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这些医师非常配合,能够设身处地为我们着想。在某些情况下,弗洛伦斯说,“我们不得不将同事们召集到一起,来讨论系统设计的问题,并提醒他们我们只是要创建一个系统、一个指令组”。这种方法比较奏效。
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培训与实践
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电子病历系统的实施将对您组织中许多人的工作产生影响,因此必须为受到影响的每个运营领域制订培训计划。培训应尽量体现实践性。亲手实践新技术与新流程,可以让人们增强信心,提高工作能力,同时也能够让他们看到电子病历系统将为他们的生活带来的巨大变化。
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“我们齐心协力,针对个人开展工作,”玛吉·洛内斯告诉我们,“我同这些医生建立了非常好的关系,我跟他们讲,他们是医学院毕业的高才生,因此完全有能力学会如何将电脑技术纳入他们的工作流程。而且,由于他们在手术时已经习惯使用微创工具,因此完全可以轻松操作鼠标。”她补充道,我们对他们逐个从旁指导,也要求他们在工作中继续学习,我们的指导确实能够帮助他们的实践工作。
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“另一项出色的培训计划,”她说,“是针对MultiCare的受聘医师。在电子病历系统实施期间,我们会留出他们的部分工作时间,安排他们参加电脑课程和实践活动。这项投资物有所值。”
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大刀阔斧地实施工作,但要进行广泛详尽的规划
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人们对每个大型技术项目的实施都会展开广泛讨论:新项目的实施应分步实施,还是应在一天之内大刀阔斧地全方位实施改革?通常,赞成逐步实施改革的理由是,这种方法的风险比较小——当然,如果改革规模比较小,这么说是有道理的。例如,巡逻机器人可以先在试点项目中进行测试,对发生的错误进行修改,然后再成规模派送至医院大厅巡逻。
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然而,对于包罗万象的科技项目而言(电子病历系统的实施就属于此类),大刀阔斧的实施方法实际上比缓慢的实施方法风险更小。随着设计工作的开始,您将看到这些项目涉及医院或者实践业务的各个部分。最初您可能将医院业务的某些领域排除在外,但接下来为创建连接将需要做出一些修补工作,而这些修补工作本身也会存在风险。例如,假如您在引入操作系统时病理实验室没有使用电子病历系统,则纸质文件需要传送至不同的地点,故而减缓工作流程,增加了发生错误的风险。
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如果您已经对细节、培训和实践足够重视,我们认为更加安全的选择是在一天之内大规模实施新系统。但是实施过程中必须设立一个监控程序,对发生的任何故障进行修复。实施重大改革时人们总是会感到不安,因此如果一开始一些技术上的问题没有立即解决,则很难赢得人们的支持。
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MultiCare决定在实施电子病历系统时采用大刀阔斧的方法,因为许多患者往返于不同的医院和诊所之间,洛内斯说:“我们不想造成他们既有纸质医嘱又有电子医嘱的情况。”
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工作永远没有终止
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所有成功的重组工作都会带来一个额外的好处,即刺激该组织的改革欲望。因此,在开始实施电子病历项目时就要保持不断优化新流程的能力,随时为可能发生的新情况做准备。然后,再将工作转移到通过重组能最大限度改善绩效的其他领域。
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也就是说,不能让新技术昙花一现就凋零,应利用已经建立起来的技术和流程平台,继续提高临床疗效,改善患者体验,增强吸引更多客户的能力。如果使用得当,电子病历系统将是非常宝贵的资产。
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艾森伯格医生告诉我们,她的团队会向来MultiCare参观的人们介绍其领导层、美好愿景、项目管理技能、培训项目、沟通策略、高技术团队的情况以及永远没有终止的实施需求。总之,“我们试图将这种多门类的综合项目计划展示出来。”他说。如果能够让人们达成一致意见,工作实施起来并不太难。“活到老,优化到老。”他指出。这是一件好事。
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首先,正如弗洛伦斯·张指出,项目本身就有价值。她收集了10年的总体拥有成本和投资回报分析。“我们将在2013年实现收支平衡,”她告诉我们,“但是必须确立纪律,继续驱动业务的改革。”
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其收益如何呢?“我坚信质量能够产生收益,”弗洛伦斯说,“如果改善了医疗质量,可以降低医疗系统的费用。但这确实需要严格的纪律,需要继续优化系统和改变工作流程。”
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MultiCare开始实施工程时,其下属的3所医院中包含3 000个不同的工作流程,她介绍道。而到准备实施项目时,已经将工作流程数目减至1 200个,随着一次次电脑化医嘱录入系统的迭代,工作流程数目继续减少——改革和修改的工作仍在继续进行。
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弗洛伦斯进行了总结:“电子病历的实施可以说是医疗领域发生的最棒的事情,因为它驱动了标准化进程。”它迫使您从一个截然不同的角度来审视您的组织。它可以将您系统内部所有的拙劣流程与片段扩大化。至于如何变革则由我们自己决定,但不要一开始就想着去改变人们的想法。应注重改变人们的行为,因为我们改变人们行为的速度越快,优化新进程的速度也就越快。”
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“电子病历的实施可以说是医疗领域发生的最棒的事情,因为它驱动了标准化进程。”
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再造医疗:向最好的医院学管理(实践篇) “云”安全系统
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毋庸置疑,倘若无论何时何地我们都能获取所需的全部病历记录,则每年能够挽救数千人的生命、节省数十亿美元的资金。例如,一个来自爱达荷州的人在佛罗里达州发生车祸受伤,在救护车到达医院的那一刻,急诊室的医师们就能知道他的病史,并可以据此做好相应的准备。即使受害者已经昏迷,医师也不会在询问药物过敏史或者之前的身体状况上浪费任何时间。这样可避免许多失误,根据患者的具体需求对症治疗。
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但是,为大多数美国人建立电子病历(这是2004年布什政府的一项倡议)仍然是一个遥远的梦想,尽管玛吉·洛内斯告诉我们“技术已经实现,各种标准也已经确立。剩下的全部工作就是选择一个标准,然后在全国范围内加以推行”。
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但她也承认“这其中的政治”(建立一个国家委员会并选出一些人员来就职)引起了各方关注,人们就此问题展开了长达9个月的辩论。根据《新英格兰医学杂志》的统计,仅有1.5%的私家医院配有综合电子病历系统。更糟糕的是,大多数现有系统之间无法实现对话。
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