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显然，大脑在家务管理与记录时间能力方面扮演了很重要的角色——调节我们的心跳与血压；给我们发出信号，我们应该何时休息、何时睡觉，让我们知道自己什么时候饿了、什么时候饱了，即使外部气温变化时，也能保持我们身体的温度。这种协调发生在所谓的爬行动物的大脑中，这是我们与所有脊椎动物都有的结构。此外，大脑皮层还会处理某些高级认知功能：推理，问题解决，语言，音乐，精密体育运动，数学运算，艺术，以及支持这些活动的心理活动，包括记忆力、注意力、知觉、运动规划、分类。人类的大脑重3磅（1.4千克），只占成年人身体总重量的很小一部分，通常为2%；但它却消耗了整个身体能量的20%。这是为什么呢？简单的回答是，时间就是能量。
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神经沟通的速度是非常快的，可以达到每小时300多英里，神经元之间的沟通可以达到每秒数百次。单个静止神经元的电压输出为70毫伏，大约相当于一个iPod的行输出。如果你可以在神经元上放一对耳塞，那么你就可以听到它的节奏输出，就像一系列的咔嚓声。很多年前，我的同事彼得·亚纳塔就曾在猫头鹰的大脑神经元上这样做过。他在猫头鹰的脑神经元上连接了一个电线，电线另一端连接到放大器和扬声器上。在给猫头鹰播放音乐之后，彼得听到了与原创音乐节奏音高相同的神经发射模式。
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控制神经元之间通信的神经化学物质由大脑本身产生，其中一些著名的物质包括血清素、多巴胺、催产素、肾上腺素以及乙酰胆碱、氨基丁酸、谷氨酸和内源性大麻素。化学物质被释放在特定的位置，作用于特定神经突触，从而改变大脑中的信息流。生成这些化学物质，并将它们分散开来规范、调节大脑活动，这都需要能量——神经元是会产生代谢的活细胞，它们从葡萄糖处获得能量。除睾丸外，身体中所有其他组织都不是完全依靠葡萄糖作为能量（这就是为什么男人会在他们的大脑和腺体之间争夺资源）。
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多项研究表明，服食葡萄糖能够提高大脑对艰巨任务的处理能力。例如，当试验参与者被要求处理难以解决的问题时，试验者将糖果给了其中一半人，而另一半人却没有。服食了糖果的试验参与者完成得更好、更迅速，因为他们给身体提供了帮助神经回路解决问题的葡萄糖。但这并不是说，你应该立刻冲出去买一筐糖果——其一，我们的大脑可以在有需要时，储备大量的葡萄糖；其二，糖的慢性摄入（这项试验只关注短期摄入）可能会损坏其他系统，导致糖尿病的发生以及糖崩，所以，当糖分消退之后，大多数人都感觉很疲惫。
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但不管我们从何处服食葡萄糖，大脑都会燃烧葡萄糖，就像汽车会燃烧汽油一样，大脑也会燃烧葡萄糖以维持心理活动。到底我们的大脑消耗了多少能量呢？如果我们放松休息或神游一个小时，我们将消耗11卡路里或15瓦——新的节能灯泡所消耗的能量。中央执行系统阅读一个小时大约需要消耗42卡路里；坐在教室里上课会消耗65卡路里——这不是由于你坐立不安（我们没有将这个因素考虑进去），而是由于吸收新信息而增加的消耗大脑的能量。大多数脑能量被用于突触传递，也即连接一个个的神经元，这又反过来连接想法与意见。这一切都表明：良好的时间管理意味着组织我们的时间以最大限度地提高大脑效率。但现在最大的问题是：究竟是多任务效率更高还是单任务效率更高？如果一次只做一件事，我们能赶得及吗？
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掌握事件的“跷跷板”
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麻省理工学院的神经学家厄尔·米勒认为我们的大脑“一次只能吸收有关世界的很少一部分信息”。你也许会认为你的大脑中存在某个无缝数据链，记录着周围发生的一切事情，但实际上，你的大脑会“挑选、选择、预测那些大脑认为重要的事情，那些大脑认为你应该关注的事件”。
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在第1章与第3章中，我都讲到了多任务的新陈代谢消耗，例如一边读邮件，一边打电话，又或者一边阅读一边处理人际关系。从一项任务转换至另一项任务，消耗的能量会更多；而专注于一项任务所消耗的能量更少。这也就意味着，如果安排好自己的时间，某段时间只关注于一项任务，我们会完成得更好。完成任务后，我们也不容易感到那么疲惫，所消耗的神经化学物质也更少。神游模式比多任务模式消耗的能量更少。专注模式与神游模式之间的自然转换可以帮助我们重新调整，恢复大脑；但多重任务却无法达到这个效果。
