1701557080
1701557081
8.透明：如果标签存放正确，任何第一次拿到这个系统的人都可以使用它。
1701557082
1701557083
当然，立式文件无法解决所有问题。使用者还需要思考：怎样组织文件与文件夹；怎样在一个文件柜内组织抽屉；如果你有多个文件柜，该怎样组织它们。如果每个文件夹都按照名称排序（例如，医生办公室文档），那么，在多个不同的文件柜中严格按照字母系统排序将是最好的办法。但如果你存档的是不同种类的文件，又该怎么办呢？你也许会有客户文件，还有供应商文件，这时，你需要将它们分成许多不同的文件柜。
1701557084
1701557085
成功人士常常采用等级式或巢式存档系统，也就是说，他们会在一个系统中穿插其他系统，例如主题、人物、公司、年代。举个例子，一些公司会先按照地理位置管理文档，然后再按照主题、人物、公司、年代分类。
1701557086
1701557087
中型企业所采纳的巢式存档系统又是怎样的呢？假设你经营了一家机动车零部件公司，你的产品出口至美国48个州。出于某些原因，你将这些地区划分成了东北、东南、西海岸、中部4个地区。你的分类标准可能是按照不同的船运成本，也可能是按照这些地区不同的生产线。你也许会先准备4层抽屉存档文件柜，每个抽屉都粘贴上上述4个地区的标签。然后在每个抽屉内，你会根据客户的姓或公司名称，按照字母顺序存放多个文件夹。随着公司规模的扩大，每个地区都需要一个完整的文件柜，所以，你决定每个文件柜中的一号抽屉存放A–F文件，二号抽屉存放G–K文件，以此类推。巢式存档系统不需要卡在此处。你会怎样在一个客户的文件夹中安排文件呢？也许你需要按照年代倒序，先处理最新的文件。
1701557088
1701557089
如果你有很多待处理订单，需要花一些时间来填写，你可以在每个区域抽屉的最前端设置一个待处理订单文件夹，这样可以快速了解哪些客户等待了最长时间却还没有轮到。当然，存档系统也可以有多种变化。你不用按照区域划分抽屉，只需严格按字母顺序排列最顶层的文档，然后再按照区域细分抽屉。例如，你已经设置了A文档抽屉（客户姓氏或公司名词以A开头的），然后，你可以按照区域细分抽屉，将其分成东北、东南、西海岸、中部4个区域。不同公司各有不同，我们没办法告诉你究竟哪一个才是最有效率的。成功的系统总是消耗最少的时间，让每个刚接触的人都能快速使用它。它也应该是一个很好描述的系统。不要忘了，你所挖掘的最有效的系统应该是能最大限度地减轻大脑记忆负担，并将记忆存储至有标记的、有逻辑组织的外部实体的系统。
1701557090
1701557091
这一系统可以是任何形式，只有你想不到，没有你做不到。如果你发现自己经常将某个文件夹与另一个文件夹混淆，那么，你需要用不同的颜色来更好地区分它们。一家主要依靠电话或Skype（网路电话）的公司，也许会有很多身处不同时区的客户、同事、供应商，那么它就需要按照时区组织所有这些文件。这样，它就可以很容易知道应该在什么时间给谁打电话。律师文档也可能是按照诉讼编号放置在活页纸或文件夹中。有时，简单古怪的排序反而会更令人难忘——一家服装零售商会在底层抽屉放置与鞋相关的文件，再往上是裤子、衬衫和夹克衫，最上面的抽屉是帽子。
1701557092
1701557093
琳达给我描述了一个稳定的存档系统。她和她的同事将其用在一家拥有25万名员工、市值80亿美元的公司身上。不同类型的文件分隔在行政办公室内指定的文件柜中。一个或多个文件柜用于人事档案，其他文件柜用于股东信息（包括年度报告）、部分预算与开销以及信函。信函存档是这个系统中必不可少的部分。
1701557094
1701557095
我会将系统中的所有打印稿都备份3份。其中一份按照年代顺序，另一份按照主题顺序，还有一份按照联系人姓名顺序。我们会将所有文档放入三环活页夹中，里面也许会有字母标签。对于那些特别大的或经常使用的区域，我们还会在该区域添加自定义标签。活页的外面还会清晰地标明所含内容。
1701557096
1701557097
