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在这种情况下，我们需要既扮演好老板的角色，又扮演好员工的角色。你在某方面擅长并不意味着会在其他方面也擅长。每一个总承包商都知道油漆工、木匠、瓷砖铺设者都能完成大量工作，但他们旁边必须有人从大局出发观察才行。许多分包商实际上不想也没有能力考虑预算，或在时间与金钱之间做出平衡的决策。事实上，他们中有些人本身就是什么也没能完成的完美主义者。我曾经跟一位录音师一块工作，他试图想要完美地完成一首3分钟的歌曲，我及时阻止了他，并提醒他，我们还有11首歌曲没有完成。在音乐的世界里，只有少数艺术家（如史蒂维·旺德，保罗·麦卡特尼，王子，吉米·佩奇，琼尼·米切尔，斯蒂利·丹）能够高效地工作。许多博士永远都无法完成他们的学位，因为他们无法向前——他们太过完美主义。博导的真正工作不是教会他们事实，而是教会他们如何向前。
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计划与执行用到大脑不同的分区。同时扮演好老板与员工的角色，需要我们形成多个分等级的、有组织的注意力机制，然后在多个机制中切换。只有大脑的中央执行系统才会注意到地板很脏，它会形成一个“拖地”的执行注意机制，然后形成完成拖地实际动作的工作注意机制。执行机制只会关注我们已经完成了任务，并且已经很好地完成了任务。这通常包括找到拖地用具——拖把以及洗拖把的桶。然后，我们开始打湿拖把，观察拖把头，以确定我们什么时候需要再次打湿拖把，当拖把变得很脏时，我们还需要清洗拖把。一位优秀的清洁工人还会唤醒下一级注意力机制，瞬间变成一个注重细节的工人，他们会关注地上每一个用拖把无法打扫干净的污渍，他们会蹲下来用手擦掉污渍，或者使用任何其他必要的办法来达到目的。注重细节的工人有着与我们不同的心理机制，与普通员工和老板不同的目标。当他们的配偶走进屋子，发现他们已经花了15分钟来处理角落的污渍时，他们会说：“什么？你疯了吗？你放弃了整块地板干这事？客人还有15分钟就到了！”这时，他们又会转换成老板的视角，开始从大局出发看待问题。
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这种从老板到员工再到关注细节的员工的层次转换，实际上是注意力机制的转换，这会产生多任务新陈代谢消耗。这也是一个好的洗车店会将洗车工作分给三类工人处理的原因。洗车店会有员工专门负责打肥皂与清洗；一旦他们完成自己的任务后，关注细节的员工会过来仔细观察，看看是否还有残留的污渍，他们会清洗车轮和保险杠，然后再将车给你；当然，老板还会在旁边从大局出发，确保每位员工都没在一个地方或一辆车上花费太多或太少时间。通过角色划分，每位员工都形成了一种注意力机制，而不是三种，这样，他们就可以专注于一种角色，而不用担心其他层次上的问题。
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我们可以从中学到点什么，因为我们有时也需要变成这样或那样的员工。调查显示，如果你有杂事需要处理，那么请将相同的杂事放在一起。如果你已经收集了一大堆账单需要支付，那么请支付账单——不要花时间思考决定是否需要搬进一间更小的房子或是否购买一辆新的汽车。如果你已经腾出时间打扫房间，那么请不要花时间修理门前台阶或整理橱柜。集中精力，维持单一的注意力机制，直至完成任务。有效地组织大脑的资源，意味着在我们的日程表中预留时间，让我们可以注意多余的时间。这能让我们完成得更多，也能让我们更有精力完成任务。
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老板与员工的区别始于大脑内的前额叶皮层。前额叶皮层内的某种回路，负责告诉我们，究竟是我们在掌控还是别人在掌控。当我们建立起一个系统，大脑的一部分就会将其标记为我们自己生成的。当我们进入他人系统的时候，大脑又会采取不同的标记方式。这也许解释了为什么我们会更容易坚持别人制订的运动或减肥计划：相较于我们自己，我们更相信别人是“专家”。“我的教练告诉我做3组10次40磅的动作——他是教练，他的话一定有他的道理。我无法制订自己的计划——我该怎么办？”我们需要花费大量精力才能克服大脑对我们自己生成的动机系统的偏见。这是为什么呢？因为正如我们第4章所讲的基本错误归因那样，我们无法了解别人的大脑，我们只能了解自己的大脑。当痛苦地意识到我们需要做出某个决定时（我真的要严肃对待运动这个问题），我们会经历烦躁与犹豫不决，记得自己大脑内部决策过程的所有细节。我们不了解别人的决策过程（大多是内部决策），所以在大多数时候，我们倾向于认为他们所确定的事情更有说服力（这就是你的计划，每天按照这个计划执行就行了）。
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所有任务，即使是最简单的任务，都需要灵活的思维与适应能力。正如我们之前已经讲到的那样，人类有许多不同的明显特征，前额叶皮层让我们能够根据具体情况，灵活地改变行为。我们在切胡萝卜片与搅拌奶酪时的力度是不同的；我们会用不同的方式向我们的祖母和老板解释自己的工作；我们用一个隔热垫将东西拿出烤箱而不是冰箱。前额叶皮层在我们的日常生活适应策略中不可或缺，无论我们是在草原上觅食还是居住在城市的摩天大楼中。