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或许最重要的是，多任务本身就决定了它会破坏解决问题和创造力所需要的持续思维。加利福尼亚大学欧文分校信息学教授格洛丽亚·马克解释说，多任务会阻碍创新。“花十分半钟的时间关注一个任务，”她说，“让我们没有足够的时间深入思考。”有创意的解决方案通常来自任务专注与神游模式之间一系列的交锋。
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更复杂的事情是，大脑的唤醒系统偏好新奇的事物，这意味着，注意力可能很容易会被新奇的事物所劫持——我们用来吸引婴儿、小狗、小猫的常见发光物体。这种新奇感甚至比一些我们最深切的生存的欲望更强烈：人类努力工作，以期获得一种新的体验、一顿饭菜或一个伴侣。我们专注任务的困难之处在于：停留于任务的大脑区域很容易被闪亮的新鲜事物干扰。在多任务模式中，我们会不知不觉地进入某种循环，大脑的新奇中心不断受到闪闪发光的新鲜事物的刺激，从而损害前额叶皮层，使其无法专注于任务，无法追求持续努力和注意力回报。我们需要训练自己追求长期回报，放弃短期回报。不要忘了，一封收件箱中的未读邮件可以有效地让你的智商降低10分，多任务还会让你想要学习的信息进入到大脑的错误区域。
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个体在认知风格方面存在差异，在多重任务下，我们需要协调专注与创造之间的平衡。当我们说某人很专注时，一方面指的是他们专注于眼前的任务，不受任何内部或外部干扰。另一方面，创造力通常意味着需要在分散的事物之间找到联系。如果说某个发现属于创新，那么我们认为，它是通过比喻、暗喻产生了新的想法，或者它将我们不曾发现有联系的事物联系在了一起。这需要在专注与更广阔的看法之间找到精确的平衡。一些服用过提高多巴胺水平药物（如甲基醋甲酯）的人指出，药物可以帮助他们保持工作动力与专注，避免干扰，并持续专注于重复任务；但他们也指出，不利的一面是药物会摧毁他们联系联想与创意创新的能力——强调专注与创造之间的跷跷板关系。
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有一种被称为COMT的有趣基因，它可以通过调节前额叶皮层内多巴胺的水平来调节人们切换任务的难易程度。COMT指挥大脑生成酶（儿茶酚-O-甲基转移酶缩写为COMT），帮助前额叶皮层维持多巴胺和去甲肾上腺素的最佳水平。多巴胺和去甲肾上腺素是用于关注任务的重要神经化学物质。拥有特殊COMT基因（名为Val158Met）的个体，其前额叶皮层中多巴胺水平较低，与此同时，他们还会显示出更高的认知灵活性，更容易进行任务切换，并比普通人拥有更多的创造力。拥有特殊COMT基因（称为缬氨酸或缬氨酸纯合子）的个体前额叶皮层中多巴胺水平较高，与此同时，他们还会显示出更小的认知灵活性，更难进行任务切换。许多有注意力缺陷的人——大脑内多巴胺水平较低的人——反而更具创造力。那些可以专注于某项任务的人，一旦他们按照某种并不是那么有新意的指引完成任务，往往也能很成功。请记住，这些只是基于统计数据的广义概括，人与人之间肯定会存在个体变异与个体差异。
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露丝、厄尼和彼得每天都被日常杂事所困扰，例如，做饭、打扫房间、清理不需要的东西、整理办公室。完成某项任务意味着我们需要有一个开头和结尾。在某些更复杂的情况下，我们还需要将一个任务分成若干可控的小任务，它们每个都有自己的开头与结尾。以修房子为例，也许它看起来并不复杂，但是房屋修建者却并不这么认为——他们会将这项任务分成多个阶段：测量，准备现场，打地基，搭支架，安装排水管、电气设备，安装石膏板、地板、门、橱柜，涂油漆。每个阶段又会进一步划分成多个可控的小块。前额叶受损会造成事件分割能力的缺失——这就是为什么彼得总是无法重新布置他的办公室——因为他无法将事件小块重新按照正确的顺序拼接；这也是露丝无法按照正确的顺序准备晚餐的原因。
