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4.请柬
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(婚礼请柬另见第110页)
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从孩子的生日派对到正式聚会,我们会为了各种各样的活动发送请柬。如果能将邀请看作这些活动的一部分,会很有帮助。邀请可以为活动定下基调,也可以让读者有所期待。请柬看上去很简单,但要想写好一定要花些时间。如果你漏掉了重要的信息,那么接下来你要做的事也会多很多。
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派对的请柬一般会通过电子邮件,或是社交网站发送。但针对婚礼这类正式活动的请柬,应当印刷后通过邮政系统寄送。
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基本情况
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发送请柬的首要目的应当是进行活动说明。当然,你要让读者知道自己希望他能参加活动,并据此提供一些相关信息。但除了这些基本信息外,请柬的另一项重要任务是提示对方带什么、穿什么。无论读者是谁,他们都需要获知与活动相关的完整信息,因此在头脑风暴时需要从他们的角度想一想。向自己提几个新闻记者式的问题:“什么人、什么事、什么时间、在哪里、为什么、怎么做。”不要去假设读者会知道你所知道的事。大多数请柬都会遵循一个传统的组织结构,它能帮助你回忆起所有重要的信息。如果你使用的是预先印刷好的请柬,那么就要考虑除了填空之外,你是否还需要做其他事。客人是否需要一些额外的信息,比如穿什么、带什么?确保自己的请柬内容完整。如果能将初稿交给别人校对一下是很好的主意,既可以看看信息是否完整,也可以检查一下拼写错误。寄出错误的信息会带来大量的后续工作。此外对于正式的活动,客人还会将请柬留作纪念。因此在修改时,要确保请柬没有拼写错误以及其他令人尴尬的错误。
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这样做
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不要做
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·根据活动决定语气。活动有多正式?是否有主题?请柬可以为活动定下基调。
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·选择适宜的邀请方式。非常正式的活动请柬仍需要打印。
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·提前发送请柬。无论是寄送纸质请柬,还是通过社交网站发布信息,都需要给客人预留出一定时间:一般来说派对要提前三周,婚礼至少要提前三个月。
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·确保时间、地点所有这些信息都准确。
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·让收件人了解自己是否能带一个同伴。
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·如果有人不清楚地点,要写清路线。
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·如有必要,写明具体的服装要求。
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·如果需要客人带食物来聚餐,要告诉他们。同时还要告诉他们不要带什么,比如不需要带生日礼物之类的。
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·添加回复信息。将接收回复的截止日期考虑在内,这样就可以有时间筹备活动了。
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·校对!发出错误的信息不仅仅是尴尬的问题。如果你无意间提供了错误的日期,或是提供了错误的回复电话,要想解决这一团糟的事情可是有许多工作要做的。
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·不要通过一个完全陌生的邮箱发送电子邮件请柬,否则你很可能会被客人的垃圾邮件过滤器剔除出去。
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·不要将有兴趣参加的人排除在外。如果有人对活动感兴趣,确保他能有机会拿到请柬。
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·不要遗漏掉回复信息。这一点经常会有人忘记。
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…正确的例子
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(婚礼请柬的范例详见第111页)
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