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开发海马体记忆存储自然特性的其中一个办法就是，为我们所做的不同工作创造不同的工作空间。但现在我们却使用同一部电脑管理财务收支，回复老板的邮件，网购，观看猫弹钢琴的视频，分类爱人的照片，听最喜欢的音乐，支付账单，阅读每天的新闻。毫无疑问，我们无法记住所有的事情——大脑的设计结构决定了我们无法在一个地方存储如此多的信息。也许现在看来，对很多人而言，这个建议的成本还有些高，但随着电脑价格的下降，很快我们就能实现：如果能够用一种设备存储一个领域的信息，我们将受益匪浅。与其使用电脑来观看视频、听音乐，我们不如用更精巧的设备（iPod，iPad）来完成这些事情。我们用一个电脑处理私人事件（对账单、查税），另一个用来处理个人娱乐事件（安排旅行、网购、分类照片），还有一个用来处理工作。我们在每个电脑桌面都创建不同的桌面图案，这样，视觉系统就能提醒我们，让我们进入每个电脑区域所对应的空间记忆环境之中。
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神经病学家兼作家奥利弗·萨克斯进一步认为：如果你需要在工作时处理两个完全不同的项目，那么请选择不同房间的桌子或区域来完成任务。仅仅是位置的转换就可以摁下大脑的重启按钮，拥有更有效率、更有创造性的思维。
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我们现在还无法实现拥有2~3台不同的电脑，但现代技术已经发明了便携式存储器，可以容纳整个硬盘的东西——你可以使用一个存储器装娱乐有关的东西，另一个装工作有关的东西，或者是跟个人经济有关的东西。你也可以在计算机上使用不同的用户模式，创建不同的桌面图案，放置不同的文件，设计不同的外观。这些都利用了以位置记忆为基础的、受海马体所支配的差别分类。
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我们大量的信息源实际上还没有实现数字化。要知道，大多数信息我们都是从纸张上得到的。如何处理和组织家中各种各样的纸张，针对这一问题，两大学派正发起一场争论。这些纸张包含器具和各种电器或电子设备的操作手册，产品和服务保修卡，支付账单，取消的支票，保险，以及其他日常商业文档和收据。
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第一大学派——微软工程师（前雅虎、联想、苹果公司工程师）马尔科姆·斯莱尼提倡将每件事情都扫描成PDF（便携式文档格式），然后存储进电脑。家用扫描仪相较而言还不那么昂贵，手机上也有很好的扫描软件。马尔科姆认为，如果需要记住某些事情，你可以扫描它，取个文件名存入文件夹中，这样以后就可以快速找到它。请使用OCR（光学字符识别）模式，这样PDF就是可读的，而不仅仅是一张图片。电脑的搜索功能也可以帮你找到所寻找的关键字。数字存档的好处在于它不占用物理空间，也很环保，还可以电子搜索。此外，如果你想与其他人（你的会计师、同事）分享某个文档，由于是电子文档格式，你可以简单地将它添加进附件里。
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第二种学派的创始人，我称其为琳达。琳达担任某《财富》100强企业老总的秘书已经很多年了。她曾经要求匿名，以保护老板的隐私（多好的秘书啊！）。琳达倾向于为每件事都保存纸质文档。纸质文档的优势在于它几乎是可以永久保存的。伴随科学技术的不断进步，数字文档的可读时间大约为十多年；但纸质文档可以保存上百年。许多计算机用户，当他们发现自己的旧电脑无法工作时，都陷入了莫名的警醒状态；我们几乎不可能买到一个跟旧电脑拥有一模一样操作系统的电脑，新的操作系统也无法打开所有的文档。金融档案、税收回执、图片、歌曲——这些几乎都消失不见了。在大城市，几乎很难找到将你的旧文件格式转变成新文件格式的服务，即使有这样的服务，也会很贵、不完整且不尽如人意。电子文档是免费的，但你的付出与回报也是成正比的。
