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1701798990 备忘录。当沟通对象需要深度解析时该方法是有效的。如果你需要向其解释细节,但是用不到复杂的视觉表达,比如图表和图像,那么备忘录会是一个不错的选择。如果你所在的组织机构设有规范化的备忘录模版,那么你需要遵守模版,因为你的沟通对象习惯于在这样的模板内接收信息,改变结构会让他们感到疑惑。结构化思维则可以协助你在没有模版的情况下起草一份备忘录。你需要将沟通内容转化为备忘录,若是沟通对象了解背景知识,列形的结构就可以满足他们的需要,还可以适当地添加一些来自数据表格或者图表的简单细节信息。在备忘录的结尾处,你还需告诉沟通对象你所期待的来自他们的决策,并且告知其做出决定的截止时间。
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1701798992 报告。是最常见的展示方案的方式。报告可用于分享复杂的数据、概念或图像。大约有65%的人是通过视觉进行学习的,对他们而言,接收信息的最佳方式是图像。曲线图、组织结构图和图表都是不错的选择。报告能用便于解读的方式呈现大量信息。一份好的报告包括以下部分:标题页、摘要、用于论证建议的数据和图表、风险和机遇的列表,以及明确的后续行动计划。许多报告还会包含附录,将一些细节论证分析放于此处,因为它们虽然重要却并不关键,所以没有必要将其归纳到报告主体中。
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1701798994 本书介绍的方法能让你在过程中就将报告完成,其原因是:问题的范围和问题的定义决定了核心建议;核心建议驱动了结构框架;结构框架决定了内容;结构框架与内容共同决定了分析;当分析可以论证假设时报告也会随即完成。这是一个整合的过程。为了解释这一过程,你可以参考下一页中的图13-1,它列出了报告的具体页面,你可以将这些页面与本章所提及的每一个要点对比阅读。
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1701799000 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 标题
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1701799002 好的报告首先需要的是一个标题。要阅读你报告的人通常都非常忙碌,他们每个月会看到许多份报告,所以他们会将时间花在那些最重大、最有兴趣阅读的方案上。标题是他们对一份报告的第一印象,他们凭此判断是否想要去阅读一个建议。我见到过许多糟糕的报告标题,比如“市场概况”“产品上线进度汇报”“新的申诉过程”,根据标题提供的信息,你无法判断报告是否含有你感兴趣的内容。坦白地讲,标题中2/3的长度都被“申诉”“过程”这样的字眼占据的报告,都会让我不自觉得将其扔到文件堆的底部。我不在乎是否是“新的”,因为它听起来实在是不易阅读。包含有“(空格)进度汇报”或者“(空格)概况”这样字眼的标题也会让利益相关人无意阅读报告。即便他们看了也会兴趣索然,因为一开始他们就对此缺乏兴趣。
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1701799004 但是,结构化思维过程能帮你起一个有趣的标题,如果标题不再是“新的申诉过程”,而是“重新设计申诉处理流程:一个价值3500万美元的流程优化机会”。
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1701799009 图13-1(每一幅小图代表报告中的一页幻灯片)
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1701799011 3500万美元?!我要读一下这份报告!如果你对标题的结构感到熟悉,那是因为它实际上是你的核心建议“我们应当重新设计申诉处理流程”,以及触动点“因为它价值3500万美元”。利益相关人会翻开报告,因为“3500万美元”是他们的触动点。你在首页就获得了他们的关注。只要你稍微改动一下核心建议,就可以创造出一个引人注目的标题,让它听起来更像是一个标题而不是一句话。你的沟通对象在翻开报告前就会知道这份报告是关于什么内容的,也知道为什么它对于他们至关重要。在图13-1中,你会看到标题就是我们的核心建议:更换拨号器可每年减少480万美元的亏损。一个在意降低亏损的利益相关人会被其触动并翻开报告,因为标题本身赢得了他们的注意力。
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1701799017 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 内容提要
