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针对外部干扰，我们已经探讨了对应措施。专门拿一天出来，关掉电话，关闭邮箱与浏览器，腾出一个能够让你专注的空间。让自己养成习惯，不处理那些在创作时间发生的杂事；让自己进入一种心理状态：你现在正在做的事情就是最重要的事情。请记得我们在第1章所讲的总统候选人吉米·卡特——记得他为自己腾出的时间与空间。无论在他面前的是谁，或者无论正在等待的是谁，无论他或她是否应该在那儿，无论他能从中获得多大价值，卡特都会继续与他们交谈。对他而言，他们都是有价值的。这使卡特得以不受时间限制地活在当下，能够全身心专注于眼前。同样，行政助理们通常会为他们的老板安排时间，以便让老板知道：他们面前的事情就是最重要的事情。他们不需要担心还有什么其他项目或任务需要处理，因为他们的秘书正在帮他们处理。这与建筑工程师们面对的情形相似：如果做事的、计划的、监工的都不是一个人，那么效率与质量都将大大提高。
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对于我们这些没有秘书的人而言，我们必须依靠自己的智慧，以及我们前额叶皮层内的中央执行系统。
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为了战胜干扰，你能做的最有效的事情就是我在第3章中所提到的清脑运动。困难的任务通常需要持续专注50分钟或更长时间，这是因为你的大脑需要更多时间进入并维持专注状态。最好的时间管理技巧是：写下来这些任务，以保证你已经抓住了所有吸引自己注意力的事物，或者自己应该注意的事物。这样做的目的在于将任务与环境都从大脑移除，与此同时，保证不遗漏任何可能的有用想法——将你的额叶外化。这样，你就可以回过头，从观察者的角度看着你的表单，不至于让自己被大脑中最新的、最吵闹的信息所牵引。
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休息也同样重要。专家们建议我们每90分钟至少休息一次，并合理安排我们的日常活动。现在，即使是最懒惰、最不愿意动的电视机一族，也知道锻炼的重要性。我们试着告诉自己，我们已经做得很好了，我们的裤子还合身，运动的作用只是被夸大了而已。不过，精算和流行病学研究显示，体力活动能够预防多种慢性疾病和过早死亡，还能够提高免疫系统的能力来检测和抵御某些类型的癌症。尽管20年前，专家们还只是建议45岁以上的人多加锻炼，但最新的研究表明即使是一些很平常的运动，例如每周5天、每天散步30分钟，也能够取得良好的效果。每周锻炼3天、每天散步40分钟的老年人（55~80岁）都表现出了海马体尺寸增大、记忆力提高的趋势。锻炼已经被证实可以增加大脑中的血液流动，增大前额叶皮层尺寸，从而改善执行控制、记忆能力与批判性思维能力，并进一步预防一些年龄导致的认知下降的问题。
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我们如果有一个大项目需要完成，一个很重要、需要花费好几个小时、好几天甚至好几周才能完成的项目，当项目截止日期迫在眉睫时，我们常常会有一个通病。我们倾向于放下所有其他一切事情，将全部时间都投入这个大项目——似乎每一分钟都很重要。但是这样做意味着我们无法处理许多小的任务，这样只会让小任务累积，日后带来大的麻烦。你知道应该处理它们，你的大脑和待办事项列表都会这样告诉你；你需要花费大量有意识的努力让自己不去处理它们。当你的大脑意识试着消除这样的忠告时，大脑会形成有形的心理压力，最终，你只会花更多的精力来让自己不去处理它们，但实际上这样的精力也许比你处理它们花的精力更多。
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解决这一问题的办法是遵循5分钟原则。如果某件事只需要5分钟或者更少的时间，那么请立刻处理它。如果你有20件事情，每件都只需要5分钟，但你现在只能抽出30分钟，那么请将这些事情确定优先等级，决定它们是应该立刻处理、待会儿处理，还是直接放弃。这里的关键是，现在你能处理的事情最好现在立刻处理，而不是让它们累积起来。你可以每天都腾出一些时间来处理这样的事情——无论是将衣服从地板上捡起来，还是拨打一个很不愉快的电话，又或者是对一封邮件做出快速回复。如果你觉得这条原则似乎与我们之前讲的原则（不要让自己被不重要的任务所干扰）冲突，你还得需要注意这两者之间的重要区别：我是在建议你抽出特定的时间来处理这些小事情；当你正专注于某个单一大型项目时，不要被这些小事情分心。
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许多成功人士在管理自己的时间时都会做一件相同的事情：计算他们的时间客观上对自己有多大价值。这里的价值并不一定就是市场价值，也不一定是每小时工作所能取得的报酬，虽然它可以用这些来度量——这里的价值只是在成功人士心里，他们觉得时间有多少价值而已。例如，当选择究竟是用蒸汽清洗地毯还是请别人清洗时，你需要想想在这段时间里你可以干什么。如果你很难才能拥有一个休闲的周末，并真的很希望能够和朋友一块出去骑自行车或者很想去某个聚会，那么你也许会觉得请他人来做更有价值。如果你是一个时薪300美元的咨询师或者律师，花100美元获得机场免排队的贵宾待遇就很值得。
