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人格心理学家、五大人格维度之父卢·戈德堡，曾经设计了一个用于归档信件以及复印其他科学家文章的系统。他复印的文章有72个分类，囊括了他所收集的每一篇文章——你猜对了——3×5索引卡系统。卡片制作成图书馆卡片目录，并根据作者、标题、主题交叉引用。当他查看某个目录下的某个条目时，他可能还需查看三环活页几百个条目中的其他条目。他的三环活页占据了办公室中从地板到天花板的一整堵墙。虽然已经使用这种系统有50年之久，但他也承认，这种方法并不适合每一个人。他在俄勒冈大学的同事史蒂夫·基尔，是研究大脑定时机制的先驱人物。他简直就是另一个罗杰·谢泼德。与罗杰·谢泼德一样，他也喜欢各种文件堆。“史蒂夫的办公室是出了名的凌乱，但他总能找到一切。他的办公室里到处都是文件堆。你也许会走进他的办公室，然后告诉他，‘史蒂夫，我知道这不是你的领域，但我对人类如何注视移动目标很感兴趣’。他会说，‘哦，我这恰好有一个学生，他在1975年的论文中就曾写到了这一点，我还没有给他打分，但它是正确的……哦，他的论文在这里。’”
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但文件往往会越堆越多。通常，那些办公室里摆满了各种文件堆的人都会有决策拖延症，他们不知道某件物品应不应该丢掉，无论这些物品是否相关。有一点很重要，他们需要经常消减这些文件堆，修剪它们或者对它们重新分类——文件堆里的所有东西并不永远都是相关的。
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还记得微软高级研究员马尔科姆·斯莱尼在第3章给出的意见吗？将一切都记录在你的计算机中。剑桥大学心理学家贾森·伦特福罗对此表示赞同，他补充说：“虽然Gmail并不组织文件，但你能够很便捷地进行访问和搜索。从某些方面看，在你的计算机上‘聚光’或‘发现’——就像是将谷歌的互联网搜索策略运用到自己的计算机上。也许你再也不需要为文件夹而烦恼了——你只需要一个文件夹，然后将文件都放在里面，然后你就可以使用搜索功能找到你想要的任何东西。你可以将搜索条件限制为日期、内容、姓名等。”
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从多任务到制订应急预案
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在第5章中，我已经介绍了一些关于同时完成多任务策略的弊端。我们真正需要做的是放弃这种策略——难道我们为工作做得还不够多吗？正如大多数人认为的那样，斯坦福大学教授克利福德·纳斯认为，能完成多任务的人是超人，他们能够同时完成很多事情，且保持每件事的高成功率：打电话、发电子邮件、现场交谈、发短信。他进而认为，他们有着不寻常的从一个任务切换到另一个任务的能力，他们的记忆能够以一种有序的方式区分多个任务。
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我们肯定能够完成多任务的人一定是在某些方面很有天赋。但我们都感到震惊——我们都猜错了。他们忽略信息的能力很差；他们的大脑有条理组织信息的能力很差；他们从一项任务转换到另一项任务的能力也很差。
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我们都愿意相信，自己能够一次做很多事情，注意力是无限的，但这永远只是一个神话。我们真正要做的是快速从一个任务转换至另一个任务。这样做会产生两大不良结果：一是我们对所有事都不能投入足够多的重视，二是专注于所有事的注意质量也降低了。当我们只做一件事情时，大脑中的神游模式会出现有益的变化，事件的关联度也会增加。除此之外，这被认为能够有效对抗阿尔茨海默症。每天进行5次一小时注意力控制训练的老年人会开始出现与年轻人类似的大脑活动模式。
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你也许会认为人们并不擅长多任务，然后会开始放弃多任务。这其中存在一种认知错觉，部分是由于海马体肾上腺素反馈回路所导致的，这也是多任务者认为他们能够做得很好的原因。问题的部分原因在于：我们的工作环境错误地鼓励员工从事多任务。纳斯指出，一些社会力量正鼓励人们从事多任务。许多管理者都会施加诸如“你必须在15分钟内回复邮件”或“你必须一直打开聊天窗口”等规则。但这意味着你正在干扰目前所做的事情，干扰注意力集中，并将前额叶皮层中的大量资源巴尔干化。而这些大量资源是历经万年专注于任务的进化形成的。任务专注模式让我们有了金字塔、数学、伟大的城市、文学、艺术、音乐、青霉素和登月火箭（也许还有喷气式组件）。这些伟大的创造，如果没了这两分钟增量的帮助，是不可能实现的。
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这证明了我们的认知灵活性以及神经可塑性。我们能够对抗进化，但至少在前额叶皮层达到下一个进化飞跃之前，多任务让我们完成的不是更多的工作，而是更少的工作；带给我们的不是更好地去工作，而是更马虎地去工作。除此之外，我们每天都面临着新的脸书与Instagram更新，新的YouTube视频、微博，以及未来一两年任何可能取代它们的新技术。在写作本书时，每天大约有1300个针对移动设备的应用程序面市。“文化的力量，以及人们会立刻做出反应、同时完成聊天谈心等多件事的预期，都意味着我们会面临越来越多的压力。”纳斯说道。