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神经心理学家曾经采用威斯康星卡片分类测验来测试灵活思维和专注任务之间的平衡。测试者被要求按照某种规则，对一副特殊标记的扑克牌进行排序。在图5–2的例子中，测试者被要求对新的未编号的卡片，按照灰色阴影进行分类。在这种情况下，它应该将其放在卡片1处。当测试者开始习惯按照这个规则进行排序后，测试者又被要求按照新的规则进行分类，例如，按照形状（在这种情况下，新卡应该放在卡片4处）或数字（在这种情况下，新卡应该放在卡片2处）进行排序。
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图5–2 威斯康星卡片
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对额叶有缺陷的人而言，一旦开始某种模式之后，他们就很难改变规则；当被提供新的规则后，他们仍倾向于坚持旧的规则，或者他们会表现出无法坚持规则，在更改规则且没有提示的情况下，他们会突然犯错。最近研究发现，坚持并遵守规则实际上由神经网络完成。神经网络与它们的发射模式同步，在大脑中产生不同的脑电波。例如，如果你在卡片分类中遵循了阴影规则，你的脑电波会在一个特定的频率震荡，直到你切换到形状规则，然后它们又会在另一个频率震荡。你可以将其看作电台广播：这就像是特定规则作用于大脑中特定频率，使该规则下的所有指令和通信都能够与其他规则下的指令和通信区分开，每个规则都在指定波段传输信号、协调信号。
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有效完成目标需要我们选择性地关注与完成任务最相关的特征，成功地忽视那些会争夺注意力的环境特征与刺激。但是，我们怎样才能知道哪些因素是相关的、哪些因素是无关的呢？这来自于经验——实际上，我们可以认为专家与新手最大的区别在于，专家知道他们应该关注什么、应该忽视什么。如果你对汽车一无所知，并尝试找到问题所在，你会关注汽车的每一声尖叫、每一次噼啪声、发动机的每一次震动，这些都是潜在的信息，你会尝试关注所有这些信息。如果你是一个专业机械师，你会将注意力集中在相关的声音上，而忽视无关的声音。优秀的机械师也是侦探（就像一位优秀的医师），他们会调查根源，以便了解问题到底出在哪儿：有些部分相关，有些却并不相关。如果你早上给汽车加满了低辛烷汽油，那么它很有可能是汽车熄火的原因；但汽车刹车的吱吱声却与此无关。同样，一些事件是重要的，而另一些却不是。你今天给汽车加满低辛烷汽油的结果肯定与你一年前这样做的结果不同。
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我们想当然地认为，电影都有准确的时间镜头——场景——故事都会有开头、有结尾。时间镜头的标志是每当一个场景结束时，电影都会出现连续性中断——切口。这一名字来自模拟胶片；在编辑室，电影胶片会在一个事件结束的时候被物理切断，并拼接到下一个事件的开端（现在，这些都已经被数字化代替，但数字编辑工具会使用一个小剪刀图标来表示这个动作，我们仍然称之为切口，就像我们用文字处理器“剪切粘贴”一样）。如果没有切口标志场景结束，大脑将难以处理和消化这些信息，因为它会成为一个单一的长达120分钟之久的信息。当然，现代电影，特别是动作电影，比以前使用了更多的切口来满足我们对视觉刺激的渴望。
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经验告诉我们，电影通常会以三种方式进行剪辑。一个镜头可以代表事件的非连续性（新的场景会在三个小时后开始）、地点的非连续性（新的场景会在小镇的另一边开始），或是视角的非连续性（当你看见两个人正在谈话时，摄影机会从一个人的脸转向另一个人的脸）。
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这些似乎对我们来说已经很平淡无奇，但我们是通过观看大量漫画、电视、电影才得到这种经验的。这实际上是文化创造，但这种文化创造对我们自己文化以外的人而言没有任何意义。斯坦福大学人类学家吉姆·弗格森，介绍了自己在撒哈拉沙漠以南非洲地区做实地考察所观察到的一切：
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某一天，当我还居住在索托人中时，我与一位当地人一块进城。那是一座他从未去过的城市。那位当地人是一位很聪明、很有智慧的人——例如，他读过《圣经》。当他第一次在商店里看见电视机的时候，他完全搞不懂究竟发生了什么。他完全不明白我们在电影与电视中会采用叙述的方式来讲述故事。例如，一个场景结束，另一个场景会在不同的时间与地点开始上演。这种间隔让他感到疑惑。在某个单独的场景中，摄影机会先关注一个人，然后再关注另一个人，以此形成不同的视角。他挣扎着，但就是不明白故事到底讲了什么。我们之所以会认为这是理所当然的，是因为我们从小就了解它。
