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还记得互相排斥的神游模式与中央执行模式吗？它们就像站在天平两端的恶魔与天使，每一个模式都试图引诱你。当你正专注于一件事情时，神游模式这个恶魔就会开始思考你生命中的其他事情，试图干扰你。这就是负任务网络的能量，这些想法会在你的大脑中翻滚，直至你采取措施处理它。将这些写下来能够免于大脑记忆它们，从而将那些阻挠我们关注事件的琐事从大脑中驱赶出去。正如艾伦所说的那样，“当你什么事也做不了的时候，大脑会提醒你各种各样的事情，你只能思考你所担心的事情，并无计可施”。
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艾伦注意到，当他将大脑中的许多事情都写下来时，会感觉更放松，能更好地关注眼前的工作。这种观点实际上基于神经学原理。当大脑中有某些重要的事情时——尤其是待办事项——我们会害怕忘记，大脑就会不断复述它们，一圈又一圈搅动它们，认知心理学家将这种现象称为复述环路，这是一种将眼球后的额叶皮层与大脑中心海马体相连接的大脑区域。复述环路从没有笔、没有纸、没有智能手机，也没有大脑物理拓展的世界开始进化；这是我们数万年来唯一拥有的东西，在当时，这种复述环路被证明是很有效的。但问题是，它运转得太好，会一直复述，直到我们去关注它复述的这件事。将这些信息写下来给了复述环路隐性和显性权限去放开它，去放松神经回路，以便我们能够关注其他事情。“如果一项任务只在大脑中有记录，”艾伦说道，“我身体的一部分会一直思考它，这让我倍感压力，无计可施。”
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把东西写下来可以让我们省心不少，免于担心会忘记某些事情。这其中包含的神经科学原理是：神游模式网络与中央执行网络在争抢资源的这场争斗中，神游默认模式网络通畅，通常能够取得最后的胜利。有时，这就像是大脑中有另一个大脑。如果从禅宗的角度看待这个问题，大师会告诉你，脑中关于未完成事项的复述会将你从手头上的事件中拉出来——将你束缚到未来的大脑模式上，让你无法关注当下，享受当下。艾伦指出他的许多客户在工作时都会浪费时间，担心工作上的事情；在家时，他们也会担心工作上的事情。这让他们一直无法专注于眼前的事情。
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“你的大脑需要持续关注你的承诺、你的活动，”艾伦说道，“你必须确定正在做的是你需要做的事情，也可以不做不想做的事情。如果心里记挂着某件事，你的大脑就掺杂着杂事。任何你认为未完成的事情都必须记录在大脑外可靠的系统中……”这里所说的系统就是写下来。
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为了让索引卡系统更有效率，我们需要将每个想法或任务都写在卡片上——这样就能确保可以轻易地找到它，处理之后再丢弃。我们可以将每张卡片上的信息快速分类、再分类，做到可以很随意地找到这些信息，这也就意味着你可以访问任何一个单独的信息而不会影响其他的信息，也能够将其与其他相似的信息放置在一起。随着时间的流逝，相似信息或关联的相似信息会发生变化，这种系统——由于具备随意性与无序性——也兼具灵活性。
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罗伯特·M.波西格曾经激励了一代人进行哲学反思——组织他们的思维——他的理念都写进了他于1974年出版的小说《禅与摩托车维修艺术》一书中。在随后出版的另一本不太知名的书《莉拉：探究道德》中，他致力于探索一种形而上的思考方式。菲得洛斯——作者的密友，也是这本书故事的主角，使用索引卡系统来组织他的哲学观点。他认为索引卡的尺寸最好保持一致，这样可以提供更大的访问入口。他会将它们放入衬衫口袋或钱包。大小相同，也便于携带和整理（莱布尼茨曾抱怨，所有写满他想法的纸张在尺寸和形状上都不一致，很容易弄丢）。而且更重要的是，“当信息都被写进小的数据块儿时，信息的访问与顺序就会很随意，当你必须按顺序拿出来时，它就会变得更有价值……索引卡让你的大脑放空，将顺序格式化降至最低，使你能够记录下所有全新的且未付诸实践的想法。”当然，我们的大脑并不是真的空了，只是思想的力量更强大了。我们应该尽可能地将信息转移至外部世界。
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一旦有了一叠索引卡，你就会经常对其分类。当索引卡的数量还较少时，你可以简单地按所希望的顺序放置它们；一旦数量增多，你就需要对其进行分类。下面这个系统是埃德蒙·W.利特菲尔德曾经让我对其邮件进行分类所采用的系统，我对其进行了一定的修正：
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•今天需要做的事情
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•这周需要完成的事情
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•可以等待的事情
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•杂物抽屉
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这些分类的名字其实并不重要，重要的是这些外部分类的过程。也许你还会这样分类：
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•购物清单
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•计划安排
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•可以在家完成的事
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•可以在公司完成的事
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•社会公益事件
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•需要同伴完成的事情
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1701555097
•与母亲医保相关的事
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1701555099
•需要拨打的电话
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戴维·艾伦建议使用助记符来精细分类待办事宜列表，他将其分为四大类：
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•完成它
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•分配它
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•推迟它
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•放弃它
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