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那些拥有高生产效率的公司都给予员工上班期间午睡、锻炼的机会，为他们创造安静、有序的工作环境。如果被要求在紧张的环境中生产和创作，你不可能有什么深刻的见解。谷歌公司在总部安装乒乓球台也正是出于这个原因。西夫韦公司，是一家在美国和加拿大拥有分店、市值40亿美元的杂货连锁店，在过去的15年中，在史蒂夫·伯德的领导下销售额翻了一番。公司通过薪酬激励机制，鼓励员工在上班期间进行锻炼，并在公司总部安装了设施齐全的健身房。研究表明，随着每周锻炼时间的增加，工作效率也会随之增加。这有效验证了：对员工而言，充足的休息与锻炼时间是有回报的。与此相反，过度劳累、失眠不足，都已经被证明会导致错误与失误，而弥补这些错误与失误的时间远远超过员工超时工作的时间。每周60小时的工作时间，虽然比每周40小时工作时间更长，但却会让效率降低25%，因此，加班两小时只能弥补1小时的工作量。10分钟午睡相当于夜晚多睡一个半小时。那么旅行呢？安永会计师事务所发现，员工每享受10个小时的旅行，年终时，管理层对他们表现的打分就会提高8%。
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众所周知，一些最具生产力的公司，谷歌、推特、卢卡斯影业公司、《赫芬顿邮报》，都会提供内部福利，如健身房、美食餐厅、午睡室、灵活的工作时间。谷歌为旗下10万名员工免费提供按摩服务，其园区内拥有健身中心，以及一个占地7英亩（1英亩约等于4047平方米）的体育场馆，内部配置篮球、保龄球、地滚球、曲棍球场馆。统计软件巨头SAS公司和丰田分销商JM家族企业公司都拥有内部卫生保健设施；大西洋卫生系统提供现场指压按摩；微软园区内设有一个水疗中心；Salesforce.com（一家客户关系管理软件服务提供商）提供免费的瑜伽课程；Intuit公司（一家以财务软件为主的高科技公司）让员工花10%的时间从事他们感兴趣的项目；德勤公司通过提供全勤奖与40%工资，鼓励员工抽出时间加入非营利组织。公司给员工提供这些福利，表面上公司付出了更多，但从神经生物学的角度讲，这是具有意义的。持续专注并努力工作并不是在我们从事多任务碎片式工作时最有效率，而是在穿插了娱乐、锻炼或者从事其他精神恢复性活动时才最有效。
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多任务只会让我们陷入信息过载，让我们尝试一次性关注太多事情。当关注的大量事物都需要做出决定时，我们究竟需要多少信息来做出最优决定呢？最优复杂性理论指出，我们需要的最适宜的信息量呈现出倒U形。
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任务太少不好，但太多也不好。在一项调查中，试验人员模拟了一次军事演习。玩家都是大学生组成的团队，他们要么需要入侵一个小的岛国，要么需要保卫这个岛国。玩家有权选择他们用于做出决定的信息量——他们被告知：
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你所得到的信息会跟真实指挥官从情报人员收集到的信息保持一致。只有当重大事件发生时，他们才会给你们下达指令。一方面你也许会觉得信息不够多、细节不够具体；另一方面，你也许会觉得得到的信息太过细化，收到了大量不重要的信息。你可以要求情报人员增加或减少给你的信息量。我们希望你能够自己做出决定。请在任何时候，都不要与其他指挥官就这一问题进行任何商讨。我们会根据你们组的多数意见调整信息量。在正式开始游戏之前，请选择你的偏好。
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图7–4 最优复杂性理论
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我宁愿：
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收到更多的信息；
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收到多一点的信息；
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接收相同数量的有关信息；
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接受很少数量的信息；
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接收更少数量的信息；
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实际上，玩家并没有控制信息，但他们的反应被用来研究信息最佳水平。在30分钟的时间内，他们会得到2、5、8、10、12、15、25条信息。
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根据最优信息理论，游戏期间得到10~12条信息的玩家应该能够发挥得最好。试验结果也验证了这一点。那些要求得到多余信息的玩家与那些得到15或25条信息的玩家的效率都降低了。这就产生了倒U形曲线。
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