除了打印稿，琳达还会有一个信件列表。她会将所有的关键词输入数据程序［她使用的是FileMaker（有关数据库的应用软件），你也可以使用Excel］。当她需要定位某特定文档时，她会在电脑程序中搜索关键词。这样，她就能知道，该文档在三环活页夹中的位置（例如，年代顺序中的1987年2月，主题顺序中的落叶松项目第三卷，或是作者姓氏的字母顺序）。如果电脑出现某些问题，或者无法在数据库中搜索，她还能浏览活页。
1701557098
1701557099
这一系统是很有效的，检索文件省下的时间已经补偿了花在维持系统上的时间。这个系统实际上利用了联想记忆原则（引言部分提到的消防车的例子，第4章提到的罗伯特·夏皮罗和克雷格·卡尔曼的批注联系人列表的例子）：记忆可以通过多个神经元进行访问。我们并不是总能记住某件事的所有细节，但如果能记得一件事（例如，具体的日期，文档与其他文档的相对位置关系，事情牵涉了哪些人），我们就可以利用大脑中的联想网络找到所需要的信息。
1701557100
1701557101
琳达将信件分成3个活页的决定体现了文档管理的一项基本原则：不要将超过文件夹适宜容量的文件放入文件夹，不要放50页以上的文档。如果你的文件夹中包含的文件超过了这一数目，专家建议将文档分成子文件夹。如果你真的需要在某个地方放更多文档，请考虑将其放入三环活页系统中。活页系统的优点在于所有的文档都是按顺序排列的——它们不会掉出来也不会撕坏——通过菲得洛斯定理，我们知道这一系统可以随机访问，也可以在必要时重新排序。
1701557102
1701557103
除了这些系统之外，成功人士还会将文档与项目，根据其轻重缓急临时进行分类。他们会将需要立即处理的文档划分成一个小的“现在”分类，然后将其放在离他们最近的地方。第二个分类是稍远一点的“附近”分类，这些文档可能会放在办公室的另一侧或者大厅的某个角落。第三类是档案资料或参考资料分类，这一类的位置可能会更远，也许是在另一层或另一栋建筑中。琳达认为，所有需要经常访问的资料都应该放入一个参考文件夹中，以便需要时能快速找到。这可能包括交货记录、每周更新的销售数字电子表格，或者是员工手机号码。
1701557104
1701557105
任何公司的组织系统中最必不可少的元素是创建一个杂项分类，用于处理不适用于任何分类的事物——琐事文件，或类似于杂物抽屉之类的分类。如果你无法从逻辑角度将它们归类于任何一个分类，这并不表示我们无法对它们进行认知或想象；这只是代表了生活中许多物体或器物之间复杂、不相联系的结构，代表了许多模糊的界限，以及各种事物之间的重叠。正如琳达所说的那样，“杂务文件夹是一种进步，而不是退后。”经常用到的旅客编号列表，你需要将其放入抽屉前端的参考文件或杂务文件中。假设你有一张镇上所有空置办公大楼的信息表，你并不是真的想要搬家，只是为了以防万一，想要保管刚刚收到的信息表。如果你的存档系统中没有办公室搬迁、租赁或实体工厂的分区，新建一个分区又会太费时间，要为此单独新建一个文件夹，而其中又只有一张纸的话，你会将这个文件夹放在哪儿呢？
1701557106
1701557107
埃德蒙·W.利特菲尔德（我在犹他国际时的老板）就曾积极赞成创建一个“我不知道应该将其放在哪儿”的分区。他会大概每月查阅一次分区内的内容，也会更新其中的内容。有时，他会有同一主题下的大量文件，这样他还会为它们新建一个单独的文件夹。一位成功的科学家（皇家学会成员）拥有一系列杂物抽屉，他将它们称为“我想阅读的”、“我想开始着手的项目”、“杂项信息文件”。有时，你的家里会放着一瓶车身油漆，这是上一次维修汽车时维修店给你的，你会怎样放置它们呢？如果你的家里有汽车用品专用抽屉或专用柜子，你当然会放在那些地方，但是如果除了这瓶油漆没有任何汽车用品，你一定没有必要再为此创建一个新的分类，更好的选择是将它和那些无法分类的东西一起放在杂物抽屉中。
1701557108
1701557109