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如果能计算出时间对你的价值，你就能简化很多决定，因为你不需要重新评估每一种情况。你只需要遵循这样一种原则：“如果我能花××美元就买一个小时的时间，那是很值得的。”当然，这里说的都是一些你不太喜欢的事情。如果你喜欢用蒸汽清洗你的地毯或者喜欢在机场排队，这样的计算显然就没有意义。针对那些你不喜欢的任务或杂事，这样的时间价值计算原则还是很有用的。
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在计算时间价值的过程中，我们还需要遵守这样一个原则：不要花比事件本身价值更多的时间来处理事情。假设你正在购物，发现了一件很喜欢的衬衣，但是你能用于购物的时间已经所剩无几。售货员走过来，给你展示了另一件你同样很喜欢的衬衣。现在，你需要花更多的时间在这两件衬衣之间进行选择，因为你只有那么多钱。如果售货员告诉你，第二件衬衣可以少5美元或者更多，你可能两件都买了，因为，在那个时候——只需要付出一点金钱——为这样的决定花时间很不值得。
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原国际象棋冠军戴维·拉文，现在是一家以他命名的国际演讲机构的发言人，他曾这样说过：“一位同事曾经抱怨说，‘你都没有了解事情的全部就做出了决定。’当然，了解事情的全部会再花费我一个小时的时间，但是这个决定本身就只值10分钟时间。”
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时间管理需要我们时刻提醒自己未来会怎样，也就是说，时间管理的其中一个秘诀就是预测未来，这样我们才不至于一直仓促地追赶时间。琳达（我在第3章曾经提到过她），一家《财富》100强、市值200亿美元公司的总裁秘书，向我讲述了她是怎样管理行政办公室，尤其是管理老板的日程、安排、待办事项的。她是我见过的最有效率、最有条理的人之一。
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“我有很多的备忘录或便条”，琳达说道，这些都可以提前提醒她未来应该干什么。这些棘手问题文件可能是她桌子上的物理文件，也可能是她日历上的提醒。“日历是我安排老板日程最重要的手段。我自己也会用日历安排自己的行程。早上刚上班的时候，日历会告诉我今天应该干什么、应该思考未来哪些事情。”
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“如果他的桌上又出现了新的项目，我会算出他认为他需要多长时间能够完成这个项目、什么时候能够完成。如果他认为需要两周才能完成，我会在截止日期的前三周就在日历上写上备注——这是两周完成时间前的一周——这样他就可以开始思考这个项目，也可以知道他又多了一个项目。我会在他可能开始处理这个项目的那一天的日历上再放一个备忘录，这样，每天的备忘录确保了他正在做应该做的事情。”
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“当然，许多项目都需要别人的参与或帮助。我坐在他的旁边，他告诉我谁还需要参与这个项目，他什么时候需要这些人的参与，以便他能计算出完成项目的截止日期。我会在日历上放上备忘录，与每一个需要参与项目的人都取得联系。”
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“为了让这个系统发挥作用，我需要将每件事都放进日历，而不仅仅是一些事。原因很简单：如果你发现自己的日历上有一个空白点，你还有其他人都会认为那个时间点你是有空的。你不能只使用日历的一部分，而将其他约会都放进大脑中——这样只会让你重复预约、错过约会。最好的办法是一旦你发现自己需要完成某种任务时，立刻将它写进待办事项或者备忘录，或者将事件条目都写进索引卡或者一叠纸张中，然后每天更新日历两三次。”
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琳达还会将每天的日历事项都写进纸质文档中，以防电脑由于某种原因崩溃。她有好几个日历：一个给老板看，一个给自己看—一些备忘录她只是自己看看，她不希望这些东西干扰到老板——她还有一个属于自己私人事件（与工作无关的）的日历，以及她和老板需要联系的重点人物的单独日历。
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琳达还会用日历来安排约会前应该处理的事情。“如果那是一个医学会议，会议之前还有很多事情要做——例如，医学检查——我会估算出检查结果需要多长时间才能拿到，然后将它放入备忘录中，以确保在会议之前可以拿到检查报告。或者，它只是一个普通的会议，开会之前还有许多文件需要浏览，我会估算出浏览它们需要多长时间，并在日历中做出相应的时间安排。”现在，大多数计算机日历都可以与安卓、苹果、黑莓或者其他智能手机上的电子日历同步更新，所以我们在手机上也能看见每一个备忘录或者我们所选择的部分备忘录。