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将一个含有多序列的元件按照正确的顺序排列，这是人类所从事的最复杂的事情之一。为了完成排序，人类的大脑会设置不同的场景，通过一系列“如果……那么……”的假设从不同的结构观察，找出它们是怎样互相影响的。我们会预测完成时间，观察落后的进度。时间顺序反映在海马体中，紧邻记忆与空间地图。如果你打算种花，你会先挖一个坑，然后将花从临时的罐子中拿出来，埋进土里，用土填满坑，然后再浇上水。这似乎看起来是我们经常会做的很显然的事情，但拼装过宜家家具的人都知道，如果某个步骤的顺序不对，你可能得将它拆开，从头再来。我们的大脑很擅长做这些事情，这需要海马体与前额叶皮层之间的沟通，事实上，我们的大脑一直在这样忙碌着，它会呈现组装后家具的模样，还会呈现组装前的单个部件——大多数时候，这个过程都是无意识的——如果你做错了某些步骤，大脑会告诉你接下来会是什么样的（当你已经将奶油涂在了饼干上之后，你一定不愿意再去搅拌奶油——太乱七八糟了）。
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人类完成的更复杂的任务是完成一系列单独的操作，每个小的任务都有自己的完成时间，我们需要组织它们的开始时间，以便所有的任务能在同一时间完成。人类所完成的最常见的两大任务是：做饭与打仗。
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经验告诉我们，我们不可能将刚出烤箱的馅饼端出来吃，因为它太烫了，所以你需要时间让它冷却。你端出馅饼的恰当时间意味着你需要将不同的时间参数都考虑进去：你也许需要快速凭经验计算出制作馅饼需要多长时间，冷却馅饼需要多长时间，喝完汤、吃完面条需要多长时间，当他们吃完主食之后，你还需要等多长时间才合适，他们什么时候会想要吃甜点（如果你上菜太快，他们会感觉很匆忙；如果你上菜太慢，他们又会变得不耐烦）。从上菜的时间到预冷的时间，我们反向推演，以确保时间安排是合理的。
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战争时的作战计划也需要类似精确的组织与时间计划。在第二次世界大战期间，盟军打了德国人一个措手不及。盟军采取了一系列欺骗战术：他们利用了登陆地点没有港口的事实。德国人认为如果没有舰载物资，盟军不可能持续进攻。大量物资与人力被悄悄运往诺曼底，在海滩中部与阿罗芒什地区快速修建了一个人造可移动港口。这个港口的代号为桑树港，它就像一个巨大的拼图。当它完全投入使用时，每天可以运送7000吨车辆、物资以及人员。完成这个港口使用了545000立方码（1立方码约等于0.765立方米）混凝土、66000吨钢筋、9000根木材（约150万立方英尺，1立方英尺约等于0.028立方米）、440000平方码（1平方码约等于0.836平方米）胶合板、7英里长的钢丝绳，以及2万名工人。所有这些都必须以正确的顺序、在恰当的时间到达。整个港口的秘密建造与运送，都没有引起德国人的怀疑，这被认为是人类历史上最伟大的工程和军事壮举之一，也是人类规划和时间安排的一大杰作——这都要归功于前额叶和海马体之间的连接。
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诺曼底登陆计划的秘诀在于，初看起来异常困难的任务，都被巧妙地分割成了小任务——上千个小任务。这一原则适用于所有任务：如果你有一项任务，请将它分割成块——有意义、可执行、可操作的块。它能使时间管理变得更简单；你只需要确保每个小任务顺利完成。每个任务的完成都会让你得到神经化学物质的满足。
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对于任何拥有多个步骤的项目，你都需要在执行与监督之间找到某种平衡。每个步骤都需要我们随时停下来客观审视，以确保我们正在恰当地完成它，我们对目前的状态还比较满意。大脑的眼睛会审视已经完成的，帮助我们决定是否需要重新来做，以及能否继续执行。当我们打磨细木橱柜、揉面、梳头、画画，或者创建演示文稿时，道理也是一样的。这是一个熟悉的循环：我们工作、审视工作、进行调整，然后继续推进工作。大脑中的前额叶皮层会协调大脑以外的世界与大脑中的世界。试想有一位画家，他需要评估刚刚选择的颜料是否匹配他的作品。或者想想更简单的事情，如拖地——我们并不是盲目地来回拖，我们需要确保地板足够干净；如果我们不这样做，就还得回头重新擦洗。许多任务兼具创新与平凡，我们需要在工作与评价中反复，将眼前的状态与最终想要实现的状态进行比较。
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这种反复的过程最能消耗大脑中的新陈代谢。我们跳出眼前，着眼于大的布局。我们可能会对目前的状态感到满意，也可能不会；然后回到任务，我们要么继续前进，要么回过头修改某些概念错误或物理错误。正如你所知道的那样，这种注意力转换和视角切换会让人感到疲惫，与多重任务一样，它会消耗比专注单任务更多的大脑养分。