当然，首席执行官、最高法院法官、成功人士都用不着自己亲手做这些事情。他们只需要让秘书拿出某个文件就行。更多的时候，他们只需要告诉秘书，他们需要在什么时候完成什么事情，秘书就会自动将对应的文件拿来。但他们的秘书必须遵循逻辑系统。这个系统还有很大的提升空间。系统的关键在于：当秘书们生病的时候，这些系统也是透明的，任何其他没有受过训练的人也能找到首席执行官们需要的东西。
1701557110
1701557111
琳达说，训练新的秘书时，最关键的一点是要告诉他们，“记住，你们是在组织人，而不是组织文件与文档。你需要了解老板的习惯——他们也许习惯将东西放成一摞一摞的，那么你可能需要检查他们的东西，或者如果他们经常丢失东西，你可能需要进行备份。如果你不止跟一个人合作——或者如果你的老板还会经常跟其他人交谈——你最好将他们每个人的信息都在桌面上并新建一个单独的文件夹，以便下次他们突然造访时，你能够立刻拿到所有需要的信息。”
1701557112
1701557113
琳达在第5章给我们的有关时间管理的建议，我认为需要在此重申，“你需要为所有的截止日期都添加一个备忘录。例如，当你了解到任何截止日期时，都需要跟你的老板谈及此事，看看他们认为完成某项任务需要多长时间。然后，你需要在日历某一个他们认为需要开始着手处理的日期上贴上备忘录。”其他秘书，可能会提前好几天就开始贴上备忘，这样，他们的老板就可以提前开始思考他们应该什么时候着手处理。
1701557114
1701557115
“通常情况下，办公室里需要组织的东西有信函、商务文档、演示文稿、会议资料（包括需要提前查看的信息）、待办事项、日历、联系人、图书和期刊，”琳达补充道。前四种最好采用文件、文件夹、文件盒或活页的形式分类组织。待办事项、日历和联系人都是很重要的信息，她建议将这些信息写在纸上的同时，再将它们输入电脑。只有联系人列表数量很少的时候，我们才只需要将其写在纸上——克雷格·卡尔曼，大西洋唱片公司首席执行官，拥有14000位联系人，他必须依靠电脑保存整个名单，但他也会在手机上备份那些经常使用的联系人列表。如果他的手机上保存了过多的常用联系人，寻找某个特定联系人会是一件烦琐、费时的事情。
1701557116
1701557117
许多成功人士都表示，即使邮箱软件已经自动过滤掉了垃圾邮件，但他们每天仍会收到好几百封邮件，邮件归档与分类变得越来越耗费时间了。克雷格·卡尔曼每天会收到约600封电子邮件。如果每封邮件他只花1分钟来处理，浏览完所有邮件将每天花费他十几个小时。他利用周末的时间加班，如果可能，他还会将邮件转发给他人进行处理。但是，与许多成功人士一样，他还是会投入工作，因为他喜欢工作。将工作分配给他人减少了他的参与度，也减少了他从中获得的快乐，更不用说他的专业知识和经验是其他人无法相比的——除去电话、蜗牛信件、会议，仅仅处理邮件带给他的就是一个巨大的时间投入。
1701557118
1701557119
白宫内部是如何沟通的呢？首先，出于国家安全考虑，总统和副总统不会将文件堆在书桌上，他们不使用电子邮件。所有信件都要经过行政秘书。行政秘书有权决定先处理什么、现在处理什么。总统和副总统也会收到关于特定主题的简报。例如，如果总统想知道明尼苏达州管道项目的一切信息，工作人员会将所有从电话、会议、电子邮件、传真、信件等获得的信息都放入活页夹中。
1701557120
1701557121
每个个体都有自主权，决定应该怎么分类，决定怎样归档与工作相关的文件与信件——没有标准的“白宫标准”，也没有类似的其他标准。人们花在所需要的信息上的时间越长，他们就越能够随心所欲地组织信息。分散的组织系统有力地提醒了我们，自上而下的方式（费列蒙市通用汽车厂采用的方式）并不总是最有效的。
1701557122
1701557123
