够实现流程管理功能。预算系统需要提供功能强大的工作流工具，满足用户在预算编制、上报、审核、预算调整、预算控制中的审批等多个审核流程中的需求。
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第五，预算系统能够实现时时监控功能。预算信息系统能够提供预算数据执行状况的时时监控，对各级责任主体的关键预算进行重点监控，并能够提供多级的预警机制。
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