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在这种情况下，我们需要既扮演好老板的角色，又扮演好员工的角色。你在某方面擅长并不意味着会在其他方面也擅长。每一个总承包商都知道油漆工、木匠、瓷砖铺设者都能完成大量工作，但他们旁边必须有人从大局出发观察才行。许多分包商实际上不想也没有能力考虑预算，或在时间与金钱之间做出平衡的决策。事实上，他们中有些人本身就是什么也没能完成的完美主义者。我曾经跟一位录音师一块工作，他试图想要完美地完成一首3分钟的歌曲，我及时阻止了他，并提醒他，我们还有11首歌曲没有完成。在音乐的世界里，只有少数艺术家（如史蒂维·旺德，保罗·麦卡特尼，王子，吉米·佩奇，琼尼·米切尔，斯蒂利·丹）能够高效地工作。许多博士永远都无法完成他们的学位，因为他们无法向前——他们太过完美主义。博导的真正工作不是教会他们事实，而是教会他们如何向前。
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计划与执行用到大脑不同的分区。同时扮演好老板与员工的角色，需要我们形成多个分等级的、有组织的注意力机制，然后在多个机制中切换。只有大脑的中央执行系统才会注意到地板很脏，它会形成一个“拖地”的执行注意机制，然后形成完成拖地实际动作的工作注意机制。执行机制只会关注我们已经完成了任务，并且已经很好地完成了任务。这通常包括找到拖地用具——拖把以及洗拖把的桶。然后，我们开始打湿拖把，观察拖把头，以确定我们什么时候需要再次打湿拖把，当拖把变得很脏时，我们还需要清洗拖把。一位优秀的清洁工人还会唤醒下一级注意力机制，瞬间变成一个注重细节的工人，他们会关注地上每一个用拖把无法打扫干净的污渍，他们会蹲下来用手擦掉污渍，或者使用任何其他必要的办法来达到目的。注重细节的工人有着与我们不同的心理机制，与普通员工和老板不同的目标。当他们的配偶走进屋子，发现他们已经花了15分钟来处理角落的污渍时，他们会说：“什么？你疯了吗？你放弃了整块地板干这事？客人还有15分钟就到了！”这时，他们又会转换成老板的视角，开始从大局出发看待问题。
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这种从老板到员工再到关注细节的员工的层次转换，实际上是注意力机制的转换，这会产生多任务新陈代谢消耗。这也是一个好的洗车店会将洗车工作分给三类工人处理的原因。洗车店会有员工专门负责打肥皂与清洗；一旦他们完成自己的任务后，关注细节的员工会过来仔细观察，看看是否还有残留的污渍，他们会清洗车轮和保险杠，然后再将车给你；当然，老板还会在旁边从大局出发，确保每位员工都没在一个地方或一辆车上花费太多或太少时间。通过角色划分，每位员工都形成了一种注意力机制，而不是三种，这样，他们就可以专注于一种角色，而不用担心其他层次上的问题。
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我们可以从中学到点什么，因为我们有时也需要变成这样或那样的员工。调查显示，如果你有杂事需要处理，那么请将相同的杂事放在一起。如果你已经收集了一大堆账单需要支付，那么请支付账单——不要花时间思考决定是否需要搬进一间更小的房子或是否购买一辆新的汽车。如果你已经腾出时间打扫房间，那么请不要花时间修理门前台阶或整理橱柜。集中精力，维持单一的注意力机制，直至完成任务。有效地组织大脑的资源，意味着在我们的日程表中预留时间，让我们可以注意多余的时间。这能让我们完成得更多，也能让我们更有精力完成任务。
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老板与员工的区别始于大脑内的前额叶皮层。前额叶皮层内的某种回路，负责告诉我们，究竟是我们在掌控还是别人在掌控。当我们建立起一个系统，大脑的一部分就会将其标记为我们自己生成的。当我们进入他人系统的时候，大脑又会采取不同的标记方式。这也许解释了为什么我们会更容易坚持别人制订的运动或减肥计划：相较于我们自己，我们更相信别人是“专家”。“我的教练告诉我做3组10次40磅的动作——他是教练，他的话一定有他的道理。我无法制订自己的计划——我该怎么办？”我们需要花费大量精力才能克服大脑对我们自己生成的动机系统的偏见。这是为什么呢？因为正如我们第4章所讲的基本错误归因那样，我们无法了解别人的大脑，我们只能了解自己的大脑。当痛苦地意识到我们需要做出某个决定时（我真的要严肃对待运动这个问题），我们会经历烦躁与犹豫不决，记得自己大脑内部决策过程的所有细节。我们不了解别人的决策过程（大多是内部决策），所以在大多数时候，我们倾向于认为他们所确定的事情更有说服力（这就是你的计划，每天按照这个计划执行就行了）。
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