第一届奥巴马政府期间白宫通信办公室主任迈克·凯莱赫曾指出，他的办公室每星期都会收到65000份文件、50万封电子邮件、5000个传真、15000个电话。仅仅花费一分钟处理每项事情就需要9750个小时，相当于244名员工全职工作。这样庞大的数字需要采用埃德蒙·W.利特菲尔德的快速排序和优先次序系统。凯莱赫的办公室雇用了49名全职工作人员、25名实习生，以及一支小型军队的志愿者。纸张信件被分类放置在100多个容器或文件柜中，就像邮局后面一样。所有这些分类全部根据收件人确定（第一夫人、第一夫人的狗、第一夫人的孩子、副总统、内阁办公室）。鉴于如此庞大的数字，分配是必不可少的。正如劳伦斯·莱西希在第3章所建议的那样，白宫不能宣布电子邮件破产。正如你所想的那样，虽然成千上万的信件和电子邮件都是需要总统阅读的，但实际上很多问题针对的是某些特定部门的职责。所有关于医疗保健、经济政策的问题，或退伍军人福利的问题都会转到各自的负责部门。大部分都是请求总统表达各种祝贺，例如成为童子军、百年纪念、结婚50周年等，而这些大多都是白宫不打算授予荣誉的活动。他们最终都会放在总统通信办公室。再次重申，电子邮件的分类和归档没有集中准则；工作人员可以采用任何他们觉得合适的办法——只要有需要时，工作人员能够找出来就行。
1701557124
1701557125
越来越多的人开始采用不同的电子邮件账户。成功人士可能会有两个商业账户，一个用于经常联系的人，另一个用于助理管理和分类。除此之外，他们可能还会有一两个私人账户。拥有多个账户可以帮助我们组织、划分事件，免受干扰：你可能会希望自己在最有效的几个小时内关闭邮箱，只有秘书和老板能够联系上你。处理多个账户最有效的方式是采用一个单一的电脑软件接收所有的信件。大多数电子邮件程序，包括Outlook、苹果邮箱、Gmail（一款电子邮件应用）以及雅虎都能让你从所有供应商处将任何邮件下载到它们的界面中。这样做的好处在于：如果你所有的账户都显示在一个界面，你就能更容易找到所需要的特定的电子邮件或文档，而不需要登录到多个账户。此外，分类的边界是模糊的。邀请同事共进晚餐的邀请可能会显示在你的商业账户中，但你可能会与她的丈夫有着某种联系，他的日程安排也会发送到你的私人账户中。
1701557126
1701557127
我们在第3章曾经提到过，某些人，尤其是那些有注意缺陷障碍的人，当他们打开抽屉却无法看到里面所有的文件时会感到恐慌。对这些人而言，将所有的邮件都放入电脑中会给他们带来压力，所以，他们有必要采纳琳达的系统，将邮件都打印出来。开放式归档车和归档架这样的物理实体存在的意义在于，文件不需要被藏在一个抽屉里。然而，某些人根本无法建立或维护归档系统。将所有东西都放入小的空间的想法与他们的认知方式不兼容，脱离了他们的创造模式。这涉及我们在第2章中介绍的两个注意力系统。有创意的人在神游模式中能够最大限度地发挥创造力。把东西放到小的空间不仅需要他们的参与，他们的大脑也会停留在中央执行模式。我们之前曾经提到过，这两种模式一直处于一种拉锯关系中——如果你处于其中一种模式，就无法进入另一种模式。因此，许多有创意的人会抵制这里所列出的各种讨人厌的条块分类系统。这些人来自各行各业，从事不同工作，从法律到医药，从科学到艺术。在这种情况下，他们要么雇用助理帮助他们归档，要么只得宣布放弃归档，让文档成堆地积累。
1701557128
1701557129
杰弗里·莫吉尔是一个非常有创意且富有成效的行为遗传学家。他的办公桌非常整洁，上面摆放的唯一物品一定是他手头上的工作，所有的文件都干净整齐地排列着。他的文件系统无可挑剔。另一个极端是罗杰·谢泼德，他的办公室总是看起来像自然灾害的善后工作。文件堆已经在他的办公桌上放了很久，他甚至不记得桌面是什么颜色。文件堆延伸到办公室每一个可用的空间，包括茶几、地板、窗台。他几乎没有足够的空间从门走到他的办公桌。但感谢他出色的时间与空间记忆系统，他记得每一件东西都放在哪儿。“这边的文件都是5年前就放在这儿的”，他说，“这些是上个月送来的。”当我还是一个学生的时候，从罗杰·谢泼德的办公室走到阿莫斯·特沃斯基的办公室，发人深省的是会引起我研究对比的严肃学习。阿莫斯的办公室是干净整洁的，造访他的人都会吃惊；他的办公桌上几乎一直什么都没有。多年以后，一位同事说道：“是的，他的桌子是干净的，但你不会想看看他的抽屉和柜子！”整洁和有序并不一定总是含义相同的概念。
[
上一页 ]
[ :1.70155708e+09 ]
[
下一页 ]