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特殊约会也是日历的一部分。琳达会在约会之前在日历上写下备忘录。“日历上会有生日提醒”，琳达说道，“我会提前一两周就写下备忘录，提醒我应该买生日礼物或者寄送贺卡。事实上，任何一个需要寄送礼物的社交事件或者公司会议都在日历上有两个备忘录——一个用于提醒事件本身，一个用于提醒我提前选择礼物。”
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当然，有些事你想花时间做，但不是现在。记得在最方便的时间完成时间敏感的任务，已经变得越来越容易了，因为将它们外化已经变得越来越容易了。一些程序让我们可以编辑邮件或短信，然后，在某个特定的时间发送出去——这个系统也可以运用于我们的备忘录文件：当你想起某件事情的时候，可以立刻编辑一封邮件或短信，以提醒未来某天你需要完成的事情或者你需要着手开始处理的事情。一些任务管理软件，如Asana，也已经可以实现这一功能。这些软件可以给你完成任务需要的同事或者朋友添加标签，然后它就可以自动给他们发送邮件，提醒他们需要干什么、需要什么时候完成任务。
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为了节省时间，认知心理学家斯蒂芬·柯斯林建议，如果你不是那种会超支的人——也就是说，你可以在自己财力承受范围内消费的话——请停止核对支票簿。他指出，现在银行已经很少会出错了。相较于你在每笔购物上花的时间，银行出错的概率简直是微乎其微。他建议我们首先要快速浏览账单，找出未经授权的扣费，然后将账单存档，这样就行了。如果你设置了自动透支保护，就根本不需要担心支票跳票。其次，为每月都需要支付的固定账单设置自动付款：维萨卡、手机、电子账单、贷款。过去花在支付账单上的时间现在就可以变成你的自由时间。
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一生的时间
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当人们变老的时候经常会说，时间似乎过得比年轻的时候更快了。关于这一点有好几种假说。一种说法是我们对时间的感知是非线性的，是基于我们已经生存过的时间。一年时间在4岁儿童一生中所占的比重，远远高于在40岁成年人一生中所占的比重。研究显示，主观时间的计算公式是一个幂函数。其等式告诉我们，10岁儿童感知的一年时间比40岁成人感知的时间要长2倍。你可能还记得，当你还是孩童的时候，你曾经尝试过保持一分钟静止，现在，一分钟时间过得太快了。
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另一个因素是，一旦过了30岁，我们的反应时间、认知处理速度、新陈代谢速度都会下降——实际上，这都归结于神经传输速度的减慢。相较于相对变慢的思维过程，我们会感觉时间过得太快了。
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我们一生中充实时间的方式也不一样。年轻的时候，我们充满好奇，喜欢学习、经历一些新奇的事物。当还是青少年或者20多岁的时候，我们会尽可能地了解自己，了解自己的世界，所以我们明白，在无限多种可能中，我们应该是怎样的人、应该怎样充实时间：我是喜欢跳伞、武功还是现代爵士乐？当我们年纪变大，到了五六十岁的时候，大多数人都更倾向于从事自己所熟悉的事情，而不是挖掘自己所喜欢的新事物（当然，每个个体都会有差异，一些老年人可能会比其他人对新事物更好奇）。
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怎样充实时间还取决于我们感觉自己还剩下多少时间。当觉得时间还很多时，我们最重要的目标是一些初级事件。我们专注于收集信息，体验新鲜事物，扩大自己的知识面。但是，当我们发现时间所剩无几时，我们最重要的目标是一些可以短期内实现的目标，有情感意义的目标，例如，花时间与亲人和朋友在一起。尽管资料显示，相较于年轻人，老年人的社交圈更小、兴趣更少，更不容易对新鲜事物感到好奇，但老年人还是跟年轻人一样幸福——他们已经找到了自己的爱好，他们正在花时间从事自己的爱好。研究显示，这并不是由于老化本身，而是源于对时间流逝的感觉。如果告诉一个20岁的年轻人，他只剩下5年时间的话，他也会像75岁的老年人那样生活——对新鲜事物不感兴趣，喜欢与亲人朋友待在一起，花时间从事自己熟悉的爱好。事实上，那些身患绝症的年轻人会更像老年人一样看待生活。这里存在一个基于风险评估的逻辑。例如，如果你没剩下几顿饭可以享用了，当你可以点你喜欢吃的菜肴时，你为什么会点一些你从未尝试过的新鲜菜肴？你有可能会不喜欢这道新鲜的菜肴。事实上，行将就木的死刑犯倾向于在他们最后一餐吃一些熟悉的饭菜：比萨、炸鸡、汉堡，而不是煎饼或卡纳蕾油封鸭腿（至少美国囚犯是这样的；目前我还没有得到法国囚犯的数据，法国于1981年废除了死刑）。
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