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正如耶茨所说的那样，一份文档本身是否是常用档案，本身就很难定义清楚。此外，如果用户想扩展常用档案，还需要反复将一个盒子里的文档放进另一个盒子，这需要将文件柜中好几十个箱子都搬出来，为新的盒子腾出空间。
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为了防止文档丢失，把文档按照顺序存放，1881年，一种新的环形系统产生了，这就类似于我们今天使用的三孔活页夹。环形平面文件的优势是巨大的，它能够提供随机接入（像菲得洛斯的3×5索引卡系统），减少文件丢失风险。即使环形平面文件有如此大的优点，也没能成为占主导地位的存储形式。在接下来的50年中，横向文件及文件书籍（绑定并胶合）成为办公室标配。1898年，类似我们今天使用的立式文件开始引入。当时的背景决定了这种立式文件是很有用处的。复印技术的改进，增加了需要存档的文档的数量；“系统管理运动”增加了文件和信件的数量；1876年引入的用于图书管理的杜威十进制系统主要依靠抽屉中的索引卡片，由此，立式文件逐渐被大众熟知。现代打字机的发明加快了文件制备的速度，文件数量开始显著增加。梅尔维尔·杜威创建的图书馆局，发明了一种包括立式文件、索引、标签、文件夹和橱柜的文件存档和管理系统。该系统在1893年芝加哥世界博览会上获得了金奖。
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按照字母顺序排序，立式文件能够最好地发挥其作用。影响这一系统早期产生的一个因素在于：18世纪之前，人们都还不懂得字母系统。历史学家詹姆斯·格雷科认为，“17世纪末，一位受过教育负责采购书籍的英国人，可能一辈子也不会遇见一组排列有序的字母系统。”可见，字母系统没有成为首批存档方式的原因仅仅在于，大多数读者都没有这样一种意识：按照字母顺序，H是在C的后面。现在，我们会认为这是理所当然的事情，因为所有学龄儿童都要求记忆字母顺序。此外，直到18、19世纪，拼写才开始引起人们的重视。因此，在那之前，字母系统都是不实用的。人类历史上第一批字典就曾面临过怎样排列单词的困惑。
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当20世纪立式文件成为标准的时候——在此基础上，1941年，弗兰克·D.乔纳斯发明了悬挂式文件夹——这一系统提供了很多我们现在看来理所当然的好处，但这的确是几百年来的一项创举：
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1.文件可以打开，不必折叠，使用者可以快速查阅其中的内容；
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2.便捷的处理与访问：放在边缘位置的文档能够更方便地处理；排列在此之前的文档不需要移开；
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3.相关文档可以放在同一个文件夹中，然后再在文件夹内部进行分类（例如，日期、主题或作者）；
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4.整个文件夹可以很方便地从柜中取出；
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5.与之前使用的活页系统不同，这个系统中的文档可以单独从系统中取出，可以任意重新分类或重新存档（菲得洛斯原理）；
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6.当文件夹塞满的时候，其中的内容可以很便捷地重新分配；
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7.这个系统可以随意扩展；
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8.透明：如果标签存放正确，任何第一次拿到这个系统的人都可以使用它。
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当然，立式文件无法解决所有问题。使用者还需要思考：怎样组织文件与文件夹；怎样在一个文件柜内组织抽屉；如果你有多个文件柜，该怎样组织它们。如果每个文件夹都按照名称排序（例如，医生办公室文档），那么，在多个不同的文件柜中严格按照字母系统排序将是最好的办法。但如果你存档的是不同种类的文件，又该怎么办呢？你也许会有客户文件，还有供应商文件，这时，你需要将它们分成许多不同的文件柜。
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成功人士常常采用等级式或巢式存档系统，也就是说，他们会在一个系统中穿插其他系统，例如主题、人物、公司、年代。举个例子，一些公司会先按照地理位置管理文档，然后再按照主题、人物、公司、年代分类。
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中型企业所采纳的巢式存档系统又是怎样的呢？假设你经营了一家机动车零部件公司，你的产品出口至美国48个州。出于某些原因，你将这些地区划分成了东北、东南、西海岸、中部4个地区。你的分类标准可能是按照不同的船运成本，也可能是按照这些地区不同的生产线。你也许会先准备4层抽屉存档文件柜，每个抽屉都粘贴上上述4个地区的标签。然后在每个抽屉内，你会根据客户的姓或公司名称，按照字母顺序存放多个文件夹。随着公司规模的扩大，每个地区都需要一个完整的文件柜，所以，你决定每个文件柜中的一号抽屉存放A–F文件，二号抽屉存放G–K文件，以此类推。巢式存档系统不需要卡在此处。你会怎样在一个客户的文件夹中安排文件呢？也许你需要按照年代倒序，先处理最新的文件。
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如果你有很多待处理订单，需要花一些时间来填写，你可以在每个区域抽屉的最前端设置一个待处理订单文件夹，这样可以快速了解哪些客户等待了最长时间却还没有轮到。当然，存档系统也可以有多种变化。你不用按照区域划分抽屉，只需严格按字母顺序排列最顶层的文档，然后再按照区域细分抽屉。例如，你已经设置了A文档抽屉（客户姓氏或公司名词以A开头的），然后，你可以按照区域细分抽屉，将其分成东北、东南、西海岸、中部4个区域。不同公司各有不同，我们没办法告诉你究竟哪一个才是最有效率的。成功的系统总是消耗最少的时间，让每个刚接触的人都能快速使用它。它也应该是一个很好描述的系统。不要忘了，你所挖掘的最有效的系统应该是能最大限度地减轻大脑记忆负担，并将记忆存储至有标记的、有逻辑组织的外部实体的系统。