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纸质文档的另一大优势在于它不会被轻易改动或编辑，也不会感染病毒，即使没电了你也可以阅读。虽然纸质文档可能会被大火烧毁，但你的电脑也同样可能会被烧毁。
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尽管马尔科姆和琳达都各持己见，但他们都保管着许多并非他们首选格式的文档。有些时候是因为这些信息就是以那种格式传递到他们手中的——网购收据以电子文档的形式通过邮件发送；小公司的账单仍然通过邮递方式传递。
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总有一些办法可以分类电子的和纸质的信息，以扩大它们的实用性。最重要的是，它们能够很便捷地被检索到。
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对纸质文档而言，最佳系统仍然是最经典的文件柜。目前最先进的是悬挂式文件夹系统，由弗兰克·D.乔纳斯发明，牛津归档供应公司于1941年取得专利，该公司后来发展成为牛津便达飞（Pendaflex）公司。牛津大学和秘书学院为创建文件夹设计了很多原则，这些原则都以“更简便地存储、检索文件”为核心。对于数量较少的文件，例如小于30个文件，根据主题按照字母顺序排列标记分类已经足够。如果大于这一数字，通常给出大类再按字母顺序排列，例如家庭、经济、孩子等。我们还可以利用物理环境来区分这些类别——例如，文件柜有不同的抽屉，可以包含不同的更高类别的分类；或者在一个抽屉中，不同颜色的文件夹或文件标签可以让我们更快速地识别分类。一些人，尤其是那些患有注意力缺失症的人，当打开抽屉无法看到所有文件时，他们会感到恐慌。在这种情况下，开放式存档车或存档架可以避免文件被隐藏在某一个抽屉中。
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传统存档系统（将纸张放进悬挂式存档文件夹）经常告诉我们，我们不应该在一个文件夹里面只放一张纸——这样太没有效率了。存档的目的在于将纸张进行分类，这样文件夹里面可以存放5~20张的不同文件。如果少于这个数量，浏览大量文件夹标签将会变得很困难；如果超过这一数量，你又会花大量时间翻阅每个文件夹中的内容。这一原则也适用于家庭和工作分类。
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创建一个家庭存档系统并不仅仅是为每个文件夹都贴上标签。你最好按计划进行，腾出时间思考你需要存档的文件究竟有哪些不同的种类，拿出那些未来好几个月都用得上的纸质材料开始分类，你需要创建一个能概括它们的上级分类。如果你的文件夹总数较少，例如小于20个，你只需要为每个文件夹确定一个主题，然后按照字母顺序排列；但如果文件夹总数超过这个数量，在需要这些文档时，你会花大量时间寻找。你可以有类似这样的分类：财务、家用、私人、医药、杂物（这是你系统中的杂物抽屉，用于放置那些不适合任何其他抽屉的物品：宠物疫苗记录，新版驾照，明年春天想去的地方的旅游手册）。特殊、特别的文档应该存放在一个单独的文件夹中。也就是说，如果你有一个单独的储蓄账户、支票账户、退休账户，你一定不愿意将它们都归类为“银行账户”；你会希望每个账户都有自己的文件夹。这一原则也适用于其他事物。
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存档、分类所需的时间不应该比你找寻物品的时间更长。对于那些经常用到的文档，例如健康记录，可以采用最便于查找的存档与分类方式——为每位家庭成员都创建一个单独的文件夹，或者按照类别创建文件夹，例如普通医疗、牙医、眼科等。如果你有大量文件夹只装有一张纸，请将它们概括进一个主题。为那些经常用到的重要的文件创建一个单独的文件夹，例如护照、出生证明或者健康保险政策。
