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我们不可能从身体上或精神上跟踪、搜寻并调查所发现的每一条信息，至少是不能同一时间去处理所有信息。在回顾人脑的认知限度和多重任务的奥秘时，我们已经学到，一个人不可能同时做好多件任务。边走边讲电话，可以。读一本关于神经连接的书，同时采访一位大学教授和他的大猩猩玩偶呢？那就不行。如果我们没有下意识决定自己先处理哪一项任务，大脑就会代替我们做选择，基于我们内置的认知与偏好。然而这不总是好事，我们可以从安娜·保博士的例子中看到这一点。
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2005年8月29日，飓风卡特里娜来袭，备受尊敬的外科医生保博士正在新奥尔良纪念医学中心值班。她自告奋勇在休息时间还留下来照顾病人，并且4天里一直没有离开医院，尽管设施条件在恶化。她带着物资，帮助人们做限量食物供给，并且隔两小时就要为病人挤压呼吸器，助其呼吸。然而，她做的所有这些好事，都因她做决定时的错误排序而黯然失色。
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洪水包围了医院，导致医院停电，下水道系统停止工作，粮食也耗尽了，大楼的温度升到110华氏度（约43摄氏度）。夜晚的医院里漆黑一片，令人恐惧。
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“我们开始听到很多关于团伙杀人、强奸妇女儿童的故事，”保告诉美联社，“带着孩子的女人们真的非常害怕。”
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人们需要对如何照料并疏散两千多人而做艰难的决定。保博士就是决策者之一。她需要根据自己所观察到的医疗状况，来辨别需要以怎样的次序疏散人群，谁可以被放在后面一些。而她随后所做的事却让她同时被贯以“救人英雄”和“杀人凶手”的名号。虽然她冒着生命危险留了下来，并且用5天时间带着一个小组的卫生保健工作人员去拯救和疏散病人。但一年以后，当保博士刚做完一个13小时的外科手术回到家里时，却被捕了，她被戴上手铐，并被指控对一些老年病人犯了二级谋杀罪，因为她在一年前的那种状况下，根据每个人的伤势情况，不得已排出了一个救助的先后顺序，没有把上了年纪的老人排在优先救助的位置，她为他们注射了镇静剂以“帮助他们渡过痛苦”，随后这些老人先后死去。虽然这个案件最终指控不成立，大陪审团拒绝了对保博士的起诉，但这个案件对她的个人生活和职业发展都造成了极大的伤害。
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悲剧事件和紧急情况能迅速暴露出所有隐藏的弱点，这些弱点可能会对个人、生意、家庭，有时会是整个世界造成伤害。有关2013年发生的致命事件，纽约大都会运输署公布了一项报告，发现大都会北方铁路把按时运营放在了公众安全之前。乘客们的愤怒可想而知。同样是2013年，职业安全与健康管理局的亚利桑那分部公布了一项报告，19名消防队员在夏季的亚奈尔山火中丧生，是因为林业部门把对财产的保护放在了工人安全之前，这个发现也令死者的家属极为震惊。
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因不擅长对信息优先排序而犯的错误是会跟随我们的。尽管索斯滕·海因斯跳槽到一家无线充电技术的公司，并成为老板，但无论他日后取得了什么样的成功，人们在提到他成功的同时，还是会提到他在黑莓手机公司任执行总裁时所犯下的那些愚蠢的错误。美国有线电视新闻网（CNN）报道说，他被赶走就是因为他的“一个致命的、导致一切悲剧的错误：他没有把黑莓的核心商务用户放在优先的位置上”。他没有专注于核心用户，而是去效仿苹果和安卓公司的大众消费者路线的成功模式。这个决定让黑莓大量商品无法售出，不幸损失10亿美元。另外一个类似的事例，得克萨斯共和国之女——这个爱国妇女团体，从1905年开始就一直管理着一个当地备受敬重的历史遗迹阿拉莫，直到州检察长办公室的出现。据《纽约时报》报道，这个组织的宗旨本就是保护历史遗迹，却没有把这件事放在优先位置。他们花费1000万美元用于扩建阿拉莫图书馆，却只预留350美元用来做每年和遗迹保护相关的计划，而且对屋顶漏水这件事置之不理了14年。政府很生气，得克萨斯州土地办公室把这个组织拥有了110年的支配和掌管权给取消了。
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在有了手持格洛克式手枪的亲身经历后，我再也不敢评判任何生死攸关的抉择了，不过，我控制不了自己是否会被别人评判。保博士数月之后被叫去解释为什么要做那样的决定，而且她的决定被局外人指指点点。我们常常会冒险，从经营关系到做财政预算，每件事都容易迅速失控。所以，提前对我们的优先次序有一个理解，能够帮助我们减少许多损失。
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有意识且有计划地做优先排序是至关重要的，不仅仅针对执法者和医学专家来说。这种把信息分出轻重缓急的能力对生意、教育、儿童养育、工作面试，甚至是学术能力测验来说都是必需的。优先排序能让我们更加专注，更加有效率，而且更加果断。
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很多人意识不到他们个人的优先排序的技巧如何，我培训的大多数专业人员也是如此。在我的某个培训项目中，学员中还包括911报警电话的接线员，我让所有的参与者相互配对，有一个人将要面对着房间前方的屏幕，另一个人不看屏幕并记下笔记。我放了一张照片到屏幕上，给观察的学员一分钟时间去把他们所看到的东西描述给搭档，搭档根据听到的信息来画一幅素描。就是这张照片。