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这一系统可以是任何形式，只有你想不到，没有你做不到。如果你发现自己经常将某个文件夹与另一个文件夹混淆，那么，你需要用不同的颜色来更好地区分它们。一家主要依靠电话或Skype（网路电话）的公司，也许会有很多身处不同时区的客户、同事、供应商，那么它就需要按照时区组织所有这些文件。这样，它就可以很容易知道应该在什么时间给谁打电话。律师文档也可能是按照诉讼编号放置在活页纸或文件夹中。有时，简单古怪的排序反而会更令人难忘——一家服装零售商会在底层抽屉放置与鞋相关的文件，再往上是裤子、衬衫和夹克衫，最上面的抽屉是帽子。
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琳达给我描述了一个稳定的存档系统。她和她的同事将其用在一家拥有25万名员工、市值80亿美元的公司身上。不同类型的文件分隔在行政办公室内指定的文件柜中。一个或多个文件柜用于人事档案，其他文件柜用于股东信息（包括年度报告）、部分预算与开销以及信函。信函存档是这个系统中必不可少的部分。
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我会将系统中的所有打印稿都备份3份。其中一份按照年代顺序，另一份按照主题顺序，还有一份按照联系人姓名顺序。我们会将所有文档放入三环活页夹中，里面也许会有字母标签。对于那些特别大的或经常使用的区域，我们还会在该区域添加自定义标签。活页的外面还会清晰地标明所含内容。
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除了打印稿，琳达还会有一个信件列表。她会将所有的关键词输入数据程序［她使用的是FileMaker（有关数据库的应用软件），你也可以使用Excel］。当她需要定位某特定文档时，她会在电脑程序中搜索关键词。这样，她就能知道，该文档在三环活页夹中的位置（例如，年代顺序中的1987年2月，主题顺序中的落叶松项目第三卷，或是作者姓氏的字母顺序）。如果电脑出现某些问题，或者无法在数据库中搜索，她还能浏览活页。
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这一系统是很有效的，检索文件省下的时间已经补偿了花在维持系统上的时间。这个系统实际上利用了联想记忆原则（引言部分提到的消防车的例子，第4章提到的罗伯特·夏皮罗和克雷格·卡尔曼的批注联系人列表的例子）：记忆可以通过多个神经元进行访问。我们并不是总能记住某件事的所有细节，但如果能记得一件事（例如，具体的日期，文档与其他文档的相对位置关系，事情牵涉了哪些人），我们就可以利用大脑中的联想网络找到所需要的信息。
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琳达将信件分成3个活页的决定体现了文档管理的一项基本原则：不要将超过文件夹适宜容量的文件放入文件夹，不要放50页以上的文档。如果你的文件夹中包含的文件超过了这一数目，专家建议将文档分成子文件夹。如果你真的需要在某个地方放更多文档，请考虑将其放入三环活页系统中。活页系统的优点在于所有的文档都是按顺序排列的——它们不会掉出来也不会撕坏——通过菲得洛斯定理，我们知道这一系统可以随机访问，也可以在必要时重新排序。
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除了这些系统之外，成功人士还会将文档与项目，根据其轻重缓急临时进行分类。他们会将需要立即处理的文档划分成一个小的“现在”分类，然后将其放在离他们最近的地方。第二个分类是稍远一点的“附近”分类，这些文档可能会放在办公室的另一侧或者大厅的某个角落。第三类是档案资料或参考资料分类，这一类的位置可能会更远，也许是在另一层或另一栋建筑中。琳达认为，所有需要经常访问的资料都应该放入一个参考文件夹中，以便需要时能快速找到。这可能包括交货记录、每周更新的销售数字电子表格，或者是员工手机号码。
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任何公司的组织系统中最必不可少的元素是创建一个杂项分类，用于处理不适用于任何分类的事物——琐事文件，或类似于杂物抽屉之类的分类。如果你无法从逻辑角度将它们归类于任何一个分类，这并不表示我们无法对它们进行认知或想象；这只是代表了生活中许多物体或器物之间复杂、不相联系的结构，代表了许多模糊的界限，以及各种事物之间的重叠。正如琳达所说的那样，“杂务文件夹是一种进步，而不是退后。”经常用到的旅客编号列表，你需要将其放入抽屉前端的参考文件或杂务文件中。假设你有一张镇上所有空置办公大楼的信息表，你并不是真的想要搬家，只是为了以防万一，想要保管刚刚收到的信息表。如果你的存档系统中没有办公室搬迁、租赁或实体工厂的分区，新建一个分区又会太费时间，要为此单独新建一个文件夹，而其中又只有一张纸的话，你会将这个文件夹放在哪儿呢？
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埃德蒙·W.利特菲尔德（我在犹他国际时的老板）就曾积极赞成创建一个“我不知道应该将其放在哪儿”的分区。他会大概每月查阅一次分区内的内容，也会更新其中的内容。有时，他会有同一主题下的大量文件，这样他还会为它们新建一个单独的文件夹。一位成功的科学家（皇家学会成员）拥有一系列杂物抽屉，他将它们称为“我想阅读的”、“我想开始着手的项目”、“杂项信息文件”。有时，你的家里会放着一瓶车身油漆，这是上一次维修汽车时维修店给你的，你会怎样放置它们呢？如果你的家里有汽车用品专用抽屉或专用柜子，你当然会放在那些地方，但是如果除了这瓶油漆没有任何汽车用品，你一定没有必要再为此创建一个新的分类，更好的选择是将它和那些无法分类的东西一起放在杂物抽屉中。
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