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1701799019 撰写报告并不是写悬疑小说,所以不要让沟通对象去猜想方案的主题。内容提要是一种可行的开始方法,因为你的沟通对象可以从内容提要中了解到方案的概况。内容提要应当能在一页上展现整个方案,并显示出报告的逻辑。有一个好消息需要告诉你,其实你已经完成内容提要的写作了!你可以翻阅此前你证明过的内容,将其复制粘贴到报告第一页,放置于标题之下。如果你的方案是列形结构的,你的内容提要将从核心建议开始,而后是竖列中的信息。对于层形结构的内容,你的内容提要应该从背景介绍开始,接着是形势变化,最终以核心建议收尾。和内容叙述一样,提要也应该像项目概述而不是一段散文。这样的叙述风格更容易让沟通对象接受,而且还可以同时起到目录的作用。
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1701799021 将所有内容呈现在一页上,有益于你和沟通对象达成共识。对你的沟通对象而言,他们能够从中了解到方案的全局,得知对话将向哪个方向发展,也能在背景中理解所看到的数据和信息。如果没有这份提要,沟通对象会自己组合信息,很可能会采用另外一种理解的方式,进而得出另外一种结论。他们会反对你的方案,或者要求你做出其他分析,以支持和证明他们的理解,但此刻你并没有他们所需要的信息,你会因此错失机会。内容提要能让他们得出你希望他们得出的结论,从而更轻松地令方案得到通过。
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1701799023 当你分享观点时,最理想的情况是你无须翻到报告的第二页就能将其阐述完毕。如果你的提要足够清晰,内容足够有说服力,你甚至有可能在第一页报告结束时就令方案得到通过。要达到这样的效果,你要让沟通对象相信你的分析,同时能用后面几页报告中的信息论证提要中的观点。他们会相信你完成了必要的分析,足够令人信服,也足以解释方案中的要点。
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1701799025 在报告的提要部分就令方案获得通过是可能的。我认识一个名叫安戈洛的人,他曾为某个新的技术平台的400万美元融资做了一个方案。他的方案严格遵循结构化思维过程的要求,核心建议简单明了,并且触动了利益相关人的关注点。他搭建的结构中包含了所有必需的论证材料,内容叙述也直接易懂。最终会议时,安戈洛的利益相关人看到了他的内容提要后表示认可,并且问道:“你在后面的内容中是否对此进行了分析?是否所有利益相关人都认可你的建议?”安戈洛回答道:“是的,两个问题都是‘是的’。”他的利益相关人说:“好的,我相信你,你的分析一向非常严谨。我准备批准你的方案,可以把你的商业论证书拿给我签字了。”安戈洛递交了他的商业论证书并获得了签字,会议也就此结束。他没有把报告翻到第二页,因为根本没有这个必要。这是一个非常偶然也十分有可能的情况,一旦你赢得了利益相关人的信任,你的信誉将为你赢得他们对建议的支持。
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1701799031 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 报告主体
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1701799033 你所汇集的主要分析和事实将作为论据支撑你的假设,这就是报告的主体部分。你可以通过内容提要来决定哪些事实属于主体,哪些属于附录。如果某一个观点足够重要并位于内容提要中,那么该观点也应当被纳入到报告主体之中。如果某一项分析只是为了回答次要问题而创立的,它并不一定会被提及,那么它就应该被放置于附录之中。
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1701799035 至于报告主体中各部分的顺序,你应该按照内容提要中的顺序进行排列。针对内容提要中第一个观点的分析,应当位于提要之后的第一张幻灯片中。针对内容提要中第二个观点的分析,则应当位于提要之后的第二张幻灯片,以此类推。内容提要与报告主体中的内容顺序一致,能够让沟通对象更好地理解,进而跟上你的节奏,这会无形中提升方案的通过率。
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1701799037 许多报告会在每张幻灯片的顶部加入一句导语,用一句简单的话概括这一页的主要信息。如果使用导语,你要使用内容提要中相应的要点,逐字复制粘贴到这张幻灯片上。不要修改文字的措辞,保持内容摘要中叙述的原样至关重要。首先,逐字复制要点能节省撰写新句子的时间;其次,统一措辞可以避免理解上的偏差,因为你没有用不同的文字说明同一信息。从你的角度而言,即便使用不同的词语,你也清楚自己在表达什么;但是你的沟通对象所处的角度与你不同,他们很可能会从不同的字句中得出不同的结论。
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