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所有这些原则都适用于物理世界，也适用于计算机上的虚拟文件和文件夹。计算机最明显的优势在于，你可以完全不对文件进行分类，计算机的搜索功能会帮助你很快找到所需要的东西（如果你能记得它们的名字）。但这会增加你的记忆负担——你需要记住并回忆起所命名过的所有文件名称。对文件及文件夹进行细分的最大优势在于，你可以重新发现那些已经遗忘了的文件。这就将你大脑的记忆外化到了计算机之中。
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如果你真的赞同为所有重要文件做电子备份，可以创建大量灵活的相关的数据库和超级链接。例如，你可以在Excel（微软公司开发的一款试算表办公软件）中创建一个个人账户，将所有的收据与发票都扫描成PDF格式。在这个Excel表格中，你可以创建一个连接到你电脑的链接。当需要“奥维斯钓鱼外套”的收据与发票时，你可以在Excel中搜索“奥维斯”，点击单元格，就可以找到收据并发送给客户服务部门。当然，并不仅仅是财务文件才可以这样进行链接。如果你需要在研究论文中引用一篇文字文档，可以将这些文章创建链接到你的硬盘、公司服务器，或者云端服务器。
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谷歌前首席信息官、工程部副主席道格·梅里尔认为，“组织信息的原则不是——也不应该——适用于所有人”。但是，仍然有些基础的东西我们可以采纳，例如创建待办事项列表，随身携带笔记本或索引卡，或者“将所有物品都放在一个固定的位置，并记住这些位置”。
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虽然我们的家中也有办公室，也会在家支付账单，但这一切却并不像是一个家。家不涉及存档。你希望在家是什么感觉？很平静？严格控制你的每一分钟？你通常会在家干什么？如果你跟大多数美国人一样，那么你会肩负着多重任务。21世纪前10年的流行语已经不是只会在工作中出现。智能手机和平板电脑都已经走进千家万户。
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我们的手机已经变得像瑞士军刀一样，囊括了字典、计算器、网页浏览器、电子邮件客户端、游戏、预约日历、录音、吉他调谐器、天气预报、GPS（全球定位系统）、文字编辑器、推特、脸书的更新、手电筒等多种功能。它们比IBM公司（全球最大的信息技术和业务解决方案公司）总部30年前最先进的电脑还要强大，还能做更多的事情。我们无时无刻不在使用它，从21世纪填鸭式狂热的每件事，到空余时间的每分每秒。走在大街上，我们还在发着短信；在排队的同时，我们还在发着邮件；与朋友共进午餐时，我们还在关注着朋友圈的更新。在舒适安全的住所内，在厨房的柜台边，我们能一边用智能手机写着购物清单，一边听着有关城市养蜂的奇妙信息的广播。
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但美中不足的是，虽然我们认为自己正在齐头并进地进行着多个任务，但实际上这只是一个可怕而残酷的错觉。麻省理工学院神经学家厄尔·米勒，是世界级分散注意力专家之一，他认为我们的大脑“天生就不擅长多重任务……当人们认为自己正在完成多重任务时，他们实际上只是非常迅速地从一个任务切换到另一个任务。每当他们这样做的时候，他们都会付出认知成本”。因此，我们并没有像魔术师那样同时在空中抛掷多个球的能力，我们更像是一个糟糕的业余播撒盘，疯狂地从一个任务切换到另一个任务，既忽略眼前的错误，又担心它会随时崩盘。具有讽刺意义的是，尽管我们认为正在做着很多任务，但多重任务反而使我们效率更低。