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电影剪辑是讲故事的一种拓展，我们在戏剧、小说和短篇故事中都可以看到这样的剪辑。故事一般不会包括主人公一生的每一分钟和每一个细节——故事只会讲述一些重大事件，我们已经被训练得能够理解到底发生了什么。
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我们的大脑会解码反映作者、导演、编辑工作的每个场景或时间段的信息。为此，每个信息包，就像电影场景一样，都应有一个开头和结尾。反映在时间管理上，就是大脑会自动将我们所看见、所从事的一切组织分割成若干活动块。理查德今天没有维修房屋也没有改建浴室，他在为厨房铺设瓷砖。即使是超人——当他每天早上醒来告诉洛伊丝·莱恩“亲爱的，今天我休息，我要去拯救世界”的时候，他也会在自己的头脑中形成一串为了完成目标需要处理的任务块，每个任务块都有开头和结尾：（1）抓捕莱克斯·卢索；（2）维护氪星的安全；（3）将定时炸弹扔到外空间；（4）从干洗店取回干净的斗篷。
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组块在我们生活中发挥着两大重要作用：第一，通过分成若干不同的任务让大型任务变得可行；第二，通过分割成有开头与结尾的模块，让我们更好地记忆日常经历——这也反过来让我们以可控的单位存储并检索记忆。虽然实际上我们醒着的时间是连续的，但仍可以轻易了解不同时间点所发生的不同事情。吃早餐与晨间沐浴有着不同的开头与结尾。它们不是一个个跳进你的记忆的，而是你的大脑会编辑、剪辑和标记。所以你可以随意分割场景。通过分割场景，给场景设置时间界限，生活中的许多事情才变得有意义。我们不会将生活看作完全一样的时刻，我们会将时间分组，分成若干重大事件，例如刷牙、吃早餐、读报、开车去火车站。也就是说，我们的大脑会自动给事件设置一个开始与结尾。同样，我们不会将一场橄榄球比赛视为一连串不间断的动作，我们会将它记忆为一节、一场，以及某些重要的进球，而这并不仅仅是由于比赛的规则创建了这样的分割。当我们谈论某个特殊的进球时，我们还会进一步细分：我们记得跑动的后卫移动到开阔地带，四分卫向后运球打开了防线；然后躲过了防守的追击；四分卫将胳膊伸出准备抛球；又是一次假动作；突然四分卫开始跑动，大跨步奔跑，一个漂亮的触地得分。
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大脑中有一个特殊的分区负责将很长的事件分割成块——你一定已经猜到了——前额叶皮层。事件分割最内在的特征在于我们会自动将事件分成多级，甚至无需任何思考，也不需要任何编辑指引。也就是说，我们的大脑会自动将现实分成许多层次。我们可以从大脑眼睛中的任意方向看待事件——自上而下，从大到小；自下而上，从小到大。
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思考这样一个问题，当你问朋友“昨天干了什么”的时候，你的朋友也许会给你一个简单概括的回答，例如：“哦，昨天跟往常一样。我去上班，然后回家吃饭，看电视。”这样的回答是大多数人对事件的描述，将复杂的动态事件分割成数量适中的、有意义的单元，使其变得有意义。请注意，这样的反应表明我们跳过了很多平常的、不起眼的细节，例如你的朋友是怎样起床、怎样出门的。这些描述都是工作日会发生的事情，而且都发生在两大重大事件之前：吃晚餐与看电视。
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分层处理的证据在于：如果你需要，正常人都会将他们的回答划成更小的部分。你可以提示他们“再给我具体说说晚餐”，然后他们会回答，“好的，我吃了一份沙拉，热了热前天晚上剩下的饭菜，喝了一点希瑟和莱尼带过来的波尔多，莱尼不喝酒”。
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你还可以继续挖掘：“你是怎样准备沙拉的呢？不要遗漏任何细节。”
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“我从冰箱的保鲜盒里拿出了一些生菜，洗了洗，然后将西红柿切片，再切碎一些胡萝卜，然后加入一罐棕榈菜心。最后我还加了一些卡夫意大利酱。”
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“告诉我一些准备生菜更具体的细节，就像告诉一个从来没有做过这事的人一样。”
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“我从碗柜中拿出一个木制沙拉碗，洗了洗。然后打开冰箱，从蔬菜保鲜盒中拿出红色生菜。我剥去菜叶层，小心观察，以确保没有虫子，然后将叶子撕成一小块一小块的，放在加满水的碗里泡了泡。然后把水倒掉，用流水冲洗叶子，并把它们晾干。最后，我将晾干的生菜放进沙拉碗，并加入我之前所提到的其他配料。”