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霍埃尔·斯特恩费尔德，《麦克莱因，弗吉尼亚，1978年12月》
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用一分钟时间来写下你能够看到的客观事实，越多越好，来看看你排列优先次序的水平究竟如何。
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在我宣布暂停之后，我们开始回顾每组学员是如何对事实进行分类的。每个人都提到南瓜，有些人提到在前面的那些南瓜碎了，我还听到有些描述是关于秋天的颜色和那些无叶植物的。很多人看到了标志而且拼写也是正确的：麦克莱因农贸市场，甜苹果汁，有些人甚至提到右边看板上画着红苹果。
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但是，令人难以置信的是，有些学员完全忽略了着火的房子。他们对我肯定地说，他们并不是没有看到，他们只是还没有去告诉搭档，有一个人是这样解释的：“我们从南瓜开始说，然后从前景向后退，描述画面靠后的内容，然后你就叫暂停了。”
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让我再说一次，这组学员中，有人是911报警电话的接线员。我没有试图去挑出他们，所有的参与者都很棒，但我觉得这意味着：当我们缺乏优先排序的意识时，我们面临的挑战是多么巨大——而且可能是危险的。我们心里都应该有个优先次序，而仅仅是从前往后描述并不是好的顺序。这是一种列出信息的方法，但只是列出信息还不够理想。不论是在工作中还是在家里，我们不能仅仅是毫无次序地把所有东西就这么丢给另一个人，或者放入一个报告中。我们不能假定别人有时间、有意愿、有能力去分析从多种渠道扑面而来的堆积如山的大量信息。我们需要把这些信息做优先排序，不然别人就会自己排序，而这个排序可能会是错误的。我们需要确保重要信息没有被其他人看漏。
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为了做到这点，我们需要一个区分优先次序的系统。有好多的方法去做优先排序，有些带有古怪的名字：高/中/低、MoSCoW优先处理法[1]、从最紧急到最不紧急、帕累托图表、KANO模型[2]优先次序矩阵、散布图和时间盒。在医学界，我们通过分类系统来找到并优先照顾受伤最严重的患者。在军事领域中则恰恰相反，伤员鉴别分类——也是保博士在她的医院里应用的——用来疏散最有可能存活下来的人，根据轻重缓急分配救治力量。六标准差（Six Sigma）有一个优先次序矩阵的项目。SAP软件公司的产品整合运用了价值图。当五角大楼运用了CARVER[3]矩阵，全国县市卫生官员协会在会议中，只是把有颜色的扑克牌赌注丢在不同鞋盒里面，用以决定哪些是重要的、哪些不那么重要。无论你用什么方式来区分优先次序，关键是你的确做了优先次序上的管理，并确保你把最重要的信息放在了第一位。
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记者为了让自己在讲故事的时候把最重要的事情放在最开头，他们这样对自己说：“别埋没了有价值的线索。”
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为了帮助排列优先次序，我们必须首先详细观察所有可以获得的信息，并把最重要的事实放在最上面。只有当我们先把所有能收集的信息尽可能都收集到，才能够成功地区分优先次序。不过，一旦收集到了所有的信息，我们就要去筛选它们。
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举例来说，你刚刚完成一次视察福利情况的家庭访问。你收集到了你能找到的所有信息，从地毯上的小绒毛，到杂志篓里的所有书刊。然而，你并不需要把所看到的一切记入正式的报告中。一般来说，报告中并不需要包含“客厅的窗帘是蓝色的”之类的信息，但是如果在窗帘上有子弹打出的洞的话，你就需要记录下来，而且应该优先记录。
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巴尔的摩警察署在性侵调查训练中就做得非常好。它的“采访受害者”的准则数据包非常详细和彻底，包括比如受害者应该在什么样的地点接受采访？报告应该怎么写，是否需要对案件或受害者进行背景调查？这一切都会从一句话开始：“采访受害者的侦探需要把受害者的需求和心理舒适放在优先位置。”把这条指导简明扼要地放在首位，突出了在这个过程中什么才是最重要的。这条确实是最重要的，用费城警察署特殊受害人部门的副队长约翰·达比的话来说，你对受害者越贴心，这个案子就越能惩罚罪犯，申张正义。
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就像观察、认知和洞察一样，优先次序因我们每一个人以及发生的不同情况而有所不同。不同的优先排序系统会对不同人奏效。我对自己教授的最广泛的人群使用的最有帮助的一种做法是，借用里查德·J·霍耶尔的中央情报局训练操作手册《情报分析心理学》（The Psychology of Intelligence Analysis）大纲中提到的“三叉提问法”，就是问自己三个问题：什么是我知道的？什么是我不知道的？要是有可能得到更多的信息，我还需要知道什么？问这三个问题有助于整理信息，并且在任何情况下发现那些最重要的要素。
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