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完全写作指南:从提笔就怕到什么都能写 第七章 工作中的写作
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大多数人写作都是在工作中完成的。无论是简单的电子邮件沟通、安排协调事项,还是与客户沟通,写作技巧都十分重要。电子邮件已经替代电话成了最常见的商业沟通方式,这非常方便,同时也带来了一定的风险,因为一切都变得有据可循。在工作中,好的文章能保护你和你的公司,拓展你的业务,推动你的职业生涯向前迈进。
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完全写作指南:从提笔就怕到什么都能写 第一节 常用文体
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1.电子邮件
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电子邮件是商业沟通中最常见的形式。很多人一天的工作就是读、写邮件。虽然打开收件箱后你很容易进入“自动驾驶”模式,但只要你肯在写邮件时多花一些精力,就可以大幅度提高邮件的效率和成功率。
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基本情况
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即便你的点子很妙,表达不出来也不会有人知道。
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——李·艾柯卡,美国商人、领导者、作家
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写电子邮件的目的一般是提出请求、提供信息或是提出问题。为了让信件更为简洁高效,你始终都要把自己的目的牢记于心。电子邮件是表达的媒介,因此更要考虑读者的需求、期望以及对方的态度。如果你能预测到读者想要什么,很可能一封邮件就能把工作搞定,不必一封接一封地写下去。如果信很短,那么就不用做太多的头脑风暴。如果信很长很复杂,就需要想想如何表达。组织信件时要在开头就向读者说明来意。示范提纲为你提供了可参考的结构。写邮件的语气很重要,打初稿时一定要加倍注意。我们既会给朋友发邮件,也会给同事发邮件,写邮件的时间都很短,所以很容易在语气上出错。短信一般不需要修改,长信需要,尤其要注意缩减长度。最后快速校对一遍,可以避免不必要的误解和后续的麻烦。
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示范提纲
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电子邮件应当尽量简短,直奔主题。
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开头:告诉读者为什么要写这封信。
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中间:写出所有读者需要的细节信息。这段也要尽量简短,复杂的信息可以分条排列组织。
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结尾:重申自己的来意(阐明要求、下一步计划等),并且对读者表示感谢。
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这样做
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不要做
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·一封邮件只说一件事。如果一封邮件说好几件事,重要的信息也会显得不那么重要了。
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·标题简洁具体。标题起得好,读者会优先阅读,之后也会更容易查找。如果这封邮件特别重要,可以考虑在标题中加上“重要”或“盼复”之类的词。
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·邮件的开头要称呼对方,哪怕是只写对方的名字外加破折号。打招呼是礼貌的象征。如果邮件有连续许多封,那么只在第一封中打招呼也是可以接受的。
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·在邮件最开始就说明来意。不要指望读者会去猜你想做什么,多数人都不会这样做。
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·邮件越简短越好。这既能有效沟通,也更有希望收到回复。
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