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研究人员已经发现，多重任务会增加应激激素皮质醇的分泌，以及急性应激激素肾上腺素。它会过度刺激大脑，引起精神模糊或干扰思维。多重任务还会产生多巴胺成瘾反馈回路，有效地奖励大脑分散注意力，并不断寻找外部刺激。更糟糕的是，前额叶皮层有一个新奇倾向，即注意力会很轻易地被其他事物劫持——一些众所周知、闪闪发光的，用来吸引婴儿、小狗或小猫的事物。我们试图在多个活动中集中注意力，其中的讽刺意味是显然的：我们所依赖的用于专注于任务的大脑区域很容易受到干扰。接电话、浏览网页、检查电子邮件、发送短信，所有这些活动都会调动大脑中追求新颖、追求奖励的区域，从而分泌出内源性阿片样物质（难怪感觉这么好）。所有这些都会干扰我们将注意力集中于任务。这就是最终的无任何价值的脑轻松（让大脑轻松愉快的体验）。我们通常不会期待那些来自持续付出努力所收获的大礼物，反而期待完成上百个小的有着华丽外表的任务所赐予的空头礼物。
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过去，如果正忙的时候电话响了，我们要么不接电话，要么将电话挂掉。当墙上都装满电话时，任何人都可以随时联系到我们；但出去散步或者出差的时候，如果他们无法联系到你（或者你感觉无法联系到他们），这看起来也很正常。现在，许多人拥有手机的数量远远大于拥有厕所的数量。这也就产生了一种期望，当你方便时，你能够联系上任何人，无论他们是否方便。这种期望根深蒂固，比如，开会中的人们常常会拿起电话说，“对不起，我现在不方便说话，我在开会”。仅仅一二十年前，开会中的人们还无法应答办公桌的座机铃声。与以前相比，人们对于可及性的期望已经大大不同了。
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仅仅是拥有多重任务的机会都会损害我们的认知能力。伦敦卡迪夫大学的格伦·威尔逊称之为信息狂躁。他发现，当你正试图集中于一个任务时，收件箱里的一封未读邮件就可以将你的智商降低10分。尽管人们声称吸食大麻有很多好处，包括增加创造力，减少疼痛和压力，但有证据表明它的主要成分——大麻素——会激活大脑中的大麻受体，严重干扰我们的记忆和专注力。威尔逊认为，多重任务的认知损伤比吸食大麻的认知损伤更大。
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斯坦福大学神经科学家拉斯·波特拉克发现，学习信息的同时如果执行多重任务会让新的信息进入大脑错误的区域。例如，如果一个学生一边学习一边看电视，他学业上的新信息就会进入大脑中的纹状体区——一个专门用于存储新程序、新技能的区域，而不是事实与想法的区域。如果没有电视的干扰，信息会直接进入海马体，在这个区域，信息会以多种方式分类组织，更有利于我们检索。麻省理工学院的厄尔·米勒补充道，“人类根本无法很好地完成多个任务，但他们说他们可以，其实是在欺骗自己”。实践证明，人类大脑很擅长这类自我欺骗。
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正如我之前所介绍的那样，这种转换本身还会存在新陈代谢的代价。当大脑从一种活动转换到另一种活动时，前额叶皮层和纹状体会燃烧氧化葡萄糖。氧化葡萄糖是大脑专注于任务的燃料。当我们处于多重任务状态时，这种快速、持续的转换会导致大脑快速燃烧燃料，让我们很快就感到疲惫、迷失方向。大脑中的营养物质大量流失，这会导致我们的认知能力与物理能力打折扣。除此之外，重复的任务转换会导致焦虑，增加大脑中压力皮质醇激素的水平，最终导致攻击性与冲动行为。相反，专注于一项任务的状态由大脑中的前扣带回和纹状体控制，一旦我们进入中央执行模式，保持这种状态所消耗的能量比保持多重任务所消耗的能量更少，从而减少大脑葡萄糖的需求。
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更糟糕的是，多重任务需要我们做出决定：我应该回复这条短信还是应该忽略它呢？我应该怎么回复呢？我应该怎样保存这封邮件？我是继续完成手头的工作还是休息一下呢？研究证明：从神经资源的角度来说，做出决定非常困难，即使是小的决定也会消耗与大的决定同样的能量。我们所失去的首先就是冲动控制。当我们对许多微不足道的事情做出决定后，大脑会进入枯竭状态。这样，我们会对那些真正重要的事情做出错误的决定。谁会愿意通过执行多重任务来增加每天需要处理的信息量呢？
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